DMS - Eigenschaften Dokumenten(-Datensatz)

Inhalt

Im Dokumentendatensatz werden auf dem Register: INHALT alle relevanten Informationen zum angefügten Dokument gefüllt.

Bei einer Elektronischen Rechnung werden die Felder bei Übernahme des Dokumentes in den Dokumentendatensatz automatisch befüllt. Bei Rechnungen, die als PDF oder Scan vorliegen, sind die Felder passend zum vorliegenden Dokument manuell zu befüllen.

Weitere Infos sowie Beispiele finden Sie in folgendem Bereich der Hilfe: DMS - Erfassung der Rechnung (im Standard).

Kopf der Maske

Dokumentenart

Wählen Sie im Auswahlfeld eine der Dokumentenarten, welche unter PARAMETER - DOKUMENTE - ARTEN konfiguriert wurden. Bei Neuanlage eines Dokumentendatensatzes ist im Feld als Art standardmäßig "Sonstiges" eingetragen (bewirkt Dokumentenstatus: "Unbelegt").

Weitere Informationen finden Sie in folgendem Hilfe-Artikel: DMS - Arten (Parameter).

Status

Wählen Sie über das Auswahlfeld einen Dokumentenstatus. Diese sind im Bereich PARAMETER - DOKUMENTENSTATUS konfiguriert. Bei einer Neuanlage eines Dokumentendatensatzes ist als Dokumentenstatus standardmäßig "Unbelegt" eingetragen.

Weitere Informationen finden Sie in folgenden Hilfe-Artikel: DMS: Dokumentenstatus (Parameter).

Sachbearbeiter

An dieser Stelle ist der Sachbearbeiter einzutragen. Das Dokument taucht nun auf dem Register: "Mein Dokumenten-Eingang" des eingetragenen Sachbearbeiters auf.

Kennzeichen "Aktiv"

Das Aktiv-Kennzeichen wird für die Versionierung genutzt. Der aktuell gültige Dokumentendatensatz besitzt immer das Aktiv-Kennzeichen. 

Weitere Informationen in folgendem Hilfe-Bereich: DMS: DMS - Versionierung von Dokumenten.

Register: Inhalt

Im Modul: "microtech Dokumentenmanagement" steht im Dokumentendatensatz das zusätzliche Register: INHALT zur Verfügung. Dieses hat für das Ablegen der Dokumente ein zentrale Rolle.

Gruppe: "Dokument"

In dieser Gruppe finden sich folgende Eingabemöglichkeiten:

• Datumsfeld
• Kennzeichen: "Dokument wurde gebucht"

Gruppe: "Beleginformationen des Dokumenteninhalts"

An dieser Stelle werden folgende Informationen erfasst:

• Belegnummer
• USt.-Identnummer
• Kundennummer
• Gesamtbetrag (brutto) mit Währung und Information ob "Soll" oder "Haben"
• Gegenkostenstelle

Gruppe: "Zugeordnete Adresse"

In dieser Gruppe kann die zugeordnete Adresse eingetragen werden.

Gruppe: "Zugeordneter Vorgang"

In dieser Gruppe kann der zugeordnete Vorgang eingetragen werden.

Gruppe: "Buchungssatz"

In dieser Gruppe steht Ihnen das Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" zur Verfügung.

Ist das Kennzeichen gesetzt, stehen zusätzliche Felder zur Verfügung:

• Gegenkontonummer
• Kontonummer
• Buchungstext

Register: Memo / Gesperrt

Memo

Auf dem Register: MEMO / GESPERRT steht ein Textfeld zur Verfügung, sofern in den Parametern das Kennzeichen: "Sachbearbeiter kann Memo bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" für den Status aktiviert ist. Weitere Infos: DMS: Dokumentenstatus (Parameter).

Sperrvermerk

In dieser Gruppe kann über das Kennzeichen: "Gesperrt am" eine Sperrung mit Angabe des Datums erfasst werden. Durch die Sperrung wird das Datum der Sperrung sowie das Kürzel des Nutzers notiert, der die Sperrung verfügt hat. Im Textfeld können die Gründe für die Sperrung eingetragen werden. 

Je nach Einstellung wird durch die Sperrung automatisch im Kalender der Art: "Wiedervorlage" erstellt und kann mit OK bestätigt oder durch ÄNDERN bearbeitet werden.

Register: Einstellungen

Die Einstellungen des Register finden Sie in folgenden Bereich der Hilfe: Eigenschaften und Register eines Dokumentendatensatzes.

Register: SELEKTIONEN

Sofern Sie im DB-Manager Selektionsfelder für den Bereich: "Dokumente" / "Dokumenten-Eingang" angelegt haben, stehen diese Selektionsfelder sowohl im Bereich: "Dokumente" als auch im "Dokumenten-Eingang" zur Verfügung. Weitere Infos: Selektionsfeld aktivieren.

Register: INFO

Bereich: Information

Auf dem Register: INFO steht ein Textfeld zur Verfügung, sofern in den Parametern das Kennzeichen: "Sachbearbeiter kann Info bei Statuswechsel über "Dokumentenstatus ändern" für den Status aktiviert ist. Weitere Infos: DMS: Dokumentenstatus (Parameter).

Bereich: Sonstige Angaben

Die Felder im Bereich der sonstigen Angaben dienen der Rechts-/Revisionssicherheit im Bereich der Dokumente und werden automatisch von der Software befüllt.