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Auf dieser Seite möchten wir Ihnen über ein kompaktes Anwendungsbeispiel die Zusammenhänge rund um die Benutzung der Sammelrechnungen aufzeigen.


Beispiel:

  • Sie erhalten täglich Bestellungen von Ihren Kunden, welche durch einen Import im System erfasst werden.
  • Mit Ihren Kunden haben Sie eine Liefervereinbarung getroffen, welche z. B. für den Kunden "Mustermann" bedeutet das die verfügbare Ware Ihr Haus immer dienstags verlässt; und Ware die generell nicht mehr lieferbar ist wird auch nicht nachgeliefert.
  • Die Bestellungen vom Kunden sollen weitgehend automatisch in einen Sammel-Lieferschein gewandelt werden.


Um dieses Beispiel umzusetzen sind die folgenden Voreinstellungen (Punkte 1-5) / Vorgehensweise (Punkte 6-7) erforderlich. In Punkt 8 werden die Sammel-Lieferscheine gebucht.

1. Festlegen des Wochenliefertages in den Stammdaten der Adresse

Um nun zu erreichen, dass die Ware an den Kunden "Mustermann" immer an einem Dienstag das Haus verlässt, müssen Sie in den Adressstammdaten unter dem Register: "Kennzeichen" im Bereich "Vorgaben für automatische Sammelrechnung" den Abrechnungstyp auf "Wochentage (laut Vorgabe)" einstellen. Nun stehen Ihnen alle sieben Wochentage zur Auswahl. Für das eingangs genannte Beispiel ist dann der Wochentag Dienstag zu aktivieren. 

Info:

Es können auch mehrere Wochentage gleichzeitig aktiviert werden.

2. Verkaufsende in den Artikelstammdaten hinterlegen

Ware, die generell nicht mehr lieferbar ist, wird in den Stammdaten der Artikel gekennzeichnet, indem in ein Selektionsfeld das Datum des Verkaufsendes eingetragen wird. Hinweise zum Einrichten der Selektionsfelder finden Sie im Bereich: Selektionen und Sortierungen.  

Bevor die Selektionen zur Verfügung stehen, muss die Verfügbarkeit im Datenbank-Manager aktiviert werden. Starten Sie diesen hierzu über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN – DBMANAGER und wählen Sie die gewünschte Datenbank aus. Über die Gruppe: BEARBEITEN - Schaltfläche: ÄNDERN, wählen Sie das Register: "Felder" aus. Gehen Sie auf die Schaltfläche: NEU - NEUES FELD um eine neue Selektion anzulegen. Halten Sie beim Klick auf die Schaltfläche: NEUES FELD auch die STRG-Taste gedrückt; haben Sie die Möglichkeit, den Selektionsnamen frei zu vergeben.


Das Feld steht fortan im Artikel zur Verfügung:


3. Parametereinstellungen - Regeln für Positionen

Es muss in den Parametern über die Schaltfläche: PARAMETER - Bereich VORGÄNGE im Bereich "Regeln für Positionen" eine neue Regel erstellt werden mit der Auswertungsposition "Vor dem Übernehmen von Vorgangspositionen". 

In der Regel muss wie nachfolgend abgebildet eine Formel für eine Bedingung hinterlegt werden. 

(«VPo.Art.Sel1»<>ToDate(0))AND(«VPo.Art.Sel1»<GetAktDate())

Mit der Formel ist folgendes zu prüfen:

  1. Ob ein Verkaufsende (Artikelselektion 1) angegeben ist und ob es bereits überschritten ist - Trifft beides nicht zu, werden die Anweisungen des Regeldatensatzes nicht angewendet
  2. In dieser Regel sind zwei "Anweisungen" zu hinterlegen:
    1. Eine welche die nicht mehr lieferbaren Artikel aus der "Bestellung vom Kunden" entfernt
    2. Eine weitere, welche die lieferbaren Positionen in den Sammellieferschein übergibt

Zunächst ist die Formel für die Bedingung über die Formel-Schaltfläche zu erfassen. Erfassen Sie dann über die Tabelle Anweisungen jeweils eine Anweisung: "Position löschen", "Feldzuweisungen":


4. Parametereinstellungen - Buchungsparameter der Vorgänge

Es muss über die Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE - BUCHUNGSPARAMETER ein neuer Buchungsparameterdatensatz erstellt werden mit dem Namen "Sammellieferschein". Dieser entspricht dem Buchungsparameter für den normalen Lieferschein. 

Als Besonderheit ist hier jedoch das Kennzeichen "Gleiche Positionen vor dem Speichern zusammenfassen" gesetzt. Durch dieses Kennzeichen werden Artikel, die absolut identisch (Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, etc.) sind unter einer Menge zusammengefasst. 

 

5. Parametereinstellungen - Vorgangsart Sammellieferschein

Es muss über die Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE - ARTEN eine neue Vorgangsart "Sammellieferschein" eingerichtet werden. Diese Vorgangsart muss der Vorgangsgruppe "Sammelrechnung" entsprechen. Als Buchungsparameter ist hierbei "Sammellieferschein" ausgewählt. 

 

6. Parametereinstellungen - Vorgangsart Bestellung vom Kunden

Über die Schaltfläche: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN wurde für die Vorgangsart "Bestellung vom Kunden" unter dem Register "Vorgaben" für den Bereich "Vorgaben für Sammelrechnung / - Vorgang" bei dem Auswahlpunkt "Vorgangsart für „Sammelrechrechnung" die Auswahl "Sammellieferschein" hinterlegt.

7. Sammel-Lieferscheine erstellen mit Hilfe des Assistenten

Führen Sie den Assistenten für das Erstellen von Sammelrechnungen in der Vorgangsbearbeitung aus (Schaltfläche: WEITERE - SAMMELRECHNUNGEN ERSTELLEN). 

Folgen Sie dem Assistenten mit der Schaltfläche: WEITER.  Auf der Seite "Wählen Sie die Einstellungen aus" stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung: 

 

Datumseinschränkung/ Datumsvorgabe für Quellvorgänge

Hier hinterlegen Sie, bis zu welchem Datum die Quellvorgänge (Bestellungen vom Kunden) beachtet werden sollen. In der Regel geben Sie das aktuelle Datum ein.

Weiterhin können Sie mit dem Kennzeichen "Dieses Datum als Vorgangsdatum setzen" erreichen, dass die zu erstellenden Sammellieferscheine ebenfalls das gesetzte Datum erhalten. Dies ist z. B. dann erforderlich wenn Sie "Sammellieferscheine" wegen einem Feiertag vorab erstellen möchten.

Datumseinschränkung für Zielvorgänge

Hier geben Sie das Datum ein, bis zu dem die Sammellieferscheine erstellt werden dürfen. In der Regel ist hier das aktuelle Datum einzugeben. Mit diesem Datum werden die bei den Kunden hinterlegten Wochenliefertage geprüft. Geben Sie ein Datum aus der Zukunft ein, z.B. wegen einem Feiertag (Weihnachten etc.), werden auch die Wochenliefertage bis zu dem eingegebenen Datum beachtet.

Lieferdatum und Liefermenge einer Vorgangsposition

Diese Optionen entsprechen denen beim Wandeln von Vorgängen (weitere Infos im Kapitel: Vorgang wandeln - Register Einstellungen).

Beachten Sie:

Datumseinschränkung: Datum sollte innerhalb der Arbeitszeiten liegen

Bei der Datumseingrenzung ist zu beachten, dass das Datum innerhalb der Arbeitszeiten liegen sollte. 

Wird z. B. im Assistent im Feld: "Datumseinschränkung für Zielvorgänge" ein Samstag ausgewählt und in den Parametern sind für Samstags keine Arbeitszeiten eingetragen, erstellt der Assistent keine Sammelrechnung.

Nutzen Sie für die Datumseinschränkung den nächsten Werktag oder passen Sie ggf. die Arbeitszeiten in den Parametern an: Öffnungs- und Arbeitszeiten. 


8. Buchen der Sammel-Lieferscheine

Nachdem nun die Sammel-Lieferscheine erstellt worden sind, ist es unbedingt erforderlich diese zu buchen! Sie können entweder alle Sammellieferscheine ausdrucken oder alle selektieren und über die Schaltfläche: BUCHEN / STORNIEREN buchen lassen.

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