Um Ihre E-Mails mit Signaturen zielgerichtet und professional zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz von Textbausteinen. Über diese Funktion können Sie auch mehrsprachige Signaturen für den Versand von E-Mails aus microtech büro+ nutzen. Die nachfolgenden Beispiele stammen aus der täglichen Praxis eines Anwenders und wurden uns freundlicherweise zur Verfügung gestellt.
Ausgangssituation: Deutsche, englische und französische Signaturen sollen in büro+ genutzt werden
Legen Sie hierzu entsprechend ein E-Mail-Layout an (z. B. Lieferschein als E-Mail), welches die benötigten Sprachen abdeckt.
Aufbau des E-Mail-Layouts
- Ein über Formeln und Text gestaltetes Anschreiben in den zu verwendenden Sprachen, z. B. deutsch, englisch und französisch
- Eine formulierte Bedingung, welche prüft, welche Sprache für die Ansprechpartner der aktuellen E-Mail relevant ist
- Ein Textbaustein am Ende des jeweiligen Anschreibens - z. B.: $Textbaustein(MailSigDE), $Textbaustein(MailSigFR), $Textbaustein(MailSigEN) - in welchem eine HTML-Signatur abgespeichert wurde
Beispiel für den Aufbau eines solchen E-Mail-Layouts
$Cond(AktVog.TextKz1 = 1, "
$Cond(AktVog.Ans.Asp.AnrSB <>'',AktVog.Ans.Asp.AnrSB,Sehr geehrte Damen und Herren),
vielen Dank für Ihre Bestellung.
Anbei erhalten Sie unsere AktVog.Art AktVog.BelegNr.
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen aus Stadt XY,
AktBzr.VNa AktBzr.NNa
AktBzr.FirPos AktBzr.FirAbt
AktBzr.FirEMail
671 AktBzr.TelDW
$Textbaustein(MailSigDE)
",$Cond(AktVog.TextKz4 = 1,"
$Cond(AktVog.Ans.Asp.AnrSB <>'', AktVog.Ans.Asp.AnrSB,Chers Messieurs),
merci pour votre commande.
Ci-joint vous recevez notre Confirmation de commande no. AktVog.BelegNr.
Pour autre renseignements nous restons toujours à votre disposition.
Cordialement,
AktBzr.VNa AktBzr.NNa
AktBzr.FirPos AktBzr.FirAbt
AktBzr.FirEMail
+49 671 AktBzr.TelDW
$Textbaustein(MailSigFR)
","
$Cond(AktVog.Ans.Asp.AnrSB <>'',AktVog.Ans.Asp.AnrSB,Dear Sirs),
thank you for your kind order.
Please find attached our Order confirmation no. AktVog.BelegNr.
In case of any questions, please do not hesitate to contact us at any time.
With best regards,
AktBzr.VNa AktBzr.NNa
AktBzr.FirPos AktBzr.FirAbt
AktBzr.FirEMail
+49 671 AktBzr.TelDW
$Textbaustein(MailSigEN)
"))
Aufbau des Textbausteins
Unter PARAMETER - SONSTIGE - TEXTBAUSTEINE ist nun ein Textbaustein mit der Kurzbezeichnung anzulegen, die Sie für das E-Mail-Layout angegeben haben, z. B. "MailSigDE".
Als Text fügen Sie nun eine zuvor als HTML formatierte Signatur ein. Sollten Sie später noch einmal etwas an der Signatur ändern müssen, können Sie dies später direkt im Textbaustein erledigen. Alle Layouts, die diesen Textbaustein nutzen, greifen somit dann automatisch auf den aktualisierten Textbaustein zu.
Bei der Ausgabe der E-Mail wird der HTML-Text aus dem Textbaustein erkannt und ausgegeben.
