Gen. 24

Gesetzliche Regelungen und Fristen

Wer ist von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) betroffen?

  • Im Rahmen der Einführungspläne des Gesetzgebers sind langfristig alle Unternehmen von der Einführung eines DMS betroffen, die unabhängig davon, ob Ihre Firma einen Kleinstbetrieb oder Großbetrieb darstellt. 
  • Damit werden Papierrechnungen, wie wir sie kennen, in den nächsten Jahren nach und nach verschwinden und digitalen Abrechnungsdokumenten mit einem speziell strukturierten, maschinenlesbaren Format Platz machen.
  • Das Empfangen, aber auch das Erstellen und Übertragen mit einer gewährleisteten automatisierten digitalen Verarbeitung, müssen bedacht werden und im sich im Idealfall in bestehende Strukturen integrieren lassen.

Welchen Zweck verfolgt der Gesetzgeber mit DMS?

Mit dem Reformvorschlag der Europäischen Kommission soll das geltende Mehrwertsteuersystem modernisiert werden. Erklärtes Ziel ist es, Mehrwertsteuerbetrug in der EU weiter einzudämmen durch diese elektronischen Maßnahmen. Laut Schätzungen sind den EU-Mitgliedsstaaten allein im Jahr 2020 um die 93 Milliarden Euro an Einnahmen aus der Mehrwertsteuer entgangen, wie ein im Jahr 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichter Bericht zur Mehrwertsteuerlücke darlegt.

Wie sieht die aktuelle Planung des Gesetzgebers aus?

Für die Einführung eines DMS, haben vor allem drei Termine eine besondere Relevanz:

  • Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen (Das Ausstellen mit Versand von elektronischen Rechnungen ist weiterhin freiwillig).
  • Ab 01.01.2027: Zusätzlich wird das Ausstellen wird zur Pflicht, sofern mehr als 800.000 € Umsatz erwirtschaftet werden.
  • Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen zwingend elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können.

Durch diesen Fahrplan wird die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung umgesetzt. Das Meldesystem basiert auf einer elektronischen Rechnungsstellung in nahezu Echtzeit für grenzüberschreitende Umsätze. Die digitalen Meldepflichten werden mit den Termin zum 01.01.2028 in Kraft treten.

Info:

Weitere Informationen im BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums (Externer Link):

Welche Lösung bietet microtech für die Anforderungen an ein DMS an?

Das Zusatzmodul: "microtech Dokumentenmanagement (DMS)" wurde mit dem Hauptaugenmerk auf die einfache Bedienbarkeit erstellt, welche in der ersten Iteration die bis zum 01.01.2025 geltenden gesetzlichen Änderungen abbildet. Das Modul ist ab Version 6986 verfügbar. Weitere Informationen zur Lizenzierung und dem Angebot auf unserer microtech Website: https://www.microtech.de/loesungen/dokumentenmanagement.

Auf den folgenden Seiten unserer Hilfe erhalten Sie wichtige Informationen zur Konfiguration sowie zu den einzelnen Funktionen:

Berechtigungsstrukturen

Unter Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN finden sich speziell für das microtech Dokumentenmanagement konfigurierbare Berechtigungen.

An dieser Stelle entscheiden Sie, welche Mitarbeiter diesen Bereich sehen können und welche Aktionen Sie in diesem Bereich ausführen dürfen.

Beachten Sie:

Sofern trotz des aktivierten Zusatzmoduls: "Dokumentenmangement" der Bereich "Dokumente" bei Mitarbeitern am Arbeitsplatz nicht angezeigt wird, prüfen Sie die Berechtigungsstrukturen.

Im Bereich der Berechtigungen darf: DOKUMENTENMANAGEMENT - EINGANG nicht komplett deaktiviert sein, ansonsten ist der Bereich komplett ausgeblendet. Es empfiehlt sich weiterhin den "Überblick" einzublenden.

Ist im Bereich der Berechtigungen DOKUMENTENMANAGEMENT - EINGANG abgewählt, fehlt Mitarbeitenden mit dieser Berechtigung der Bereich: DOKUMENTE.


Überprüfen Sie in diesem Fall die Berechtigungsstrukturen unter Registerkarte: DATEI - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN.

Stellen Sie sicher dass mindestens die Ebene "Dokumenten-Eingang" zugewählt ist, damit der Bereich angezeigt wird. An dieser Stelle sollte auch der Überblick für das Dokumentenmanagement aktiv sein. 

 Die Einstellungen in den Unterordnern der Berechtigung zum "Dokumenten-Eingang" lassen sich im Detail anpassen.

Eingang von Dokumenten 

Ausgangsdokumente und Ihre automatische Ablage (sowie Versionierung)

In den Parametern der Vorgangsart ist die Konfiguration vorzunehmen, wie und wo Ausgangsdokumente abgelegt werden. Über diesen Ablauf findet zudem eine automatische Versionierung statt.

Versionierung von Dokumenten

Vorab sollten Sie folgende Seiten prüfen:

Muster-Verfahrensbeschreibung zur Belegablage

Die an dieser Stelle verfügbare Vorlage kann verwendet werden, um für Ihr eigenes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen oder zu ergänzen. Die Vorlage der Musterverfahrensbeschreibung bietet Ihnen wichtige Anhaltspunkte und steht Ihnen zum Download und anschließenden Bearbeiten zur Verfügung.

Klicken Sie zur Vorschau im Browser und zum anschließenden Download auf folgende Datei:

In der geöffneten Vorschau steht Ihnen über der Vorschau ein "Pfeil nach unten" zum Download der Word-Datei (.docx) zur Verfügung.

Muster-Berechtigungskonzept für das microtech Dokumentenmanagement

Neben der Muster-Verfahrensbeschreibung zur Belegabgabe bieten wir Ihnen auch den Download des Berechtigungskonzepts als Word-Datei (.docx) an. 


Erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten unserer Hilfe, wie der Ablauf des microtech Dokumentenmanagement gedacht ist. Weiterhin stellen wir die einzelnen Parameter und Optionen vor und liefern auch Beispiele.


Übersicht:

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