Einfügen als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner
Beim Neuanlegen eines Dokuments gibt es im Register "... aus Datei" unter "Vorgaben zum Einfügen" das Kennzeichen "einfügen als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner".
Das bedeutet, dass die zu verknüpfende Datei von microtech büro+ vom Originalspeicherpfad kopiert und diese Kopie auf den serverbasierten Dokumentenordner abgelegt wird. Die Dokumentenverknüpfung weist dann auf den serverbasierten Dokumentenordner.
Änderungen an der Original-Quelldatei werden nun nicht mehr angezeigt!
Beachten Sie: Wird bei der Neuanlage des Dokumentes jedoch aus Dateiverknüpfung gewählt, bleibt die Verknüpfung auf der Original-Quelldatei, auch wenn in den Parametern die Vorgabe immer im serverbasierten Dokumentenordner gewählt wurde. In diesem Fall wird eine Änderung an der Original-Quelldatei auch automatisch in der Software angezeigt!
Einstellungen in den Parametern (Schaltfläche: PARAMETER - DOKUMENTE - PARAMETER)
Neue Dokumente - speichern als
Als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner ablegen
Wird diese Option aktiviert, bezieht sich die Verknüpfung nicht auf das Originaldokument sondern auf die Kopie, die im "serverbasierten Dokumentenordner" abgelegt wurde.
Beachten Sie:
Sollen Dokumente immer 'als Dateiverknüpfung im serverbasierten Dokumentenordner' abgelegt werden, ist zusätzlich das Kennzeichen: "speichern als Dateiverknüpfung" zu aktivieren.
Verzeichnispfad des serverbasierten Dokumentenordners
Hinterlegen Sie hier das Verzeichnis, in dem die Kopie der Dokumente hinterlegt werden soll. Die Verknüpfung bezieht sich auf dieses Verzeichnis (UNC Eingabe = ....\\Servername\Verzeichnis).
Einstellungen innerhalb der Betriebssystem-Ebene und notwendige Berechtigungen
Zugriffe auf den entsprechend angelegten serverbasierten Dokumentenordner werden in der Software über den Dienst des BP Servers gesteuert. Somit können auch Benutzer, die nicht die notwendigen Berechtigungen auf der Betriebssystem-Ebene besitzen, diesen Ordner zum Ablegen von Dokumenten mittels microtech büro+ nutzen.
Wird der serverbasierte Dokumentenordner auf dem gleichen Rechner eingerichtet auf dem die Software mit dem dazugehörigen BP Server installiert ist, benötigt der Dokumentenordner keinerlei Berechtigung bezüglich Freigabe.
Wird der serverbasierte Dokumentenordner nicht auf dem gleichen Rechner eingerichtet, auf dem das Programm mit dem dazugehörigen BP Server installiert ist, benötigt der Dokumentenordner eine Freigabe. Die übrigen Benutzer von microtech büro+ benötigen keine Berechtigungen (Zugriff)!
Konfiguration des microtech büro+ Servers
Damit das Speichern einwandfrei funktioniert, muss der Dienst des Servers konfiguriert werden. Öffnen Sie auf dem Rechner, auf dem der BP Server installiert ist die VERWALTUNG und dort die DIENSTE. Wählen Sie den Eintrag "BÜRO PLUS SERVER" und rufen diesen zum Ändern auf. Wechseln Sie auf das Register "Anmelden" und aktivieren Sie das Kennzeichen "Dieses Konto". Tragen Sie in diesem Feld den entsprechenden Benutzernamen und das dazugehörige Kennwort ein. Bestätigen Sie dieses und verlassen Sie den Bereich Dienste und Verwaltung.
Der Dienst des BP Servers muss unter einem Anmeldenamen gestartet werden, der auch Zugriff auf das in der Software angegebene Laufwerk hat.
Zusätzliche Informationen zum 'serverbasierten Dokumentenpfad':
Veränderung des Pfades des serverbasierten Dokumentenordners
Verschieben Sie den Ordner in den neuen Speicherpfad. Hinterlegen Sie anschließend diesen neuen Pfad in den Parametern der Dokumente. Sobald der Pfad in den Parametern neu hinterlegt ist, wird bei allen in microtech büro+ angelegten, serverbasierten Dokumenten der Pfad automatisch umgestellt.
Exportieren von Dokumenten mit Ausgabe des Pfades (vom hinterlegten serverbasierten Dokumentenordner)
Ändern Sie innerhalb des Export-Layouts im Bereich "Feld-Art" die Variable 'Dok.Data' in 'Dateiverknüpfung'.