1) Hinterlegungen in der Betriebsstätte
In den "BG-Vorgaben" der Betriebsstätte sind Ihre Zugangsdaten der zuständigen Unfallversicherung einzutragen.
Berufsgenossenschaft-Vorgabe-Datensatz in den Parametern im Bereich: "Abrechnung" - "Betriebsstätten" öffnen
Öffnen Sie den Bereich PERSONAL - PARAMETER - ABRECHNUNG - BETRIEBSSTÄTTEN - Betriebsstätte öffnen - Register: "Berufsgenossenschaften" - linke Navigation: "BG-Vorgaben". Öffnen Sie die aktuelle Berufsgenossenschaften-Vorgabe über Schaltfläche: ÄNDERN.
Der BG-Vorgabe-Datensatz öffnet sich zum Ändern.
Auf dem Register: "Berufsgenossenschaft" dieser Maske sind folgende Zugangsdaten sind erforderlich:
- Unternehmensnummer beim zuständigen Träger der Unfallversicherung.
- PIN (persönliche Identifikationsnummer), die Sie von Ihrem Unfallversicherungsträger erhalten haben.
Beitragsmaßstab wird automatisch durch Abruf der DGUV-Rückmeldung gesetzt
Der Beitragsmaßstab (1-6) wird bei der Rückmeldung nach Abruf der Rückmeldungen der DGUV über Abruf der Nachrichten der Annahmestelle und Verarbeitung derer über externe Meldungen in die BG-Vorgabe eingespielt.
Beachten Sie:
Der Beitragsmaßstab kann nicht manuell bearbeitet werden.
Sind die Zugangsdaten eingetragen bzw. aktualisiert, kann der Stammdatenabruf übertragen werden.
2) Übertragung Stammdatenabruf
Im Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN befindet sich der Eintrag: "Berufsgenossenschaft" - "Übertragen".
Im ersten Fenster des Assistenten wählen Sie die Art der zu versendenden Daten aus. In diesem Fall ist dies der "Stammdatenabruf".
Anschließend kann der Zeitraum für die Übertragung gewählt werden.
In der Zusammenfassung werden nochmals die zu übertragenden Daten aufgeführt, die direkt den den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) übertragen werden.
Beachten Sie:
- Die Möglichkeit der Zeitraum-Auswahl wird durch den aktuellen Lohnabrechnungsmonat gesteuert.
- Die Bereitstellung des Abrufs wird serverseitig durch die deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) bestimmt.
Protokoll zur Übertragung einsehen
Die Übertragung wird in einem Protokoll festgehalten, welches Sie über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE einsehen können
In Betriebsstätte Stammdatenabruf als durchgeführt einsehen
In der Betriebsstätte können Sie den Verlauf nachverfolgen:
Rufen Sie im Bereich PERSONAL - PARAMETER - ABRECHNUNG - BETRIEBSSTÄTTEN - Betriebsstätte zum ÄNDERN öffnen - Register "Berufsgenossenschaften" - linke Navigation: BG-VORGABEN auf.
In BG-Vorgabe ist Eintrag vorhanden (Stammdatenabruf durchgeführt: JA)
In der BG-Vorgabe ist nun in der Spalte: „Stammdatenabruf durchgeführt“ ein JA eingetragen.
In Stammdatenabruf-Ausgang ist Eintrag vorhanden
Öffnen Sie in der linken Navigation im Bereich der "Externen Grundlagen" den "Stammdatenabruf-Ausgang". Auch an dieser Stelle wird der Datensatz aufgeführt.
3) Abruf der Verarbeitungsquittierungen und der Rückmeldung der DGUV
Der durchgeführte Stammdatenabruf erzeugt bei der DGUV eine Verarbeitungsquittung. Um Informationen über die korrekte oder ggf. auch fehlerhafte Abfrage der Stammdaten zu erhalten, empfehlen wir diese im Anschluss abzurufen. Dazu ist es erforderlich, die "Nachrichten der Annahmestellen" abzurufen. Den Assistenten dafür erreichen Sie über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - "Beitragsabrechnung übertragen".
Beachten Sie:
Ein sofortiges Abrufen der Nachrichten, direkt nach dem Stammdatenabruf ist nicht zu empfehlen. Dieser Nachrichtenabruf wird so früh noch keine Rückmeldung der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) enthalten.
Tipp:
- Geben Sie der DGUV Zeit den Abruf zu verarbeiten und die Daten bereit zu stellen.
- Wir empfehlen ca. 24 Std. nach der Übertragung die Nachrichten der Annahmestellen abzurufen.
Aktivieren Sie im Fenster: "Wählen Sie die Art der zu versendenden Daten aus" den Eintrag: "Nachrichten der Annahmestellen abrufen".
Die Übertragung / der Abruf wird in einem Protokoll gespeichert, welches über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE eingesehen werden kann.
Beachten Sie:
Unterjährige Änderungen der Stammdaten werden durch die DGUV bereitgestellt und auf dem GKV-Kommunikationsserver zum Abruf gespeichert. Diese sind ebenfalls über diesen Assistenten abzurufen und entsprechend zu verarbeiten.
4) Verarbeitung der abgerufenen Daten
Nach dem Abruf der für Sie zuständigen Gefahrtarifstellen (Stammdatenabruf), sind diese noch zu verarbeiten. Erst nach dieser Verarbeitung werden die Daten in der Betriebsstätte ausgewiesen und stehen für Zuordnungen in den verschiedenen Programmbereichen zur Verfügung.
Den Assistenten zur Verarbeitung der externen Meldungen erreichen Sie über STAMMDATEN - MITARBEITER - Registerkarte: START - Schaltfläche: WEITERE - "Externe Meldungen verarbeiten.
Nach dem Verarbeiten wurden die Gefahrtarifstellen eingetragen und weitere Einträge vorgenommen.
In BG-Vorgabe ist Eintrag vorhanden (Stammdaten abgerufen: JA)
Bereich PERSONAL - PARAMETER - ABRECHNUNG - BETRIEBSSTÄTTEN - Betriebsstätte öffnen - Register "Berufsgenossenschaft".
In der BG-Vorgabe wird nun auch in der Spalte „Stammdaten abgerufen“ ein JA aufgeführt.
In Stammdatenabruf-Eingang ist Eintrag vorhanden
Ebenso wird der Datensatz im „Stammdatenabruf-Eingang“ aufgeführt.
Info:
Mit der Vollendung dieser Schritte ist der Stammdatenabruf für das Jahr abgeschlossen.
5) Abschließende Kontrolle des Stammdatenabrufs
Um zu kontrollieren, ob der Stammdatenabruf für das aktuelle Jahr vollständig ist, wechseln Sie in folgenden Bereich: PERSONAL - PARAMETER - ABRECHNUNG - BETRIEBSSTÄTTEN - Betriebsstätte öffnen - Register "Berufsgenossenschaft" - linke Navigation: "BG-Vorgaben".
Kontrollieren Sie abschließend, ob für das aktuelle Jahr bei "Stammdatenabruf durchgeführt" sowie "Stammdaten abgerufen": jeweils "JA" für das aktuelle Jahr aufgeführt ist.
Info:
Wenn bei beiden ein "JA" aufgeführt wird, dann ist der Stammdatenabruf für das Jahr abgeschlossen und vollständig.
Was ist wenn eines der beiden Felder in den BG-Vorgaben noch ein: NEIN aufweist?
Wenn im Bereich der "BG-Vorgaben" in der Tabelle bei einem der beiden Felder ein "Nein" aufgeführt ist, so kann die Ursache hierbei sehr vielfältig sein.
Wir bitten Sie aus diesem Grund eine Aufzeichnung mithilfe des Diagnose Assistenten anzufertigen. Aktivieren Sie das Kennzeichen: "Erweiterte Lohndaten bereitstellen (SV-Annahmestellen, ELStAM, ...)".
Mit dieser Aufzeichnung kann z. B. im Support das Problem analysiert werden und somit ein Lösungsweg ermittelt werden.
Beachten Sie:
Wenn der Stammdatenabruf unvollständig ist, dann wird Ihnen spätestens der Monatsabschluss November blockiert. Beheben Sie am besten frühzeitig auftretende Probleme.
6) Stornieren und erneutes Übertragen des Stammdatenabruf
Achtung!
Führen Sie die Schritte nur aus wenn Sie dazu aufgefordert wurden! Stornieren Sie bitte den Datenabruf nicht ohne Grund.
Ein erneutes Versenden ist ebenso nur möglich, wenn der Stammdatenabruf noch nicht verarbeitet wurde.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
Navigieren Sie in den Bereich: PERSONAL - Registerkarte: START - PARAMETER - Abrechnung - Betriebsstätten - Betriebsstätte öffnen - Register: Berufsgenossenschaften - linke Navigation: "Stammdatenabruf - Ausgang".
Schaltfläche: ERNEUT VERSENDEN
Markieren Sie den Datensatz des zu stornierenden Stammdatenabrufs. Drücken Sie nun die Schaltfläche: ERNEUT VERSENDEN. Die anschließende Abfrage ist mit "JA" zu bestätigen.
Neuer Datensatz "Storno" wird erzeugt
Im Anschluss wird ein neuer Datensatz erzeugt. Dieser ist als STORNO gekennzeichnet. Verlassen Sie nun alle Fenster des Bereichs mit "Speichern & schließen".
Stornierung des Stammdatenabrufs übertragen
Wechseln Sie in den Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN befindet sich der Eintrag: "Berufsgenossenschaft" - "Übertragen". Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
In der Zusammenfassung der Übertragung ist zu kontrollieren, ob Stammdatenabruf 1 und 2 übertragen wird:
Beachten Sie:
Sollte in der Zusammenfassung lediglich der Stammdatenabruf 1 mit "Kennzeichen Storno: Stornierung" aufgeführt werden, so wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Nach der Übertragung ist ca. 24 Std. später wieder die Rückmeldung bzw. die Verarbeitungsquittierung der BG abzurufen.
7) Komplettstorno eines Stammdatenabruf
Achtung!
Führen Sie diese Schritte nur aus wenn Sie dazu aufgefordert wurden! Führen Sie bitte den Datenabruf nicht ohne Grund aus.
Ein Komplettstorno ist nur möglich, wenn der Stammdatenabruf bereits verarbeitet wurde.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
Navigieren Sie in den Bereich: PERSONAL - Registerkarte: START - PARAMETER - Abrechnung - Betriebsstätten - Betriebsstätte öffnen - Register: Berufsgenossenschaften - linke Navigation: "Stammdatenabruf - Ausgang".
Markieren Sie den Datensatz des zu stornierenden Stammdatenabruf. Wählen Sie nun die Schaltfläche: KOMPLETTSTORNO.
Im Anschluss sind alle zugehörigen Fenster mit "Speichern & schließen" zu verlassen.
Komplettstorno des Stammdatenabrufs übertragen
Wechseln Sie in den Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN befindet sich der Eintrag: "Berufsgenossenschaft" - "Übertragen". Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
Info:
Im Gegensatz zum erneuten Versenden wird in der Zusammenfassung nur Stammdatenabruf 1 mit Stornierung aufgeführt.