Zur Neuanlage eines Dokuments betätigen Sie einfach die Schaltfläche: NEU
Im Register: "Dokument aus Datei" wählen Sie die Datei, die Sie übernehmen möchten sowie die "Vorgabe zum Einfügen" aus. Die gewünschte Datei können Sie entweder über die Pfadeingabe oder den Verzeichnisbaum erreichen.
Tipp: Damit bei der Neuanlage von Dokumenten ein schnelles Auffinden der gewünschten Datei möglich ist, können Sie Ihre Sortierung im Auswahlfenster entsprechend anpassen. Dazu wählen Sie ganz einfach im "Kopf" die entsprechende Bezeichnung an. Dadurch ist eine Sortierung nicht nur nach Name sondern auch z.B. nach Änderungsdatum möglich.
Die "Vorgaben zum Einfügen" haben folgende Bedeutung:
einfügen nach Vorgaben aus Parameter
Wenn möglich wird das Dokument als OLE-Objekt eingefügt. Haben Sie allerdings in den Parametern im Bereich Dokumente ohne Ole-Unterstützung für Dokumente dieses Typs einen Eintrag erstellt, so wird es als Datei eingefügt.
einfügen als Datei
Das Dokument wird als Datei in die Datenbank eingefügt. Es ist kein OLE-Objekt.
einfügen als Dateiverknüpfung
Das Dokument wird nicht in die Datenbank eingefügt. Es wird lediglich eine Verknüpfung erstellt.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN, wodurch die nächste Maske geöffnet wird.
Es handelt sich um den Eigenschaften-Dialog, den Sie auch für ein bereits bestehendes Dokument mit der Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN aufrufen können. In dieser Maske weisen Sie das neue Dokument einem Stammdatensatz zu.
Eine Beschreibung der möglichen Einstellungen in den Eigenschaften finden Sie im Kapitel Eigenschaften eines Dokumentensatzes.
Einfügen von Dokumenten als URL-Verknüpfung
Mit der nachfolgend beschriebenen Vorgehensweise können Sie z.B. einen Verweis auf eine Internetseite bzw. auf ein im Internet gespeichertes Dokument in der Dokumentenverwaltung ablegen.
Um ein Dokument als URL-Verknüpfung in der Software zu speichern gehen Sie so vor:
Erstellen und speichern Sie zunächst eine Verknüpfung zur gewünschten Datei im Windows-Explorer.
Erstellen Sie nun wie im Kapitel "Dokumentendatensatz erfassen“ einen Dokumentendatensatz. Wählen Sie dabei die zuvor erstellte Verknüpfung als einzufügende Datei aus.
Für das Einfügen müssen Sie die Option "Einfügen als Datei" wählen.
Eine alternative Vorgehensweise für das Einfügen besteht darin, die zuvor im Windows-Explorer gespeicherte Verknüpfung per Drag & Drop in die Übersicht der Dokumenten-Stammdaten zu ziehen.
In diesem Fall muss in den Parametern die OLE-Unterstützung das Format *.lnk unterdrückt werden.
Diese Einstellung nehmen Sie über die Schaltfläche PARAMETER - SONSTIGE vor. Wählen Sie "Dokumente ohne OLE-Unterstützung“ und erweitern Sie die hinterlegten Eintragungen um *.lnk
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