Für welche Einsatzzwecke ist die Funktion "Interne E-Mail senden" gedacht?
- Die Funktion dient in erster Linie dazu, Datensatzmeldungen zu protokollieren - daher auch der Name "Interne E-Mail senden"
- Das Verschicken der E-Mail wird dann z. B. bei bestimmten Abläufen angestoßen, welche in der Regel definiert sind
- Zusätzlich ist die Funktion über Formeln auch frei konfigurierbar: Empfänger (inkl. CC), Betreff sowie Text der E-Mail lassen sich über Formeln individuell belegen
Konfiguration der "Internen E-Mail"
Die Erfassung der Bereichs-Aktion mit der internen E-Mail lässt sich folgendermaßen erfassen:
Erfassung z. B. über "Regeln"
Die Erfassung der Bereichsaktion "Interne E-Mail senden" erfolgt über: PARAMETER : VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - REGELN - Schaltfläche: NEU zum Erfassen eines neuen Regel-Datensatzes.
Im Bereich, zu der diese Regel gehört: Über die Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN
Beim Aufruf der Bereichs-Aktionen erhalten Sie eine Übersicht zu den innerhalb der Regeln angelegten Bereichs-Aktionen. Über die rechte Maustaste lässt sich mit der Auswahl: NEU auch direkt innerhalb des Assistenten eine neue Regel der Art "Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen" erstellen.
Als "Auswertungsposition" ist die Auswahl "Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen" zu treffen. In der zu erfassenden Anweisung ist die Anweisungsart: "Interne E-Mail senden" zu wählen.
Beispiel:
Ob und wann diese E-Mail versandt werden soll, lässt sich über eine vorgeschaltete Bedingung steuern.
Die Felder lassen sich über Formeln gestalten und z. B. einem Empfänger zuordnen. Im Betreff kann so z. B. auch auf die Auftrags- und Projektnummer zurückgegriffen werden.
Tipp:
Sie müssen für die Felder der internen E-Mail nicht zwingend den Feldeditor nutzen, es ist auch eine direkte Eingabe von Text möglich.
Die Felder auf dem Register: ANWEISUNG - Gruppe: E-MAIL lassen sich folgendermaßen befüllen:
- Empfängerfeld kann mit Formel aufgrund des aktuellen Datensatz bestückt werden - alternativ ist auch eine reine Texteingabe einer E-Mail-Adresse möglich
- Das Feld für "Weitere Empfänger (Cc)" kann ebenfalls mit einer Formel oder einer Texteingabe befüllt werden
- Der "Betreff" lässt sich ebenfalls durch einen festen Text oder eine Formel belegen
- Das "Layout" für den Text (der Inhalt der Nachricht) ist somit auch als fester Text oder über eine Formel zu gestalten
Beachten Sie:
Die interne E-Mail steht in allen Bereichs-Aktionen zur Verfügung. Für den Versand der internen E-Mail muss den Systemeinstellungen von microtech büro+ eine "E-Mail-Anbindung für Datensatzänderungen" eingerichtet sein: https://hilfe.microtech.de/x/7Ybo.
Automatisierung der internen E-Mail
"Interne E-Mail senden" in den Bereichs-Aktionen als Schema speichern
Erstellen Sie aus einer Bereichs-Aktion (welches z. B. im Bereich der Vorgänge angelegt wurde) ein Schema, welches Sie für die spätere Automation abspeichern: Beispiele finden Sie an folgender Stelle: Beispiele für Prüflauf nach Assistenten-Schema (Automatisierung) https://hilfe.microtech.de/x/kIC8Bw
Erstelltes Schema im Bereich der Automatisierungsaufgaben auswählen
Im Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK wechseln Sie auf das Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Sollte dies der erste Aufruf des Automatisierungsbereichs für Sie in der Software sein, beachten Sie bitte folgende Hinweise zum Einblenden des Bereichs und der Einrichtung des Automatisierungs-Dienstes: https://hilfe.microtech.de/x/GICkBw
Info:
Weitere Informationen zum Thema der Bereichs-Aktionen haben wir für Sie in folgenden Kapiteln bereitgestellt: