Der Ansprechpartner ist nicht einfach nur ein Name, sondern bezeichnet einen eigenen Datensatz mit weiteren Informationsfeldern. Telefon- und Faxnummer sowie die E-Mail-Adresse werden direkt aus der Adresse übernommen. (Diese Felder können selbstverständlich angepasst werden.)
Beachten Sie:
Achten Sie darauf, dass sich Eingaben in dieser Maske auf den Ansprechpartner beziehen und nicht auf den eigentlichen Adresssatz. Im weiteren Verlauf dieses Kapitels werden Sie noch erfahren, dass mehrere Ansprechpartner zu einer Adresse hinterlegt werden können. Da jeder diese Ansprechpartner in der Regel über eigene Telefondurchwahlen, etc. verfügt, wird häufig eine komfortable Möglichkeit der Verwaltung all dieser unterschiedlichen Daten benötigt.
Wie Sie sehen, verfügen Sie im Register: "Ansprechpartner" über die Möglichkeit der Eingabe einer Anrede, des bereits erwähnten Namens des Ansprechpartners, sowie einer Briefanrede. Diese Briefanrede kann mittels verschiedener Synonyme automatisch gebildet werden und in den Parametern auf Wunsch vordefiniert werden (Schaltfläche: PARAMETER - SONSTIGE - ANREDEN). Die möglichen Synonyme sind:
#ANR Anrede
#ASP Ansprechpartner
#AVN Vorname Ansprechpartner (Wird aus allen Wörtern des Ansprechpartners ausgenommen des letzten gebildet)
#AVK Vorname abgekürzt (Wird aus dem ersten Buchstaben des ersten Wortes mit einem Punkt gebildet)
#ANN Nachname des Ansprechpartners
(Wird aus dem letzten zusammenhängenden Wort des Ansprechpartner gebildet)
Wenn sie z. B. folgende Anrede für den Serienbrief erzeugen wollen
Sehr geehrter Herr Fritz Müller
müssen Sie die folgende Anrededefinition nutzen, sofern als Ansprechpartner "Fritz Müller" hinterlegt ist:
Sehr geehrter #ANR #AVN #ANN
Die Druckausgabe dieser Sequenz für den Ansprechpartner eines Adressdatensatzes erfolgt über die Variable
Adr.Re.Asp.AnrSB
welche Ihnen im Layout eines Serienbriefes zur Verfügung steht.
Beachten Sie:
Einträge / Änderungen im Feld Ansprechpartner werden direkt gespeichert. Dies ist auch der Fall, wenn die Adresse nicht gespeichert wird.
Für die Eingabe des Ansprechpartners stehen Ihnen zusätzliche Felder für die separate Eingabe von
- Titel
- Vorname
- Nachname
- Vorsatzwort
- Namenszusatz
zur Verfügung.
Im Feld "Aufbau" steht eine Auswahl zur Verfügung, die Sie entsprechend Ihrer Eingabeweise der Ansprechpartner auswählen können.
Wählen Sie z.B. für den Aufbau "Anrede Titel Vorname Zusatz Vorsatz Nachname" und geben Sie als Ansprechpartner ein: Herr Prof. Harald Freiherr von Mueller, so werden die Felder entsprechend gefüllt. Als Titel wird "Prof." erkannt, als Vorsatzwort wird "von" erkannt und als Namenszusatz wird "Freiherr" erkannt.
Vorgaben für die Belegung dieser Felder können Sie in den Parametern hinterlegen. Eine Beschreibung finden Sie im Kapitel Parameter (Adressen)
Außerdem stehen Ihnen Felder zur Verfügung zur Eingabe der Position, der Abteilung sowie des Geburtsdatums des Ansprechpartners. Vorgaben für die Belegung dieser Felder können Sie in den Parametern hinterlegen. Eine Beschreibung finden Sie im Kapitel Positionen bzw. Abteilungen .
Aufgrund der Felder für die separate Eingabe stehen zusätzlich die folgenden Synonyme für den Aufbau des Feld Anrede für Serienbrief zur Verfügung:
#TIT Titel
#VNA Vorname
#VNK Vorname (Kurzform)
#ZUS Namenszusatz
#VOS Vorsatzwort
#NNA Nachname
Diese Funktionalität steht Ihnen auch für die Bereiche
- Kontakte
- Vorgang
- Versand
zur Verfügung.
Der mittlere Teil der Maske bezieht sich auf die Erreichbarkeit, die mittels zweier Zeiträume, definiert durch Uhrzeiten, verwaltet werden können.
Datenfelder "Kommunikation"
Die bereits aus dem eigentlichen Adresssatz bekannten Datenfelder zur Kommunikation finden Sie hier erneut vor. Ergänzt werden sie durch eine zweite Telefonnummer und die Rufnummer eines Mobiltelefons.
Register: "Bild / Verteiler"
Das nächste Register beinhaltet die Möglichkeit diesem Ansprechpartner einen Verteiler zuzuordnen. Der Verteiler kann mit einem Filter verglichen werden, der beim Druck-, Fax- oder E-Mail Versand von Dokumenten die Anzahl der Datensätze einschränkt.
Er ist als Ergänzung zu dem Status anzusehen.
Der Verteiler wird in den Parametern des jeweiligen Programmbereichs definiert
Wenn Sie einen solchen Verteiler erzeugt haben, können Sie diesen z. B. einem Ansprechpartner zuordnen:
Sowohl beim Suchen, als auch in den Druckeinstellungen gibt es neben der Auswahl der Verteiler die Option 'Alle ausgewählten Verteiler müssen gesetzt sein'. Ist diese Option nicht aktiv, so werden alle Datensätze berücksichtigt, die mindestens einen der angegebenen Verteiler besitzen. Bei angeschalteter Option werden nur die Datensätze beachtet, die alle angegebenen Verteiler haben.
Beim Erstellen von Vorgangsdatensätzen werden automatisch die Verteiler der Adresse in den Vorgang übernommen. Beim Erzeugen von Versanddatensätzen aus dem Vorgang heraus gilt das Gleiche.
Darüberhinaus kann ein Bild des Ansprechpartners hinterlegt werden.
Register: "Datenschutz"
Im Umgang mit Daten von Dritten ist es laut DSGVO (Artikel 6, Nr. 1a) notwendig, eine Einverständniserklärung jeder betroffenen Person einzuholen, um die personenbezogenen Daten verarbeiten zu dürfen. Werden Adress-Datensätze mit mehreren Ansprechpartnern geführt, wird für jeden Ansprechpartner eine eigene Einverständniserklärung benötigt. Im Ansprechpartner-Datensatz kann diese mit allen nötigen Daten erfasst werden. Mehr Informationen finden Sie unter: Adresserfassung - Register "Datenschutz".
Register: "Selektionen"
Im Register: "Selektionen" stehen Ihnen Selektionsfelder zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um weitestgehend frei konfigurierbare Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen bzw. weiterer Informationen dienen.
Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager aktiviert werden.
Register: "Info"
Im Register: "Info" können Sie einen beliebigen Informationstext zu dieser Anschrift hinterlegen. Außerdem erhalten Sie die Datensatzinformationen angezeigt, aus denen Sie das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung, sowie das Kürzel des Mitarbeiters, durch den die Erstellung oder Änderung durchgeführt wurde, entnehmen können.
Register: "Weitere Angaben"
Hat man über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DB MANAGER - ADRESSEN - Schaltfläche: ÄNDERN die Option "Unterstützung für Berechtigungsgruppen - Prüfung auf Datensatzebene" und "Unterstützung für benutzerspezifische Eingrenzung" gesetzt, werden nach einer Datenkonsistenzprüfung die folgenden Felder zur Ansicht (sind ausgegraut) angezeigt.
- Berechtigungsgruppe
- Benutzerspezifisches Eingrenzungsfeld
- Ggf. Webshop ID
- Ggf. Auktionsplattform ID
Register: "Memo"
Das Feld "Memo" dient der Hinterlegung umfangreicher Texte zu diesem Ansprechpartner. Zur Gestaltung des Textes stehen Ihnen alle Möglichkeiten des RitchEdit Formates offen.
Register: "Bild / Verteiler"
Sie können zu den unter Register: "Verteiler" beschriebenen Informationen ein Bild des Ansprechpartners hinterlegen.
Weitere Themen