Damit eine Zuweisung der Offenen Posten anhand der Auftragsnummer erfolgen kann, sind im Vorfeld mindestens eine Importregel und ein "Regulärer Ausdruck" anzulegen.
Beispielablauf um eine Zuweisung der Offenen Posten über die Auftragsnummer vorzunehmen:
1) Regulärer Ausdruck für die Auftragsnummer anlegen
Wechseln Sie über Registerkarte: START - PARAMETER - SONSTIGE – auf den Bereich REGULÄRE AUSDRÜCKE und legen Sie einen für Ihre Auftragsnummern passenden "Regulären Ausdruck" an.
Beispiel
Folgender regulärer Ausdruck wird angelegt:
EC[\d]{5}
Auswertung des regulären Ausdrucks im Beispiel:
Als Auftragsnummern gelten im Beispiel solche, welche mit einem EC beginnen und gefolgt sind von 5 Zahlen.
- Die Zeichenkette EC wird im Beispiel in Großbuchstaben vorgegeben
- Das darauf folgende [\d] mit anschließender {5} in geschweiften Klammern beschreibt, dass nach dem EC fünf Zahlen stehen müssen, damit die Bedingung erfüllt ist und als regulärer Ausdruck erkannt wird
Vergeben Sie eine nachvollziehbare Bezeichnung, z. B.: "Auftragsnummern mit dem Aufbau EC12345 (Mit EC beginnend gefolgt von 5 Zahlen)".
Über die Auswahl ist der Eintrag "Auftragsnummern" auszuwählen.
2) Abruf der Kontobewegungen unter Anwendung des neuen Regulären Ausdruck für die Auftragsnummer
Der Abruf kann über folgende Register im Programm erfolgen:
- a) Abruf über das Register "Kontoauszüge" – Schaltfläche: WEITERE - "Kontenstand Online aktualisieren“
- b) Abruf über das Register: "Zahlungsverkehreingang" - Schaltfläche: WEITERE - "(Kontenstand) Online aktualisieren“
Wählen Sie im Assistenten als "Auswahl der Importart" Option „Reguläre Ausdrücke anwenden“.
Es folgen zunächst Abfragefenster für Adress- und Belegnummern, welche mit der Schaltfläche: WEITER übersprungen werden. Im Fenster „Vorgaben für die Zuordnung der Auftragsnummer“ aktivieren Sie das Kennzeichen für den angelegten regulären Ausdruck.
Beachten Sie:
Die Software sucht aufgrund der gefundenen Auftragsnummern selbstständig im Bereich "History Offene Posten" nach Datensätzen mit passender Auftragsnummer und überträgt die Belegnummer aus dem Offenen Posten in den dazugehörigen Zahlungsverkehrseingangs-Datensatz.
Tipp:
Die im Assistenten getroffenen Entscheidungen zum Abruf der Kontenbewegungen lassen sich auch in einem Schema speichern. Auf diese Weise kann das Schema zu späteren Zeitpunkten mit exakt der gleichen Auswahl wiederholt ausgeführt werden. Wählen Sie hierzu in der Zusammenfassung des Assistenten die Split-Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN mit dem Eintrag: ALS NEUES SCHEMA SPEICHERN aus.
3) Offene Posten zuweisen
Da durch den zuvor getätigten Schritt zusätzlich zur Auftragsnummer die Belegnummer im Zahlungsverkehrseingangs-Datensatz nachgetragen wurde, kann die Zuweisung der Offenen Posten nun aufgrund der Belegnummer erfolgen.
Rufen Sie im Register ZAHLUNGSVERKEHREINGANG über Schaltfläche WEITERE die Funktion: "Offenen Posten zuweisen" auf.
Wählen Sie für die „Zuweisung über“ die Option „Belegnummer“ aus.
Tipp:
Die im Assistenten getroffenen Entscheidungen zur Zuweisung der Offenen Posten lassen sich auch in einem Schema speichern.
Auf diese Weise kann das Schema zu späteren Zeitpunkten mit exakt der gleichen Auswahl wiederholt ausgeführt werden. Wählen Sie hierzu in der Zusammenfassung des Assistenten die Split-Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN mit dem Eintrag: ALS NEUES SCHEMA SPEICHERN aus.
4) Zahlungsverkehreingang buchen
Abschließend erfolgt der Ausgleich der Offenen Posten und die Erstellung der Buchungssätze über den Assistenten "Zahlungsverkehreingang buchen". Diesen finden Sie auch im Register ZAHLUNGSVERKEHREINGANG über die Schaltfläche WEITERE -> Assistenten "Zahlungsverkehreingang buchen".
Tipp:
Die im Assistenten getroffenen Entscheidungen, nach welchem Schema die Zuweisungen im Zahlungsverkehreingang gebucht werden sollen, lassen sich auch in einem Schema speichern.
Auf diese Weise kann das Schema zu späteren Zeitpunkten mit exakt der gleichen Auswahl wiederholt ausgeführt werden. Wählen Sie hierzu in der Zusammenfassung des Assistenten die Split-Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN mit dem Eintrag: ALS NEUES SCHEMA SPEICHERN aus.
Alle in diesem Beispiel gezeigte Schemen können über die Automatisierungsaufgaben auch zeitgesteuert z. B. mehrfach am Tag ausgeführt werden: Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Bereich: Zahlungsverkehreingang automatisieren