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Neben der Netzwerkfähigkeit ist die Software für die Anlage mehrerer Mandanten vorbereitet. Unter diesen stellt man sich unterschiedliche Firmen vor, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis stehen. Denkbar beispielsweise bei einem Steuerberater, der unterschiedliche Firmen betreut. Jedes dieser Unternehmen ist eigenständig. Die Buchhaltungen werden vollkommen getrennt geführt. Bildlich gesprochen werden die Daten in eigenen Büroordnern geführt - innerhalb der Software eben in Mandanten.
Info:
Nach der Installation und das Eintragen eines Schlüssels in der Software, werden Sie mit dem Neustart der Software zur Mandanteneinrichtung geführt.
Einrichtung des ersten Mandanten
In der Begrüßungsmaske haben Sie die Möglichkeit nach einem Online-Update der Softwareversion auf dem microtech Server zu suchen. Haben Sie die Software soeben frisch aus dem Service-Portal geladen, so besitzen Sie bereits die aktuellste Version, die Prüfung kann deaktiviert werden. Wurde die Software bereits vor mehreren Tagen herunter geladen, lohnt es sich zu prüfen, ob bereits eine neuere Version verfügbar ist.
Bei der Neuanlage stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.
NEUE FIRMA ANLEGEN
Diesen Eintrag wählen Sie, wenn die Daten des eigenen Unternehmens verwaltet werden sollen.
NEUE TESTFIRMA ANLEGEN
Nutzen Sie diese Auswahl, um eine Firma für Tests verwenden zu können.
DATENSICHERUNG EINSPIELEN
Wurde die Software z. B. aufgrund eines Hardware-Wechsels umgezogen, kann auch eine Datensicherung eingespielt werden.
Info:
Im Kapitel: Datensicherung haben wir für Sie hilfreiche Informationen rund um das Erstellen einer Datensicherung hinterlegt. Informationen zum Umzug der Hardware und das Einspielen einer Datensicherung finden Sie in folgendem Bereich der Hilfe: Umzug von büro+ auf einen neuen PC (mit bestehenden Daten).
NEUEN MANDANTEN ANLEGEN
Werden unterschiedliche Firmen, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis stehen, verwaltet, erfolgt die Anlage als "Mandant". Jedes dieser Unternehmen ist eigenständig. Die Buchhaltungen werden vollkommen getrennt geführt. Bildlich gesprochen werden die Daten in eigenen Büroordnern geführt - innerhalb der Software eben in Mandanten.
NEUE FILIALE ANLEGEN
Durch diese Auswahl besteht die Möglichkeit, Filialnummern zu vergeben.
Im nächsten Schritt wählen Sie zwischen
- leere Firma (allgemein)
- leere Firma (mit Vorgaben für Handwerk)
- Konvertierung
- Mandant für Betriebsprüfung
In den nun folgenden Eingabemasken erfolgen unternehmensspezifischen Angaben, wie Anrede, Firmenname, Zusatz zum Firmennamen, Straße, Land, PLZ & Ort, Bundesland, Branche, Landeswährung1, Landeswährung2, Telefon- , Internet- und Bankverbindungen, die keiner weiteren Beschreibung bedürfen.
Wurde im Vorfeld als Option "Neue Filiale anlegen" gewählt, steht hier auch das Feld: "Filialnummer" zur Verfügung.
Im weiteren Verlauf des Assistenten haben sie die Möglichkeit einen Briefkopf / ein Firmenlogo für Ausdrucke festzulegen:
Das Logo kann als Windows-Bitmap, JPEG Image File, Symbol, Metadatei oder erweiterte Metadatei direkt im Datensatz gespeichert werden. Es kann aber auch eine Verknüpfung auf das jeweilige Verzeichnis erzeugt werden.
Sofern Sie bei der Installation das Logo nicht griffbereit haben, können Sie es zu einem späteren Zeitpunkt in der Software einpflegen: Meine Firma / Mein Mandant - Register: "Logo/Bild" (Akzentfarbe im Menüband).
Nach der Hinterlegung Ihres Firmenlogos (-bildes) haben Sie die Möglichkeit, die Einrichtung abzuschließen oder weitere Informationen zu hinterlegen.
Tipp:
Möchten Sie die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt festlegen, können Sie diesen Schritt zunächst überspringen. Im Bereich: Mein Mandant / Meine Firma / Filiale bearbeiten lassen sich die weiteren Angaben eintragen und u. a. der Kontenrahmen festlegen.
Weitere Informationen eintragen
In diesem Falle können im nächsten Schritt weitere Firmenangaben sowie die Leitwährung hinterlegt werden.
Erstes Arbeitsdatum eingeben
Anschließend fordert Sie der Einrichtungsassistent auf, das erste Arbeitsdatum zu hinterlegen.
Was ist bei der Eingabe des Arbeitsdatums zu beachten?
Mit dem Datum legen Sie fest, in welcher Abrechnungsperiode das Programm das erste Mal gestartet wird.
Hinweis
Vergeben Sie jenes Datum, welches als erstes Arbeitsdatum gewünscht wird. Nur so haben Sie die Möglichkeit, nachträglich Belege zu erfassen. Überlegen Sie sich gut, welches Datum zu vergeben ist, da ein Rückdatieren aus rechtlichen Gründen nicht zulässig ist.
Hinweis: Bei der Anmeldung an der Software besteht künftig die Möglichkeit das Serverdatum als Arbeitsdatum zu nutzen
Möchten Sie im Feld Arbeitsdatum das Systemdatum Ihres Computers benutzen, so aktivieren Sie die Checkbox "Vorgabe ist Serverdatum".
Durch Wahl dieser Option übernimmt die Software beim Programmstart automatisch das im Rechner hinterlegte Datum. Problematisch kann dies allerdings dann sein, wenn Sie beispielsweise Anfang Mai die Aprilabrechnung fahren. Da das System grundsätzlich auf diesen Wert zurückgreift, kann es dazu kommen, dass beispielsweise auf den April-Listen bereits ein Mai-Datum erscheint.
Hinweis
In einem Netzwerk wird auf jeder Workstation bei der Mandanteneingabe als Arbeitsdatum das Rechnerdatum des Servers eingesetzt. Legt der Anwender neue Datensätze wie Adressen, Vorgänge usw. an, so wird für das Erstellungsdatum dieser Datensätze auf das Rechnerdatum des Servers zugegriffen. Das Mandantendatum wird hingegen z. B. bei der Neuanlage eines Vorgangs für das Vorgangsdatum und somit auch als Buchungsdatum verwendet. Folglich hat das lokale Systemdatum jeder Workstation keine Auswirkungen. Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten weder das Datum noch der erste Abrechnungsmonat zurückdatiert werden können!
Weitere Angaben in der Installation festlegen
Ausgewählte Bereich in der Software ausblenden
Im nächsten Fenster steht Ihnen die Option "Ja, es sollen ausgewählte Bereiche ausgeblendet werden" zur Verfügung. Wird diese Option aktiviert, können Sie angeben, welche Bereiche nicht sichtbar sein sollen.
Hinweis
Zu einem späteren Zeitpunkt lässt sich diese Auswahl der ausgeblendeten Bereiche in den sonstigen Parametern editieren
Bereiche / Module können später im Programm unter PARAMETER - SONSTIGE - PARAMETER - Eintrag "Bereiche in Bereichsleiste ausblenden", oder über Registerkarte ANSICHT - Schaltfläche: ANSICHT-VORGABEN - VORGABEN - "Bereiche in Bereichsleiste ausblenden" wieder eingeblendet oder umgekehrt auch ausgeblendet werden.
Welche Bereiche zum Ausblenden zur Verfügung stehen, ist abhängig von den gewählten Paketen und Zusatzmodulen der Software.
Weitere Eingaben für das Warenwirtschafts-Modul (Auftragsmodul)
Die an dieser Stelle eingetragenen Zahlungskonditionen werden als Standard-Vorgabe für die Anlage von Adress-Stammdaten (nur bei Debitoren) als Vorschlagswert hinterlegt. Über Schaltfläche: PARAMETER - ADRESSEN - ZAHLUNGSKONDITIONEN kann die Einstellung zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden.
Die Option "Als Vorgabe alle Verkaufspreise inkl. Steuer (Bruttopreise)" bewirkt, dass die Preisvorgabe in den Artikelstammdaten immer als Bruttopreis gewertet wird. Lassen Sie die Checkbox deaktiviert, werden die Preise als Nettopreise eingetragen.
Kennzeichen: "Firma ist vorsteuerabzugsberechtigt"
Wird dieses Kennzeichen bei der Anlage eines Mandanten deaktiviert, wird als Vorgabewert "101 ohne Steuer (Verkauf)" in den PARAMETER - UMSATZSTEUER als Standard-Steuerschlüssel gesetzt. Weitere Infos zu Parametern der Umsatzsteuer.
Wird dieses Kennzeichen bei der Anlage eines Mandanten aktiviert, wird der "Mehrwertsteuerschlüssel 19 %" als Standard gesetzt (gilt für Deutschland).
Hinweis
Erfolgt nach der Erstellung des Mandanten eine Änderung des Kennzeichens, wird der Standard-Steuerschlüssel NICHT verändert!
Festlegung der Buchführungsart und des Kontenrahmens
Hinweis
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten / der Firma der ausgewählte Kontenrahmen nicht durch einen anderen Kontenrahmen ersetzt werden kann!
Mit aktiviertem Zusatzmodul: "Finanzbuchhaltung" ist die Eingabereihenfolge für die Buchungserfassung festzulegen
Wählen Sie über die angebotenen Optionen eine Vorgabe für die Buchungssatz-Erfassung.
In diesem Fenster definieren Sie die Eingabereihenfolge für die Erfassung von Buchungssätzen (Finanzbuchhaltung). Diese Vorgabe kann jederzeit innerhalb der Parameter (PARAMETER - GESCHÄFTSVORFÄLLE oder KASSENBÜCHER - BÜCHER - Register: VORGABEN - Tabellenansicht für Buchungssatzeingabe) geändert werden.
Bei der Mandanten- /Firmenanlage stehen Ihnen folgende Einträge als Vorgabe für die Buchungssatz-Erfassung zur Verfügung:
- Soll- und Haben-Konto mit neutraler Betragsstellung
- Konto und Gegenkonto mit Möglichkeit zur Soll- / Haben-Betragsstellung
- Gegenkonto und Konto mit Möglichkeit zur Soll- / Haben-Betragsstellung (DATEV-Vorgabe)
Im rechten Bereich des Fenster wird eine Vorschau für die gewählte Vorgabe angezeigt.
Legen Sie das Ende des Wirtschaftsjahres fest
Über diesen Eintrag wird indirekt auch der Jahreswechsel gesteuert. Weicht das Wirtschaftsjahr in Ihrem Unternehmen vom Kalenderjahr ab, so legen Sie hier das Ende des Wirtschaftsjahres fest.
Hinweis
Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten / der Firma das Ende des Wirtschaftsjahres nicht mehr umgestellt werden kann!
Mit aktiviertem Zusatzmodul: "Finanzbuchhaltung" ist die erste Abrechnungsperiode für die FiBu anzugeben
Hinweis
Beachten Sie, dass die Abrechnungsperioden später nicht mehr zurückdatiert werden können!
Mit aktiviertem Zusatzmodul: "Lohnbuchhaltung" ist der erste Abrechnungsmonat im Lohnmodul anzugeben
Der erste Abrechnungsmonat lässt sich über das Auswahlfeld einstellen.
Zusammenfassung prüfen und mit "Fertigstellen" bestätigen
Bevor die Firma / der Mandant nun endgültig angelegt wird, überprüfen Sie in der ZUSAMMENFASSUNG noch einmal alle Hinterlegungen.
Mit dem Betätigen der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird Ihre Firma / Ihr Mandant im System angelegt.
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