DMS - Dokumentenimport

Inhalt

Wie können Eingangsrechnungen im microtech DMS übernommen werden?

Im microtech DMS werden verschiedene Möglichkeiten zum Einladen von Dokumenten angeboten:

• Anlage über Schaltfläche: NEU
• Drag & Drop
• Import
• Dokumentenpfad-Import
• Schema (Dateipfad-Import) über Automatisierungsaufgabe anlegen

Import per Drag & Drop

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen den Dokumenten-Import per Drag & Drop als eine der einfachsten Möglichkeit vorstellen und Ihnen zeigen, wie Sie mit  dem Drag & Drop-Import auch eine sinnvolle Vorbelegung der Dokumentenart erreichen.

Dateipfad-Import

Als weitere attraktive Möglichkeit zeigen wir Ihnen einen Dateipfad-Import, der sich vor allem für die tägliche Arbeit anbietet. Die Automatisierung des Dateipfad-Imports wird ebenfalls auf dieser Seite vorgestellt.

Anlage über Schaltfläche: NEU

Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - (MEIN) DOKUMENTEN-EINGANG steht Ihnen mit Schaltfläche: NEU die bekannte Funktion: Neuanlage eines "Dokumentes aus Datei" zur Verfügung. Nach der Übernahme öffnet sich das Maske: "Eigenschaften von Dokumenteneingang neue erfassen", in der Sie weitere Angaben zum Dokument vornehmen.

Dokumentenübernahme per Drag & Drop (Register: MEIN DOKUMENTEN-EINGANG)

Eine einfache Möglichkeit des Imports besteht über das Dokumenten-Eingang-Register. Bereiten Sie z. B. Dokumente, die in die Software eingeladen werden sollen, in einem Ordner Ihres Betriebssystems vor. Ziehen Sie im Anschluss die Dateien direkt in den Ihren Dokumenteneingang. In diesem Szenario kann ein Mitarbeiter z. B. die Dokumente in die Software einladen und diese dann an den ersten Bearbeiter der Kette weitergeben. 

Diese Übernahme in die Software mittels Drag & Drop kann beispielsweise im Bereich: Dokumente auf den Registern: "Mein Dokumenten-Eingang" sowie "Dokumenten-Eingang" durchgeführt werden.

Dokumentenart automatisch als Art: "Eingangsrechnung" belegen

Eine besondere Möglichkeit einem Dokument direkt eine Art zuzuweisen, stellt das Nutzen eines eigenen Registers für das Erfassen von Dokumenten dar.

Unter PARAMETER - DOKUMENTEN - REGISTER FÜR DOKUMENTENEINGANG lassen sich über Schaltfläche: NEU eigene Register für Dokumenteneingang-Datensätze konfigurieren.

Auf diese Weise kann beispielsweise ein Register mit der Bezeichnung "Eingangsrechnung-Eingang" erstellt werden, in welchem die Vorgabe eingestellt ist, dass jedes Dokument, dass auf diesem Register angelegt wird, mit der Art: "Eingangsrechnung" angelegt wird.

Wählen Sie auf dem Register: DOKUMENTENARTEN:

• Arten die in diesem Register angezeigt werden sollen: "Eingangsrechnung".
• "Vorgaben" - "Art für NEU": "Eingangsrechnung"

Dokumentenübernahme per manuellen Dokumentenpfad-Import

Für das Verarbeiten von Dokumenten kann auch der Import über ein Verzeichnis erfolgen. Über einen solchen Import lassen sich größere Mengen an Dokumenten z. B. direkt mit dem Status: "NEU (formal prüfen)" einladen.

Dieser Verzeichnisimport kann beispielsweise im Bereich: Dokumente auf den Registern: "Mein Dokumenten-Eingang" sowie "Dokumenten-Eingang" durchgeführt werden.

Wählen Sie auf der Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - DOKUMENTEN-EINGANG IMPORTIEREN.

Wählen Sie im Fenster: DOKUMENTEN-EINGANG IMPORTIEREN über Schaltfläche: NEU einen DOKUMENTENPFAND-IMPORT zur Neuanlage.

Durch die Neuanlage finden Sie ein Symbol mit der Bezeichnung "Neuer Dokumentenpfad Import". Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN.

Legen Sie nun auf dem Register: EINGABE die Verzeichnisse und die Vorgaben für Dokumente fest.

Import-Verzeichnis

Über die Schaltfläche mit den drei Punkten ".." wählen Sie das Verzeichnis, über welches die Dokumente eingestellt werden, die durch den (automatischen) Import in die Software geladen werden sollen.

Sicherungs-Verzeichnis

Nachdem die Dokumente vom Import-Verzeichnis in die Software geladen wurden, werden diese aus dem Import-Verzeichnis in das Sicherungs-Verzeichnis verschoben. Auf diese Art und Weise bleibt Ihr Import-Verzeichnis für den Zweck des Dokumentenimports immer aufgeräumt.

Vorgabe für das Dokument ("Art" sowie "Status")

Register: Eingabe

Mit dem Import von Dokumenten kann in der Software auch direkt festgelegt werden, welcher Art das Dokument ist und in welchem Status es sich befindet. Dies ist speziell für die Dokumente auf dem Register: EINGABE möglich.

So kann beispielsweise für den Import festgelegt werden, dass über diesen Weg eingeladene Dokumente immer als Art: "Eingangsrechnung" mit dem Status: "Neu (formal prüfen)" eingestellt werden. Konfigurieren Sie diese Einstellung so, wie Sie diese in Ihrem individuellen Ablauf benötigen.

Register: Optionen

Untergeordnete Verzeichnisse mit einschließen 

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, werden auch die Dokumente importiert, die sich in den Unterordnern des angegebenen Verzeichnisses befinden. 

Kategorie der Dokumente aus den Unterverzeichnissen erstellen 

Ist dieses Kennzeichen gesetzt, werden beim Import die Dokumente automatisch den Bereichen (Artikel, Adressen, Abteilung... etc.) zugeordnet. Hierzu müssen die Ordner der Eingabedatei entsprechend der Bereiche, in die hinein importiert werden soll, benannt werden.

Register: Parameter

In diesem Bereich finden Sie Protokolloptionen sowie Ansichtsoptionen für den Import. Zudem finden Sie das Änderungsdatum für dieses Layout vor und können das Layout einer Berechtigungsgruppe zuordnen.

Automatisierungsaufgabe für Verzeichnisimport einrichten

Sofern ein Layout für den Import von Dokumenten aus einem Verzeichnis angelegt wurde, kann dieser Import automatisiert werden. 

Im Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN ist zunächst über Schaltfläche: NEU eine Aufgabe anzulegen, wie im Hilfe-Bereich:  Prozessautomatisierung in microtech büro+ (Automatisierungaufgaben) beschrieben.

Erstellen Sie nun einen Aktionen-Datensatz:

1. Als Art ist "Import" zu wählen.
2. Im Bereich: "Import" - Feld: "Layout" rufen Sie über die Schaltfläche mit den drei Punkten "..." das zuvor angelegte Layout aus.

Im Fenster: "Layout für Import auswählen" selektieren Sie in der linken Navigation den Punkt "Dokumentenmanagement" und wählen den Unterpunkt "Dokumenten-Eingang". Nun sollte Ihnen das zuvor erstellte Layout angezeigt werden.

Mit der Schaltfläche: "Übernehmen & schließen" bestätigen Sie die Auswahl.

Im Aktionendatensatz füllen Sie nun die Felder: "Pfad" und "Sicherungspfad". Über das Formel-Symbol können Sie die entsprechenden Pfade eingeben.

In diesem Beispiel sind dies die folgenden Pfade:

• D:\Dokumente (in Software)\Ablage für neue Dokumente zum Einladen → Beispielpfad. Kopieren Sie an diese Stelle, den Pfad den Sie nutzen möchten.
• D:\Dokumente (in Software)\Bereits eingeladen (Sicherungs-Verzeichnis) →  Beispielpfad. Kopieren Sie an diese Stelle, den Pfad den Sie nutzen möchten.

Im Anschluss speichern & schließen Sie den Aktionen-Datensatz und speichern auch die neu angelegte Automatisierungsaufgabe.