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Ausgangspunkt: Projektverwaltung
Ausgangspunkt der gesamten Zeiterfassung ist ein Projektdatensatz innerhalb der Projektverwaltung, welcher die Übersicht über alle zum Projekt gehörenden Schritte und Vorgänge darstellt. Die Projektverwaltung befindet sich im Warenwirtschafts-Modul als eigener Bereich. Sollte der Bereich noch nicht eingeblendet sein, erreichen Sie diesen über VERKAUF - STAMMDATEN - ÜBERBLICK - WEITERE BEREICHE - PROJEKTE.
Software-Logik in der Projektzeiterfassung
Bevor Sie die Projektzeiterfassung in Ihrem Unternehmen einführen, ist es zunächst wichtig verschiedene Konzepte für die Anwendungsfälle zu erstellen, um festzuhalten wie die Projektzeiterfassung für verschiedene Arten erfolgen soll, ob Pausen berücksichtigt werden sollen, ob eine Abrechnung über einen Vorgang getätigt werden soll, etc. Diese Einstellungen werden in den Parametern sowie in den Zeiterfassungsarten festgehalten und stehen hierdurch im Zeiterfassungs-Datensatz zur Verfügung.
Bedeutung der Parameter für die Zeiterfassung
Die in der Software angelegten Parameter (Einstellungen Zeiterfassung) werden in den Zeiterfassungsarten genutzt und stehen somit beim Erfassen von Zeiterfassungs-Datensätzen (durch Auswahl der "Art") zur Verfügung.
Diese Konfiguration sollte als erste Einstellung getroffen werden, damit Datensätze im Nachhinein abgerechnet und zugeordnet werden werden können.
Glossar zur Zeiterfassung
Das folgende Glossar dient einem Überblick auf die verwendeten Begriffe im Bereich der Zeiterfassung. Zusätzlich ist die Tabelle des Glossars so geordnet, dass die logische Abfolge: Parameter (Einstellungen Zeiterfassung) → Zeiterfassungsarten → Zeiterfassung-Datensatz erklärt wird.
Zunächst: Was bedeutet Zeiterfassung? Und was leistet die Software in dem Zusammenhang?
Mit dem Zeiterfassungssystem in microtech büro+ dokumentieren Sie geleistete Arbeiten innerhalb eines Projektes und können diese Informationen nutzen, um diese Zeiten bzw. Einheiten z. B. über einen Vorgang abzurechnen. Dabei bietet Ihnen die Software verschiedene Möglichkeiten bestimmte Prozesse automatisch anzustoßen sowie über die Detail-Ansichten der Projekte direkt Zeiterfassungsdatensätze zum gewählten Projekt zu erstellen.
Konfiguration über Parameter zu Zeiterfassungsarten zu Zeiterfassung-Datensatz
| Schritt | Konfiguration in der Software | Was wird an dieser Stelle konfiguriert? | Weitere Informationen |
|---|---|---|---|
| 1 | Parameter: Einstellungen für Zeiterfassung
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In den Parametern werden die Vorgaben für die Zeiterfassung innerhalb eines Schemas festgehalten. So definieren Sie, ob Pausenzeiten erfasst werden sollen, ob über einen Vorgang abgerechnet werden soll, welche Einheiten genutzt werden und ob eine Aufrundung sowie Negativwerte für die Abrechnung erlaubt sein sollen. | Über PARAMETER - ABRECHNUNG - EINSTELLUNGEN FÜR ZEITERFASSUNG werden Vorgaben in einem Schema festgelegt.
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| 2 | ZeiterfassungsartVERKAUF - PROJEKTE: Register: ZEITERFASSUNGSARTEN | Die Zeiterfassungsarten beschreiben, die Art der Leistung, die erbracht wird und legen fest, was und wie abgerechnet wird:
| Im Bereich: VERKAUF - PROJEKTE - Register: ZEITERFASSUNGSARTEN wird ein Zeiterfassungsarten-Datensatz geöffnet und in den Vorgaben die Einstellungen eines Schemas aus den Parametern festgelegt. Über das Register: VORGABEN werden:
Info: Bei Zeiterfassungsarten, die abgerechnet werden sollen, steht in der Zeiterfassungsart das Register: ABRECHNUNG zur Verfügung. Weitere Infos erhalten Sie in folgendem Hilfe-Eintrag: |
| 3 | Zeiterfassung-DatensatzVERKAUF - PROJEKTE: Register: ZEITERFASSUNG | Beim Erfassen von Zeiterfassungs-Datensätzen wählen Sie über die "Art", welche Konfiguration im Bereich der Zeiterfassungsarten genutzt werden soll. Im Zeiterfassungsdatensatz werden Start- und Endzeiten von Dienst- und Funktionszeiten, etc. erfasst. Über den Status und die Benutzerzuordnung ist eine klare Verbindlichkeit gegeben. Das Start- und Enddatum lässt sich mit einer sekundengenauen Uhrzeit erfassen. Das gleiche gilt für die Pausenzeiten. Aus diesen Informationen berechnet sich die Gesamtzeit und die (Abrechnungs-) Menge der Leistung. Über die Parameter kann eingestellt werden, dass die Abrechnungsmenge auch manuell übersteuert werden darf. Mittels der in den Parameter gepflegten Vorlagen, besitzen diese Datensätze auch alle relevante Informationen zu Abrechnungsmengen und die Vorgabe, ob Pausenzeiten berücksichtigt werden sollen. Über die Zeiterfassungsdatensätze in microtech büro+ findet auch die Zuordnung der Zeiterfassung zur jeweiligen Projektnummer und zur Belegnummer für die Abrechnung statt. | Im Zeiterfassungs-Datensatz wird durch die Auswahl der "Art" (Zeiterfassungsart) und deren Parametrisierung erkannt, ob Pausenzeiten erfasst werden und ob über einen Vorgang abgerechnet werden soll.
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Zeiterfassungsgruppen | Diese Zeiterfassungsarten sind im Datensatz jeweils einer Vorgabe-Gruppe zugeordnet, beispielsweise: Dienstleistung, Funktionszeit (Maschine), etc. | Die Vorgabe-Gruppen werden in folgendem Bereich konfiguriert: VERKAUF - PROJEKTE - Register: ZEITERFASSUNGSGRUPPEN.
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