Inhalt
Vorbereitung und Durchführung Allgemein
Einleitung
Im Zusammenhang mit der Durchführung des Jahresabschlusses / Jahreswechsels im Lohn empfehlen wir Ihnen die in diesem Artikel beschriebene Vorgehensweise.
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Dezember-Abrechnung
Aufgabe | Anmerkung / Tipp | |
1. | Aktualisieren Sie das Programm mittels bereitgestelltem Update auf mindestens die Version 6980. | Sprechen Sie dazu ggf. mit Ihrer IT-Abteilung / Ihrem Administrator, wann das Update durchgeführt werden kann. Die Datei finden Sie im Serviceportal Im Download-Center Für den Dezember gibt es einen neuen Steuer-Programmablaufplan. Daher können sich die Steuerbeträge verändern. |
2. | Nettolohnberechnung durchführen. | Bereich: Personal - Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - im „Bereich-Lohn“ Schaltfläche: „Abrechnung“ - Nur für aktuellen Monat durchführen. Dies ist erforderlich, damit das neueste Abrechnungssystem für bereits existierende Abrechnungen benutzt wird. Dadurch werden auch die SV-Meldungen erstellt. |
| 3. | Lohn- und Gehaltsabrechnungen Dezember auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen | |
| 4. | Lohnsteuerjahresausgleich durchführen | Falls Sie dazu verpflichtet oder berechtigt sind, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen, nehmen Sie die notwendigen Einstellungen in Ihrer microtech Software vor der Dezember-Abrechnung vor. Weitere Informationen zum Lohnsteuerjahresausgleich entnehmen Sie folgenden Kapitel: Lohnsteuerjahresausgleich. |
| 5. | Erstellen Sie eine Datensicherung. | Siehe hierzu in der Online-Hilfe: |
| 6. | Führen Sie den Monats-/Jahresabschluss innerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch. | Bereich: Personal – Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Schaltfläche: "Jahresabschluss"
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Januar-Abrechnung
Voraussetzung:
Die Erfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember 2024 ist abgeschlossen und alle Drucke und sonstigen Auswertungen wurden erledigt.
Checkliste "Jahresabschluss Lohn":
Aufgabe | Anmerkung / Tipp | |
| 1. | Aktualisieren Sie das Programm mittels bereitgestelltem Update. | Sprechen Sie dazu ggf. mit Ihrer IT-Abteilung / Ihrem Administrator, wann das Update durchgeführt werden kann. Die Datei finden Sie im Serviceportal im Download-Center |
| 2. | Mitarbeiter-Stammdaten + Urlaubsanspruch prüfen | Mitarbeiter-Stammdaten auf Richtigkeit sowie den Urlaubsanspruch für das neue Jahr überprüfen. |
| 3. | Überprüfen der Versicherungspflicht | Anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenzen muss die Krankenversicherungspflicht der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber jährlich überprüft werden. Ggf. ergeben sich dadurch Änderungen im Versicherungsverhältnis und den Beitragsgruppenschlüsseln. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Krankenkasse. |
| 4. | Neue Bescheinigung für privat versicherte Arbeitnehmer überprüfen | Zum Jahreswechsel ändern sich häufig die Beitragshöhen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Hinterlegen Sie im Programm die neuen Werte in der Abrechnungsvorgabe ab 01.01.des neuen Jahres. |
| 5. | Überprüfung des Mindestlohns | Überprüfen Sie, ob es in Ihrer Branche eine Änderung beim Mindestlohn gab. Weiterhin überprüfen Sie, ob Ihre gezahlten Gehälter noch dem Mindestlohn entsprechen. Ggf. müssen Sie eine Erhöhung vornehmen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Zoll. In der Abrechnungsvorgabe auf dem Register "Lohn" des Mitarbeiters ist der aktuelle Stundenlohn zu hinterlegen. |
| 6. | Umlagepflicht zur U1 überprüfen | Überprüfen Sie, ob Sie im aktuellen Jahr auch noch bzw. wieder der Umlagepflicht zur U1 unterliegen. |
| 7. | Aktualisieren der Zusatzbeiträge Krankenkassen und Umlagesätze | Beachten Sie: Ab 01.01.2025 werden Zusatzbeiträge und Umlagesätze über den Download einer Stammdatendatei in die Software eingeladen! Die wichtigsten Schritte zum Einladen der benötigten Stammdatendatei möchten wir Ihnen auf dieser Seite erläutern. Im Bereich PERSONAL – STAMMDATEN – Register: EINZUGSTELLEN - Schaltfläche: WEITERE bzw. SCHNELLWAHL - wählen Sie die Funktion: STAMMDATENDATEI VERARBEITEN.
Die Stammdatendatei wird zunächst in die Software importiert. Bei den angelegten Einzugsstellen erfolgt eine Prüfung, ob sich Adressdaten, Kontodaten, Umlagesätze, Zusatzbeiträge geändert haben. Sofern durch die Werte der neuen Datei Nettolohn-Nachberechnungen für Abrechnungsmonate notwendig werden, führt die Software die Nachberechnungen im Anschluss aus. 1) Automatischer Abgleich der Umlagesätze Durch das Einladen der Stammdatendatei erfolgt ein automatischer Abgleich der "Mandanten-Einzugsstellen" sowie der "Umlagesätze Zusatzbeitrag". Bei den Umlagesätzen wird der eingestellte Erstattungssatz berücksichtigt. Das System erkennt die eingepflegten U1 (Arbeitsunfähigkeit) Umlagesätze: normal, ermäßigt, erhöht, etc. und pflegt die entsprechend konfigurierten Einstellungen anhand der aktualisierten Werte aus der Stammdatendatei. Im Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: EINZUGSSTELLEN - Register: UMLAGESÄTZE, befinden sich die Umlagesätze. Prüfen Sie entsprechend, ob der normale Satz oder ein anderer Satz konfiguriert sein soll. Beachten Sie, dass eine Änderung des gewählten Erstattungssatzes U1 nur zum 01.01. eines Jahres möglich ist. Informieren Sie sich, ob Ihr Unternehmen zur Teilnahme verpflichtet ist. Verantwortlich für die Feststellung der Umlagepflicht U1 ist der Arbeitgeber. 2) Automatischer Abgleich der Zusatzbeiträge Durch das Ausführen der Funktion: "Stammdatendatei verarbeiten" wird auch der Zusatzbeitrag der jeweiligen Krankenkasse eingeladen und automatisch eingetragen. Im Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: EINZUGSSTELLEN befindet sich im Datensatz das Register: ZUSATZBEITRAG. An dieser Stelle lassen sich die durch den Abruf eingepflegten Zusatzbeiträge einsehen. Info: Umlagesätze und Zusatzbeiträge können nicht manuell editiert werden. Es werden die Werte der eingeladenen Stammdatendatei genutzt. Bei den Umlagesätzen ist der jeweilige Erstattungssatz zu wählen. Beachten Sie: Beachten Sie folgende Prüfung in Zusammenhang mit der Stammdatendatei: Beim Übertragen der Beitragsabrechnungen und Erstattungsanträge wird geprüft, ob innerhalb der letzten 30 Tage die Stammdatendatei verarbeitet wurde. Gleiches gilt für den Monatsabschluss. |
| 8. | Sachbezugswerte prüfen | Überprüfen Sie die neuen Sachbezugswerte für das kommende Jahr. Info: Ändern Sie gegebenenfalls fest hinterlegte Beträge ab. |
| 9. | Nettolohnberechnung durchführen. | Bereich: Personal - Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - im „Bereich-Lohn“ Schaltfläche: „Abrechnung“ - Nur für aktuellen Monat durchführen. Dies ist erforderlich, damit das neueste Abrechnungssystem für bereits existierende Abrechnungen benutzt wird. Dadurch werden auch die SV-Meldungen erstellt. |
| 10. | SV-Meldungen und UV-Meldungen versenden: | Die Jahresmeldungen werden nur erstellt, sofern die Nettolohnberechnung für alle Mitarbeiter fehlerfrei durchgelaufen ist. Bereich: Personal – Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Auswerten & Übertragen - Beitragsabrechnung übertragen Art der Abrechnung: - SV-Meldungen - UV-Jahresmeldungen |
| 11. | Druck der SV- und UV-Meldungen für die Mitarbeiter | Bereich: Personal - Stammdaten - Mitarbeiter – Registerkarte: Start - Schaltfläche: Weitere - SV-Meldungen bzw. UV-Meldungen |
| 12. | Lohnsteuerbescheinigungen erstellen und versenden | Nach der endgültigen Dezember-Abrechnung müssen Sie für jeden individuell versteuerten Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr erstellen. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Artikel: Lohnsteuerbescheinigung. |
| 13. | Anmeldezeitraum der Lohnsteuer-Anmeldung überprüfen | Überprüfen Sie anhand der abgeführten Lohnsteuer im Vorjahr, ob sich der Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer-Anmeldung im neuen Jahr bei Ihnen ändert. Die aktuellen Werte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt. |
| 14. | Stammdatenabruf durchführen | Im Januar muss der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2025 durchgeführt werden. Im Bereich PERSONAL - Registerkarte ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - Berufsgenossenschaft Übertragen – Stammdatenabruf. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte unserer Hilfe im Bereich: Stammdatenabruf |
| 15. | Lohnnachweis übertragen | Spätestens bis zum 16.02. Versenden des digitalen Lohnnachweis des Vorjahres: Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte unserer Hilfe im Bereich: Lohnnachweis. |
| 16. |
| Spätestens bis zum 31.03.
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Info:
Bitte beachten Sie, dass alle Angaben in diesem Artikel einen rein informativen Charakter besitzen und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.
Bei Fragen zu rechtlichen und/oder gesetzlichen Belangen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater, das Finanzamt, die Krankenkassen oder die jeweilige zuständige Behörde.