Um Ihre E-Mails mit Signaturen zielgerichtet und professional zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz von Textbausteinen. Über diese Funktion können Sie auch mehrsprachige Signaturen für den Versand von E-Mails aus microtech büro+ nutzen. Die nachfolgenden Beispiele stammen aus der täglichen Praxis eines Anwenders und wurden uns freundlicherweise zur Verfügung gestellt.
Bereitstellung eines Textbausteins
Aufbau des Textbausteins
Unter PARAMETER - SONSTIGE - TEXTBAUSTEINE ist nun ein Textbaustein mit der Kurzbezeichnung anzulegen, die Sie für das E-Mail-Layout angegeben haben, z. B. "MailSigDE". Unter diesem Namen wird dann im E-Mail-Layout auf diesen Baustein zugegriffen. Als Text fügen Sie eine als HTML formatierte Signatur ein. Sollten Sie später noch einmal etwas an der Signatur ändern müssen, können Sie dies später direkt im Textbaustein erledigen. Alle Layouts, die diesen Textbaustein nutzen, greifen somit dann automatisch auf den aktualisierten Textbaustein zu.
Einfügen des Textbausteins in die Ausgabe der E-Mail
Öffnen Sie im Bereich: VERKAUF auf dem Register: VORGÄNGE die Gruppe: "Ausgabe" zum Bearbeiten über den Doppel-Pfeil-nach-unten.
Wählen Sie "Ausgabe bearbeiten".
Wählen Sie das Layout zum Gestalten aus, welches um die HTML-Signatur mittels Textbaustein ergänzt werden soll. Mit $Textbaustein und der Kurzbezeichnung des Textbausteins in Klammern, erreichen Sie die Ergänzung des E-Mail-Layouts um eine HTML-Signatur.
Bei der Ausgabe der E-Mail wird der HTML-Text aus dem Textbaustein erkannt und ausgegeben.
Spezialfall: Deutsche, englische und französische Signaturen sollen in büro+ genutzt werden
Beispiel:
Möchten Sie Ihr E-Mail-Layout so gestalten, dass es mehrere Sprachen anhängig von der Anrede ist, können Sie dies über Bedingungen prüfen. Legen Sie hierzu entsprechend ein E-Mail-Layout an (z. B. Lieferschein als E-Mail), welches die benötigten Sprachen abdeckt. Über eine Bedingung wird in diesem Beispiel geprüft, ob die AktVog.Ans.Asp.AnrSB zu einem deutschen, französischen oder englischsprachigen Kunden passt. Beachten Sie, dass je nach Datenhaltung das Beispiel auf Ihre Bedürfnisse anzupassen ist. Es dient in erster Linie als Anschauungsbeispiel.
Aufbau des E-Mail-Layouts
- Ein über Formeln und Text gestaltetes Anschreiben in den zu verwendenden Sprachen, z. B. deutsch, englisch und französisch
- Eine formulierte Bedingung, welche prüft, welche Sprache für die Ansprechpartner der aktuellen E-Mail relevant ist
- Ein Textbaustein am Ende des jeweiligen Anschreibens - z. B.: $Textbaustein(MailSigDE), $Textbaustein(MailSigFR), $Textbaustein(MailSigEN) - in welchem eine HTML-Signatur abgespeichert wurde
Beispiel für den Aufbau eines solchen E-Mail-Layouts
$Cond(AktVog.TextKz1 = 1, "
$Cond(AktVog.Ans.Asp.AnrSB <>'',AktVog.Ans.Asp.AnrSB,Sehr geehrte Damen und Herren),
vielen Dank für Ihre Bestellung.
Anbei erhalten Sie unsere AktVog.Art AktVog.BelegNr.
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen aus Stadt XY,
AktBzr.VNa AktBzr.NNa
AktBzr.FirPos AktBzr.FirAbt
AktBzr.FirEMail
671 AktBzr.TelDW
$Textbaustein(MailSigDE)
",$Cond(AktVog.TextKz4 = 1,"
$Cond(AktVog.Ans.Asp.AnrSB <>'', AktVog.Ans.Asp.AnrSB,Chers Messieurs),
merci pour votre commande.
Ci-joint vous recevez notre Confirmation de commande no. AktVog.BelegNr.
Pour autre renseignements nous restons toujours à votre disposition.
Cordialement,
AktBzr.VNa AktBzr.NNa
AktBzr.FirPos AktBzr.FirAbt
AktBzr.FirEMail
+49 671 AktBzr.TelDW
$Textbaustein(MailSigFR)
","
$Cond(AktVog.Ans.Asp.AnrSB <>'',AktVog.Ans.Asp.AnrSB,Dear Sirs),
thank you for your kind order.
Please find attached our Order confirmation no. AktVog.BelegNr.
In case of any questions, please do not hesitate to contact us at any time.
With best regards,
AktBzr.VNa AktBzr.NNa
AktBzr.FirPos AktBzr.FirAbt
AktBzr.FirEMail
+49 671 AktBzr.TelDW
$Textbaustein(MailSigEN)
"))