In diesem Beispiel möchten wir Ihnen eine Konfiguration vorstellen, mit der Sachbearbeiter mittels interner E-Mail informiert werden sollen, sobald sich der Status eines Dokuments entsprechend ändert.

Beachten Sie:

Voraussetzung für diese Funktion ist eine E-Mail-Anbindung für Datensatzänderungen: Einrichten einer E-Mail Anbindung für Datensatzänderungen.

Einrichten des Beispiels in Parametern: Regeln für Dokumenten-Eingang

Wechseln Sie in den Bereich: PARAMETER - DOKUMENTE - REGELN FÜR DOKUMENTEN-EINGANG. Starten Sie über Schaltfläche: NEU die Anlage einer Regel.


Regel-Datensatz der Auswertungspos. "Nach Änderung des Sacharbeiters (über das Erfassungsformular)" erfassen

Wählen Sie als Auswertungsposition: "Nach Änderung des Sacharbeiters (über das Erfassungsformular)". 

Als "Bedingung (Wenn)" ist das Kennzeichen: "Immer ausführen" zu aktivieren.

Klicken Sie anschließend in die "Anweisungen (Dann)"-Tabelle und erstellen Sie eine neue Regelanweisung. Entweder über Schaltfläche: NEU oder über rechte Maustaste in der Tabelle - NEU.


Regenanweisungs-Datensatz mit Anweisungsart: "Interne E-Mail senden" erfassen

Wählen Sie nun die Anweisungsart: "Interne E-Mail senden" und ergänzen Sie ggf. noch in der Bezeichnung, wofür diese Regelanweisung gedacht ist.


Register: ANWEISUNG - Konfiguration der E-Mail über Formel festlegen

Feld: "Empfänger (An)"

Legen Sie in diesem Formelfeld fest, an wen die E-Mail gesendet werden soll.

Mit dieser Regel soll auf das Feld: "E-Mail1" des im Statuswechsel eingetragenen Benutzers (Sachbearbeiter) zugegriffen werden,

Über diese DBInfo-Formel wird dem Sachbearbeiter, welchem das Dokument übergeben wurde, eine E-Mail auf die in seinem Benutzer eingestellte E-Mailadresse 1 geschickt.

Beispiel:

$DBInfo(Benutzer,«Dok.SBzrNr»,EMail1)

Layout für Betreff

Wählen Sie in diesem Formelfeld einen knappen und zielführenden Betreff aus.

Beispiel:

Ihnen wurde ein neues Dokument zugewiesen «Dok.Na» «Dok.ID»

Layout für Text

Geben Sie im Text z. B. eine klare Anweisung mit weiteren Informationen an.

Beispiel:

Bitte prüfen Sie in Ihrem Dokumenten-Eingang das Ihnen zugewiesene Dokument «Dok.Na» der Art «Dok.Art» mit dem Status «Dok.DokSts».

Diese E-Mail wurde automatisch von microtech büro+ versandt.


Speichern & schließen Sie im Anschluss die Fenster.

Tipp:

Prüfen Sie im Anschluss die Konfiguration und passen Sie das Beispiel ggf. an Ihre individuellen Bedürfnisse an.

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