Rufen Sie die Eigenschaften eines Dokumentendatensatzes mit der Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN auf, um nach dem Erstellen noch Änderungen vornehmen zu können. Diese Funktion erreichen Sie über die Schaltfläche: WEITERE oder alternativ direkt über die Schnellwahl.
Die folgenden Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
Bereich
Wählen Sie den Bereich aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Zur Auswahl stehen:
- Abteilungen
- Adressen
- Anlagen
- Artikel
- Banken
- Kontenplan
- Kostenstellen
- Krankenkassen
- Mitarbeiter
- Vertreter
- Vorgänge
- Warengruppen
- SEPA-Mandate
- Projekte
- Serviceverträge
- Support (Buch 0 - Buch 4)
- Buchungen
- Einzugsstellen
Bereich "Buchungen"
Im Bereich STAMMDATEN - DOKUMENTE kann ein Dokumenten-Datensatz für den Bereich "Buchungen" zur Verfügung gestellt werden.
Die hier vergebene Nummer kann für eine spätere Dokumentenzuordnung über Belegnummer 1 oder Belegnummer 2 (Auftragsnummer) genutzt werden.
Beispiel:
Die Eingangsrechnung der Fa. Maier mit der Belegnummer ER2343 (=Belegnummer 1) wurde eingescannt und unter Stammdaten - Dokumente als Dokumenten-Datensatz erfasst. Weist man nun diesem Dokumenten-Datensatz die Nummer ER2343 zu, kann dieses Dokument über die Belegnummer 1 zugeordnet werden.
Detail-Ansicht Dokumente
In allen Buchungsübersichten, in den Geschäftsvorfällen und in den Kontoblättern (und Kontobuchungen) steht die Detail-Ansicht Dokumente zur Verfügung.
In diesen Bereichen kann über die Detail-Ansicht Dokumente dem selektierten Buchungssatz ein Dokument zugeordnet werden oder ein zugeordnetes Dokument aufgerufen / bearbeitet werden. Beachten Sie, dass dies nur möglich ist, wenn der Buchungssatz eine Hinterlegung im Feld Belegnummer1 und/oder Belegnummer2 hat.
Bei Dauerbuchungen ist darauf zu achten, dass bei Verwendung von Platzhaltern in den Belegnummernfeldern mindestens eine Belegnummer fest gelegt sein muss.
Wichtig: Dokumente für Buchungssätze werden beim Löschen des Buchungssatzes nicht mitgelöscht. Diese müssen ggf. manuell gelöscht werden.
Beispiel:
In der Finanzbuchhaltung wird in den Geschäftsvorfällen die Eingangsrechnung ER2343 erfasst. Dazu existiert auch das Dokument ER2343.
Sobald die Belegnummer ER2343 (im Feld: Belegnummer 1) eingegeben wurde, steht in der Detail-Ansicht Dokumente das Dokument ER2343 zur Verfügung.
Nummer
Wählen Sie in diesem Feld die Nummer des Datensatzes, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Bereich
Zusätzlich steht Ihnen der Bereich "Vorlagen" zur Verfügung. Die diesem Bereich zugeordneten Dokumente werden bei Neuanlage im Register: "Dokumente aus Vorlage" ausgewiesen.
Nummer
Wählen Sie in diesem Feld die Nummer des Datensatzes, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Sobald ein Dokument dem Bereich Vorgänge hinzugefügt wird, verändert die Eingabemaske Ihr Aussehen. An Stelle des Eingabefeldes "Nummer" erscheint ein Auswahlfeld mit den Alternativen "Belegnummer" und "Auftragsnummer".
Nach erfolgter Auswahl muss im anschließenden Feld die gewünschte Nummer eingegeben werden.
Durch die Zuordnung zu einer Auftragsnummer kann man erreichen, das Dokumente beim Wandeln eines Vorgangs mit in den neuen Vorgang übernommen werden.
Name
Ist die Zuordnung erfolgt, vergeben Sie dem Dokument einen Namen, was in einem reinen Eingabefeld erfolgt.
Wichtigkeit
Es besteht die Möglichkeit, dem Dokument einen Status zuzuordnen. Hierzu stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
- Niedrig
- Normal
- Hoch
Die Wichtigkeit eines Dokuments wird bereits in der Tabellenansicht durch Darstellung des entsprechenden Symbols in einer eigenen Spalte kenntlich gemacht.
Dokument kann als Anlage verwendet werden
Die Funktion dieses Feldes ist nur für den Versand des Dokumentes als E-Mail-Anlage zusammen mit dem Supportmodul vorgesehen. Andernfalls bleibt dieses Kennzeichen ohne Funktion.
Register: "Memo/ Gesperrt"
In den Feldern Memo und Gesperrt können Sie zusätzliche Informationen zu dem Dokument hinterlegen. Mit dem Aktivieren des Gesperrt-Kennzeichens wird der Dokumentendatensatz gesperrt und damit in der Übersicht rot dargestellt.
Register: "Selektionen"
In diesem Register stehen Ihnen Selektionsfelder zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um weitestgehend frei konfigurierbare Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen bzw. weiterer Informationen dienen.
Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager aktiviert werden.
Register: "Info"
Register: "Einstellungen"
abweichendes Dokument verwenden
Die Funktion dieses Feldes ist nur für den Faxversand des Dokumentes zusammen mit dem Supportmodul vorgesehen. Andernfalls bleibt dieses Kennzeichen deaktiviert.
Berechtigungsgruppe
In diesem Feld können Sie den Dokumentendatensatz einer Berechtigungsgruppe zuordnen. In den Berechtigungsgruppen steuern Sie, welche Benutzergruppen Zugriff auf verschiedene Dokumente erhalten.
Verknüpfungspfad
Wurde eine Verknüpfung zu einem Dokument erstellt kann der Pfad nachträglich geändert werden.
Webshop
Wenn man im DB Manager in der Datenbank "Dokumente" unter Bearbeiten - Struktur ändern - das Kennzeichen "Webshop Felderweiterung" aktiviert´, steht das Kennzeichen "Dokument in Webshop bereitstellen" zur Verfügung.
In wie fern dieses Kennzeichen beachtet wird, müssen Sie mit dem jeweiligen Anbieter der Com-Applikation klären.
Information
In diesem Feld können Sie weitere Informationen hinterlegen.
Datensatzinformationen
Sie können das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung, sowie das Kürzel des Mitarbeiters, durch den die Erstellung oder Änderung durchgeführt wurde erkennen.