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Erfassung von sonstigen Rechnungen
Der Eingang von Dokumenten, wie z. B. Eingangsrechnungen, erfolgt im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-EINGANG.
Unsere Software bietet hierzu zahlreiche manuelle und automatisierbare Möglichkeiten des Dokumenten-Imports. Weitere Infos: DMS - Dokumentenimport.
In unserem Beispiel wird die sonstige Rechnung per Drag & Drop in den Dokumenten-Eingang gezogen. Ein weiteres Beispiel für eine E-Rechnung erhalten Sie im weiteren Verlauf der Seite.
Befüllung der Felder im Fenster: "Eigenschaften von Dokumenten-Eingang..."
Nach dem Einfügen eines Dokumentes in den Eingang der Software, öffnet sich das Fenster des Dokumenten-Datensatzes, indem alle relevanten Informationen zum Dokument gespeichert werden.
Beachten Sie:
- Die Befüllung der Felder im Dokumenten-Datensatz erfolgt bei E-Rechnungen in Teilen automatisiert, da die vorhandene XML-Struktur des Dokuments ausgelesen wird.
- Bei Dokumenten, die nicht in einem E-Rechnungs-Format vorliegen ("sonstige Rechnungen"), wird das Befüllen der Felder manuell über verschiedene Möglichkeiten realisiert.
In beiden Fällen (E-Rechnungs-Format sowie sonstige Rechnungen) greift eine spezielle Funktionslogik über die Stammdaten in microtech büro+, mit der bestimmte Felder eine korrekte Zuordnung erhalten.
In diesem Beispiel erläutern wir Ihnen das Einfügen eines einfachen PDF-Dokumentes in den Eingang der Software. Auch bei einer solchen Eingangsrechnung, die lediglich im PDF-Format ohne die Struktur einer E-Rechnung vorliegt, lassen sich die vorhandenen Felder per Übernahme aus dem Dokument befüllen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt die dazu notwendigen Schritte und erläutern Ihnen auch anhand der manuellen Befüllung mittels Drag & Drop nach welcher Logik die Software eine teilautomatische Befüllung erreicht.
Konfigurieren der Dokumentenart
Bei der Drag & Drop-Übernahme ist zunächst die "Dokumentenart" auszuwählen. Da es sich im Beispiel um eine Eingangsrechnung handelt, wird diese ausgewählt. Mit der Auswahl werden (wie in den Parametern belegt) automatisch auch der "Status" und "Sachbearbeiter" ausgewählt.
Das Feld: "Name" im Kopf des Dokumenten-Datensatzes wird zunächst direkt aus dem eingefügten Dokument übernommen und kann auch editiert werden.
Übernahme von Feldern per Drag & Drop direkt aus der Dokumenten-Vorschau
Bei dem Erfassen der Felder aus einem Dokument, welches keine E-Rechnung darstellt, existiert die Möglichkeit, die Informationen mittels Drag & Drop in die Felder des Dokumenten-Datensatzes zu übernehmen.
Übernahme des Datum-Felds
- Markieren Sie in der Detail-Ansicht: "Vorschau" den Inhalt, der übernommen werden soll. Lassen Sie nun den Mauszeiger auf den markierten Bereich schweifen. Es wird das Kopieren-Icon am Mauszeiger angezeigt.
- Ziehen Sie den markierten Inhalt nun mit festgehaltener linker Maustaste in das Feld und lassen Sie anschließend die Maustaste los.
Übernahme der Belegnummer
Übernehmen Sie nun die Belegnummer per Drag & Drop in das Dokument.
Übernahme von ILN / GLN, USt.-Identnummer oder Kundennummer
Mit der Übernahme eines der folgenden Felder, werden weitere Zuordnungen direkt aus den Stammdaten getroffen.
Dabei geht die Software nach folgender Reihenfolge (Relevanz) vor:
- ILN / GLN
- USt.-Identnummer
- Kundennummer
D. h. sofern auf dem Register: INHALT die die "ILN / GLN"-Nummer eingetragen ist, wird diese genutzt für die Zuordnung zu den Stammdaten. Ist das Feld nicht gefüllt, prüft die Software, ob die "USt.-Identnummer" auf dem Register: INHALT gefüllt ist. Ist dieses Feld nicht belegt, wird auf dem Register: INHALT das Feld "Kundennummer" geprüft.
In diesem Beispiel wurde von der "sonstigen Rechnung" von den drei relevanten Feldern das Feld "Kundennummer" per Drag & Drop übernommen - die Zuordnung zu den Stammdaten erfolgt nun über dieses Feld.
Füllung der Felder: "Bereich" - "Nummer" - "Adressnummer" - über zugehörige Stammdaten
Ist eines der oben genannten Felder ("ILN / GLN", "USt.-Identnummer", "Kundennummer") gefüllt, so kann die Software aus den Stammdaten die Nummer, Adressnummer sowie zugehörige Adressdaten ergänzen.
Im Beispiel wurde dies über die eingetragene "Kundennummer" erreicht.
"Gegenkontonummer" und "Kontonummer" sowie "Gegenkostenstelle" werden aus dem Adressdatensatz geladen
Die Gegenkostenstelle sowie die Kontonummer werden automatisch aus dem Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN - Register: KENNZEICHEN eingetragen, sofern Sie an dieser Stelle gepflegt sind.
Betrag (brutto) in Dokumenten-Datensatz übernehmen
Der Rechnungsbetrag kann auch über Drag & Drop übernommen werden.
Beachten Sie:
Der Standardsteuerschlüssel für den Einkauf wird automatisch vorbelegt
Anpassungen des Steuerschlüssels und Verteilung auf mehrere Steuerschlüssel lassen sich mittels der Schaltfläche mit den drei Pünktchen "..." vornehmen. Es öffnet sich die Maske für die Verteilung.
Dokument speichern & schließen sowie im Anschluss Übergabe an nächsten Sachbearbeiter
Nachdem alle relevanten Informationen in diesem Schritt aus dem Dokument übernommen und formal geprüft wurden, wird der Dokumenten-Datensatz nun abgespeichert.
Im Anschluss wird der Dokumentenstatus auf den nächsten Sachbearbeiter im vorgesehen Ablauf umgestellt.
Erfassung der E-Rechnung
In vorherigen Beispiel haben wir Ihnen an einer sonstigen Rechnung, welche nicht im E-Rechnungs-Formal vorliegt, die Erfassung mittels Drag & Drop vorgestellt. Das Beispiel für das Erfassen der elektronischen Rechnung baut auf diesem Beispiel auf. Auch bei einer formellen Prüfung einer E-Rechnung ist es wichtig, die oben benannte Funktionslogik der Software zu kennen.
Automatische Feldbefüllung durch XML-Informationen der E-Rechnung
Wird eine E-Rechnung verarbeitet, so wird ein Teil der Felder aus den XML-Informationen automatisch befüllt. Weiterhin greift auch die auf dieser Seite vorgestellte Logik, dass mit dem Eintragen der "ILN / GLN", "USt.-Identnummer" bzw. "Kundennummer" weitere relevante Informationen aus dem zugehörigen Adressdatensatz abgerufen und von der Software auf dem Register: INHALT ergänzt werden.
Dabei stellt das Feld: "ILN / GLN" den ersten Identifikator dar, um die Adressnummer auszusuchen. Ist die "ILN / GLN" nicht gefüllt, so wird die "USt.-Identnummer" herangezogen. Ist diese auch nicht gefüllt, wird anhand der "Kundennummer" in den Stammdaten nach dem Adress-Datensatz gesucht und die zugehörigen Informationen auf dem Register: INHALT ergänzt.
Legende zur Darstellung:
| Farbe | Wodurch wird das Feld befüllt? | Weitere Informationen |
|---|---|---|
| BLAU | Diese Informationen werden direkt aus der E-Rechnung gezogen. | Es werden folgende Felder befüllt:
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| GRÜN | Über die ILN / GLN, USt.-Identnummer bzw. die Kundennummer kann automatisch die Adressnummer ermittelt werden und somit weitere Felder auf dem Register: INHALT gefüllt werden. Dabei geht die Software nach folgender Reihenfolge (Relevanz) vor:
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| ORANGE | Über die "ILN / GLN", "USt.-Identnummer" oder "Kundennummer" wird die Adressnummer ermittelt. Aus dieser werden weitere Felder auf dem Register: INHALT befüllt. | |
| ROT | Die rot umrandeten Felder werden aus der Adressnummer gewonnen. |
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Über die oben dargestellte Farb-Legende erhalten Sie in folgendem Bild einen Überblick über die Befüllung und die jeweiligen Abhängigkeiten.