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Erfassung von sonstigen Rechnungen
Der Eingang von Dokumenten, wie z. B. Eingangsrechnungen, erfolgt im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-EINGANG.
Unsere Software bietet hierzu zahlreiche manuelle und automatisierbare Möglichkeiten des Dokumenten-Imports. Weitere Infos: DMS - Dokumentenimport.
In unserem Beispiel wird die sonstige Rechnung per Drag & Drop in den Dokumenten-Eingang gezogen. Ein weiteres Beispiel für eine E-Rechnung erhalten Sie im weiteren Verlauf der Seite.
Befüllung der Felder im Fenster: "Eigenschaften von Dokumenten-Eingang..."
Nach dem Einfügen eines Dokumentes in den Eingang der Software, öffnet sich das Fenster des Dokumenten-Datensatzes, indem alle relevanten Informationen zum Dokument gespeichert werden.
Beachten Sie:
- Die Befüllung der Felder im Dokumenten-Datensatz erfolgt bei E-Rechnungen in Teilen automatisiert, da die vorhandene XML-Struktur des Dokuments ausgelesen wird.
- Bei Dokumenten, die nicht in einem E-Rechnungs-Format vorliegen ("sonstige Rechnungen"), wird das Befüllen der Felder manuell über verschiedene Möglichkeiten realisiert.
In beiden Fällen (E-Rechnungs-Format sowie sonstige Rechnungen) greift eine spezielle Funktionslogik über die Stammdaten in microtech büro+, mit der bestimmte Felder eine korrekte Zuordnung erhalten.
In diesem Beispiel erläutern wir Ihnen das Einfügen eines einfachen PDF-Dokumentes in den Eingang der Software. Auch bei einer solchen Eingangsrechnung, die lediglich im PDF-Format ohne die Struktur einer E-Rechnung vorliegt, lassen sich die vorhandenen Felder per Übernahme aus dem Dokument befüllen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt die dazu notwendigen Schritte und erläutern Ihnen auch anhand der manuellen Befüllung mittels Drag & Drop nach welcher Logik die Software eine teilautomatische Befüllung erreicht.
Konfigurieren der Dokumentenart
Bei der Drag & Drop-Übernahme ist zunächst die "Dokumentenart" auszuwählen. Da es sich im Beispiel um eine Eingangsrechnung handelt, wird diese ausgewählt. Mit der Auswahl werden (wie in den Parametern belegt) automatisch auch der "Status" und "Sachbearbeiter" ausgewählt.
Das Feld: "Name" im Kopf des Dokumenten-Datensatzes wird zunächst direkt aus dem eingefügten Dokument übernommen und kann auch editiert werden.
Übernahme von Feldern per Drag & Drop direkt aus der Dokumenten-Vorschau
Bei dem Erfassen der Felder aus einem Dokument, welches keine E-Rechnung darstellt, existiert die Möglichkeit, die Informationen mittels Drag & Drop in die Felder des Dokumenten-Datensatzes zu übernehmen.
Übernahme des Datum-Felds
- Markieren Sie in der Detail-Ansicht: "Vorschau" den Inhalt, der übernommen werden soll. Lassen Sie nun den Mauszeiger auf den markierten Bereich schweifen. Es wird das Kopieren-Icon am Mauszeiger angezeigt.
- Ziehen Sie den markierten Inhalt nun mit festgehaltener linker Maustaste in das Feld und lassen Sie anschließend die Maustaste los.
Übernahme der Belegnummer
Übernehmen Sie nun die Belegnummer per Drag & Drop in das Dokument.
Übernahme der Kundennummer
Als nächstes vervollständigen Sie die Kundennummer. Nutzen Sie auch hierzu gerne Drag & Drop.
Füllung der Felder: "Bereich" - "Nummer" - "Adressnummer" - über zu Kundennummer zugehörigen Stammdaten
Da im Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN - Register: GESPERRT HÄNDLER in der Gruppe: "Kundennummer bei diesem Lieferanten" diese Kundennummer im zugehörigen Feld eingetragen wurde, werden weitere Felder automatisch befüllt. Die Zuordnung zum Bereich: "Adressen" wird automatisch eingetragen sowie im Kopf der Maske die korrekte Adressnummer. Weiterhin wird in der Gruppe: "Zugeordnete Adresse" auch die Adressnummer passend befüllt.
"Gegenkontonummer" und "Kontonummer" sowie "Gegenkostenstelle" werden aus dem Adressdatensatz geladen
Die Gegenkostenstelle sowie die Kontonummer werden automatisch aus dem Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN - Register: KENNZEICHEN eingetragen, sofern Sie an dieser Stelle gepflegt sind.
Betrag (brutto) in Dokumenten-Datensatz übernehmen
Der Rechnungsbetrag kann auch über Drag & Drop übernommen werden.
Beachten Sie:
Der Standardsteuerschlüssel für den Einkauf wird automatisch vorbelegt
Anpassungen des Steuerschlüssels und Verteilung auf mehrere Steuerschlüssel lassen sich mittels der Schaltfläche mit den drei Pünktchen "..." vornehmen. Es öffnet sich die Maske für die Verteilung.
Dokument speichern & schließen sowie im Anschluss Übergabe an nächsten Sachbearbeiter
Nachdem alle relevanten Informationen in diesem Schritt aus dem Dokument übernommen und formal geprüft wurden, wird der Dokumenten-Datensatz nun abgespeichert.
Im Anschluss wird der Dokumentenstatus auf den nächsten Sachbearbeiter im vorgesehen Ablauf umgestellt.
Erfassung der E-Rechnung
In vorherigen Beispiel haben wir Ihnen an einer sonstigen Rechnung, welche nicht im E-Rechnungs-Formal vorliegt, die Erfassung mittels Drag & Drop vorgestellt. Das Beispiel für das Erfassen der elektronischen Rechnung baut auf diesem Beispiel auf.
Wird eine E-Rechnung verarbeitet, wird ein Teil der Felder aus den XML-Informationen automatisch befüllt, weiterhin greift auch die auf dieser Seite vorgestellte Logik, dass mit dem Eintragen der Kundennummer relevante Informationen aus dem Adressdatensatz abgerufen und von der Software ergänzt werden können. Auch bei einer formellen Prüfung einer E-Rechnung ist es wichtig, die oben benannte Funktionslogik der Software zu kennen.
Legende zur Darstellung:
| Farbe | Wodurch wird das Feld befüllt? | Weitere Informationen |
|---|---|---|
| BLAU | Diese Informationen werden direkt aus der E-Rechnung gezogen. | Es werden folgende Felder befüllt:
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| GRÜN | Über die Kundennummer wird automatisch die Adressnummer befüllt, sofern diese in den Stammdaten gepflegt ist. |
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| ORANGE | Über die aus der Kundennummer gewonnene Adressnummer werden weitere Felder befüllt, sofern diese in den Stammdaten gepflegt sind. | |
| ROT | Die rot umrandeten Felder werden aus der Adressnummer gewonnen. |
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Über die oben dargestellte Farb-Legende erhalten Sie in folgendem Bild einen Überblick über die Befüllung und die jeweiligen Abhängigkeiten.