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Relevante Dokumentenstatus im ausgelieferten Standardprozess (für Eingangsrechnung)
Unter: PARAMETER - DOKUMENTE - DOKUMENTENSTATUS ist der die Prozesskette, die Dokumente durchlaufen definiert.
Dokumente werden somit in einer Kette von Prüfern kontrolliert und am Ende des Prozesses revisionssicher abgelegt (Status: "Gebucht & Archiviert").
Die Standardkonfiguration besitzt vier relevante Status:
- Neu (formal prüfen): Im ersten Schritt ist das Dokument formal zu prüfen, stimmen Steuerschlüssel, Preis in brutto, etc.
- Inhaltlich prüfen: Im zweiten Schritt werden Informationen wie Kundennummer, Belegnummer, etc. geprüft und in den Datensatz eingetragen.
- Buchungsfreigabe prüfen: Der dritte Schritt dient der buchhalterischen Prüfung.
- Gebucht & Archiviert: Wurde das Dokument vollständig verarbeitet, d. h. "gebucht" und "archiviert", so wird es in diesen finalen Status überführt.
Parametrisierung des Dokumenten-Status
Jeder Dokumentenstatus-Datensatz besitzt eine spezielle Parametrisierung. In der Standardkonfiguration, die mit dem Modul ausgeliefert wird, ist eine Kette von Prüfern vorgesehen, damit gesichert ist, dass das Dokument keine Fehler besitzt. Als finaler Status ist das Dokument "Gebucht & Archiviert" und revisionssicher abgelegt. Durch diesen Standard ist gewährleistet, dass es einen festgelegten Prozess gibt, der mehrere Stufen der Prüfung durchläuft.
Optional: Einsehen und Bearbeiten der Dokumenten-Status
Vertraut machen mit dem Standardablauf
Mit den unter: PARAMETER - DOKUMENTE - DOKUMENTENSTATUS standardmäßig angelegten Dokumentenstatus kann direkt in der Software ein von uns angebotener Standardablauf genutzt werden.
Über die Schaltfläche: ÄNDERN kann der Dokumentenstatus-Datensatz eingesehen werden. Auf diese Weise können Sie sich mit dem im Standard vorgesehen Ablauf vertraut machen.
Optional: Abweichenden Freigabeprozess für Dokumente konfigurieren
Benötigen Sie einen abweichenden Freigebeprozess für Dokumente in Ihrem Unternehmen, so lässt sich dieser komplett individuell einrichten. Legen Sie hierzu neue, eigene Dokumentenstatus an, die Ihren Prozess abbilden.
Beachten Sie:
Sofern Sie den Ablauf anpassen, beachten Sie bitte, dass weiterhin gewährt sein muss, dass ein angepasster Ablauf die Revisionssicherheit garantiert.
Für einen individuellen Ablauf können Sie die im Standard vorgesehen Dokumentenstatus-Datensätze über das Benutzt-Kennzeichen deaktivieren. Im Anschluss erstellen Sie Ihren eigenen Ablauf und aktivieren die neu angelegten Dokumentenstatus, die Ihren Prozess darstellen. Tipp: Machen Sie sich vor einem Anpassen des Standardablauf zunächst mit der Logik des Standardablaufs vertraut und nehmen Sie im Anschluss mit diesem Wissen ggf. Änderungen für Ihren Ablauf vor.
Aufbau des Dokumentenstatus-Datensatzes
Kopf der Maske
Nummer
Die Nummer wird automatisch von der Software vergeben.
Statusgruppe
Dieser Bereich verhält sich analog zu den vorgegebenen Statusgruppen, welche auch in der Projektverwaltung existieren:
- Offen
- Wartet
- Geschlossen
- Gesperrt
Die Statusgruppen werden in der Detail-Ansicht ausgewertet. Es kann mitarbeiterbezogen ausgewertet werden, wie viele Dokumente in welchem Status vorliegen.
Weitere Infos: Projektstatus.
Bezeichnung
Die Bezeichnung für der Dokumentenstatus ist in den Dokumenten sichtbar und sollte daher den Status, den es darstellt, gut repräsentieren. Sofern Sie den Standardablauf nutzen, haben an dieser Stelle schon vordefinierte Status-Bezeichnungen.
Register: Vorgaben
Gruppe: Vorgabe für den Folgestatus (Status der auf diesen Status folgt)
Folgestatus
An dieser Stelle wird über ein Auswahlfeld die Vorgabe für den Folgestatus gesetzt.
Beachten Sie:
Der Folgestatus kann abweichend von der Gruppe: "Verfügbare Folgestatus" gesetzt werden!
Kennzeichen: Sachbearbeiter kann Info bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" erfassen
Wird auf dem Register: "(Mein) Dokumenten-Eingang" mittels Schnellwahl oder Schaltfläche: WEITERE die Funktion "Dokumentenstatus ändern" gewählt, steht das Feld: "Info einfügen" zur Verfügung, auf dem weitere Informationen erfasst werden können.
Kennzeichen: Sachbearbeiter kann Memo bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" erfassen
Wird auf dem Register: "(Mein) Dokumenten-Eingang" mittels Schnellwahl oder Schaltfläche: WEITERE die Funktion "Dokumentenstatus ändern" gewählt, steht das Feld: "Memo einfügen" zur Verfügung, auf dem weitere Informationen erfasst werden können.
Beachten Sie:
- Das Memofeld auf dem Register: MEMO / GESPERRT wird nicht im Dokumenten-Protokoll protokolliert.
- Das Informationsfeld auf dem Register: INFO wird nicht im Dokumenten-Protokoll protokolliert.
Kennzeichen: Verfügbare Folgestatus einschränken
Wurde das Kennzeichen aktiviert, steht die Gruppe: "Verfügbare Folgestatus" zur Verfügung, in der aktiviert werden kann, welche Folgestatus neben der (weiter oben gewählten) Vorgabe zur Verfügung stehen sollen. So kann neben der Vorbelegung aus dem Feld: "Folgestatus" zusätzlich aus einer von Ihnen festgelegten Auswahl an verfügbaren Folgestatus beim Statusübergang gewählt werden.
Standardablauf: Folgestatus
Vorgaben für den Folgestatus (Status der auf diesen Status folgt) | NEU (formal prüfen) | Inhaltlich prüfen | Buchungsfreigabe prüfen | Gebucht & Archiviert |
|---|---|---|---|---|
| Folgestatus | Inhaltlich prüfen | Buchungsfreigabe prüfen | Gebucht & Archiviert | Gebucht & Archiviert |
Sachbearbeiter kann Info bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" erfassen |  | | | |
Sachbearbeiter kann Memo bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" erfassen | |  | | |
| Verfügbare Folgestatus einschränken | | | | |
| Verfügbare Folgestatus | Inhaltlich prüfen |
|
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Gruppe: Verfügbare Folgestatus
Die verfügbaren Folgestatus werden mittels aktiviertem Kennzeichen ausgewählt.
Gruppe: Sachbearbeiter
Kennzeichen: Sachbearbeiter muss angegeben werden
Wurde das Kennzeichen aktiviert, erfordert die Software zwingend eine Hinterlegung eines Sachbearbeiters.
Kennzeichen: Sachbearbeiter vorgeben
Über das aktivierte Kennzeichen kann ein Sachbearbeiter für diesen Dokumentenstatus vorgegeben werden.
Bei einem aktivierten Kennzeichen stehen verschiedene Optionen mittels Auswahlfeld zur Verfügung:
- Aktueller Benutzer
- Standard Benutzer
- Zugewiesener Sachbearbeiter (Benutzer)
- Benutzer leer lassen
- Letzter Änderungsbenutzer (aus Datensatz)
- Feste Vorgabe (mit Formelunterstützung)
Info:
Bei der festen Vorgabe mit Formelunterstützung stehen zusätzlich folgende Felder zur Verfügung:
- Sachbearbeiter
- Formel für Sachbearbeiter
Sachbearbeiter bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" anzeigen
Bearbeiter wird im Fenster des Statuswechsels angezeigt und darf geändert werden.
Standardablauf: Dokumentenstauts ändern
Sachbearbeiter | NEU (formal prüfen) | Inhaltlich prüfen | Buchungsfreigabe prüfen | Gebucht & Archiviert |
|---|---|---|---|---|
Sachbearbeiter muss angegeben werden |
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Sachbearbeiter vorgeben |
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Sachbearbeiter bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" anzeigen |
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Bearbeiter darf manuell geändert werden |
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Gruppe: Kennzeichen
Kennzeichen: Dokumenteninhalt darf in diesem Status nicht geändert werden
Wenn das Kennzeichen: "Dokumenteninhalt darf in diesem Status nicht geändert werden" aktiviert ist, steht die Schaltfläche: ÄNDERN nicht zur Verfügung.
Kennzeichen: Dokument buchen
Wenn das Kennzeichen "Dokument buchen" im Dokumentenstatus-Datensatz gesetzt ist und ein Dokument in diesen Status kommt, erfolgt die Prüfung des Kennzeichens: "Nur Buchungssatz erzeugen".
Das Kennzeichens: "Nur Buchungssatz erzeugen" befindet sich in den Eigenschaften des Dokument bzw. Eigenschaften des Dokumenten-Eingang.
Das Kennzeichens: "Nur Buchungssatz erzeugen" befindet sich in der Gruppe: "Buchungssatz".
- Aktiviertes Kennzeichen: Gegenkontonummer, Kontonummer und Buchungstext können eingegeben werden.
- Deaktiviertes Kennzeichen: Der zugeordnete Vorgang wird beachtet (z. B. über eingetragene Belegnummer).
Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" ist aktiviert
Über das aktivierte Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen", wird der Buchungssatz in der Auftragbuchungsliste erzeugt.
Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" ist deaktiviert
Ist das Kennzeichen für Buchungssatz erzeugen nicht gesetzt, wird der der zugeordnete Vorgang geprüft:
- Ist der zugeordnete Vorgang vorhanden und noch nicht gebucht, wird dieser gebucht.
- Beim Buchen des Vorgangs über das Buchen eines Dokumentes wird immer die im Vorgang befindliche Dokumenten-GUID geprüft und belegt.
In beiden Fällen wird im Dokumenten-Datensatz das Kennzeichen: "Dokument wurde gebucht" gesetzt und alle relevanten Buchungsfelder innerhalb der Dokumenten-Eigenschaften werden schreibgeschützt.
Info:
- Sollte zu einem späteren Zeitpunkt ein Dokumentenstatus-Wechsel auf einen Status ohne das Kennzeichen: "Dokument buchen" erfolgen, so wird eine Stornierung eingeleitet, sofern das Kennzeichen: "Dokument wurde gebucht" aktiviert wurde.
- Das Kennzeichens: "Dokument wurde gebucht" befindet sich in den Eigenschaften des Dokument bzw. Eigenschaften des Dokumenten-Eingang.
- Ein gebuchtes Dokument ist über Art & Status ersichtlich. Das Symbol entspricht dem eines gebuchten Vorgangs.
Kennzeichen: Dokument in Bereich "Dokumente" kopieren (wenn Änderung im Bereich "Eingang")
Wurde dieses Kennzeichen abgearbeitet, wird mit dem nächsten Status die Revisionssicherheit gewährleistet. Hintergrund: Sobald Dokumente im Ablauf des Dokumentenmanagement vom Dokumenten-Eingang in den Bereich der Dokumente kopiert werden, so wird auch das Protokoll in den Bereich der Dokumente kopiert. Protokolle lassen sich im Rahmen der Revisionssicherheit nicht mehr aus dem Bereich der Dokumente löschen. Aus diesem Grund besitzt dieses Kennzeichen eine besondere Wichtigkeit, da mit diesem das Protokoll in die Dokumente (als Kopie überführt wird).
Info:
In unserem Standardablauf erfolgt das Kopieren des Dokuments und Protokolls in den Bereich der Dokumente beim Übergang des Status "Inhaltlich prüfen" zu "Buchungsfreigabe prüfen".
Kennzeichen: Dokument in Bereich "Dokumente" verschieben
Nach Abarbeitung dieses Kennzeichens, wird das Dokument endgültig vom Dokumenten-Eingang in den Bereich der Dokumente verschoben. Auch das Protokoll wird endgültig vom Dokumenten-Eingang in den Bereich der Dokumente verschoben. Das Dokument sowie auch das Protokoll sind somit nach dem Verschieben jeweils ausschließlich im Bereich der Dokumente vorhanden.
Kennzeichen: Dokument in Bereich "Dokumente-Eingang" kopieren (wenn Änderung im Bereich "Dokumente")
Über dieses Kennzeichen wird ein Dokument zur Bearbeitung in den Dokumenten-Eingang kopiert.
Standardablauf: Abarbeitung der Kennzeichen beim Übergang
| Kennzeichen | NEU (formal prüfen) | Inhaltlich prüfen | Buchungsfreigabe prüfen | Gebucht & Archiviert |
|---|---|---|---|---|
| Dokumenteninhalt darf in diesem Status nicht geändert werden | | | | |
| Dokument buchen | | | | |
| Dokument in Bereich "Dokumente" kopieren (wenn Änderung im Bereich "Eingang") | | | | |
| Dokument in Bereich "Dokumente" verschieben | | | | |
| Dokument in Bereich "Dokumente-Eingang" kopieren (wenn Änderung im Bereich "Dokumente") | | | | |
Gruppe: Berechtigungsgruppe (Dokumentenstatus)
Gruppe
Bezieht sich auf die Berechtigung des Mitarbeiters aus diesem Status heraus den Status ändern zu können. Es steht ein Auswahlfeld zur Verfügung, um die Berechtigungsgruppe auszuwählen.
Gruppe: Symbol
Symbol
Über das Auswahlfeld kann das Symbol für den Dokumentenstatus-Datensatz gewählt werden.
Gruppe: Farbdarstellung
Über diese Konfiguration lassen sich die einzelnen Dokumentenstatus-Datensätze besonders hervorheben. Die Funktionalität, die Sie von den Farbregeln sowie Ansicht-Vorgaben kennen, sind beim microtech Dokumentenmanagement direkt im Dokumentenstatus-Datensatz enthalten.
Wählen Sie für die Farbdarstellung, welche besondere Hervorhebung genutzt werden soll:
a) Textfarbe
b) Textfarbe (selektiert)
c) Hintergrundfarbe
d) Hintergrundfarbe (selektiert)
e) Kopflinienfarbe
f) Kopflinienfarbe (selektiert)
Wurde keine gesonderte Hervorhebung, sondern der Eintrag: "(Standard)" genutzt, wird keine abweichende Hervorhebung genutzt.