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Allgemeine Informationen zu Fehlzeiten und deren Erfassung
Navigieren Sie im den Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER und öffnen Sie einen Mitarbeiter-Datensatz zum Ändern.
Auf dem Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - "Grundlagen der Abrechnung" steht der Bereich: "Fehlzeiten" zur Verfügung.
Erfassung von Fehlzeiten in der Software
Die Fehlzeiten von Beschäftigten sind vom Arbeitgeber aufzuzeichnen, damit bei Teilentgeltzahlungszeiträumen die Beschäftigungszeit ermittelt wird und dadurch die Sozialversicherungstage zur Ermittlung der Beitragsbemessungsgrenzen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung errechnet werden können. Aus den Aufzeichnungen müssen die Kalenderdaten und die Art der Fehlzeit ersichtlich sein.
Mit der Erfassung der Fehlzeit treffen Sie einen Teil der Voraussetzungen hinsichtlich der Erstattungsanträge (AAG).
Steuerung über Fehlzeitenschlüssel
Um die Sicherheit des Abrechnungsverfahrens wesentlich zu erhöhen, ist die Steuerung über einen Fehlzeitenschlüssel vorzunehmen. Die Bewertung der Fehlzeitenarten mit ihren Auswirkungen auf die Ermittlung der Sozialversicherungstage, die Dauer der Mitgliedschaft und die Abgabe der Meldungen wird damit maschinell durchgeführt.
Fehlzeit in Mitarbeiter-Stammdaten eintragen
Über die Schaltfläche: NEU kann eine Fehlzeit erfasst werden.
| Feld | Art der Erfassung |
|---|---|
| VON / BIS | Über die Felder: "Von" und "Bis" wird die Dauer der Fehlzeit erfasst. Ist das Ende der Fehlzeit noch nicht bekannt, bleibt das Feld: "Bis" leer |
| Art der Fehlzeit | Im Feld: "Art der Fehlzeit" wählen Sie aus dem Fehlzeitenkatalog die entsprechende Art der Fehlzeit aus - Dem Fehlzeitenkatalog können Sie auch entnehmen, welche sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen die Hinterlegung dieser Fehlzeit nach sich ziehen wird |
Beachten Sie:
- Bestimmte Fehlzeiten haben direkte Auswirkung auf die Lohnberechnung
- Die Aufzeichnung der Fehlzeiten ist sehr sorgfältig vorzunehmen, da diese unter Umständen zur Kürzung der Sozialversicherungstage führen können
- Je nach Art der Fehlzeit ist aufgrund sozialversicherungsrechtlicher Kriterien die Abgabe einer SV-Meldung notwendig - Diese SV-Meldung wird durch die korrekte Hinterlegung der Fehlzeit durch das Programm automatisch generiert
Beispiel: 4.1. Krankheit/Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld (...)
- Kürzt SV-Tage, + 1 vollen Kalendermonat dann Abmeldung
Vergleichsnetto (aus Vormonat) / Erhaltene Sozialleistungen (Tageswert bzw. Monatswert)
Da Zuschüsse des Arbeitgebers zu Sozialleistungen ausschließlich dann beitragsfrei sind, wenn die Einnahmen zusammen mit den in § 23c SGB IV genannten Sozialleistungen das Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro im Monat übersteigen, werden diese Angaben zur korrekten Ermittlung benötigt (siehe §23c SGB IV).
Info:
Die einzutragenden Beträge werden Ihnen von der Einzugsstelle (Krankenkasse) mitgeteilt.
Fehlzeiten mit besonderen Eingabemasken
Fehlzeit 10.3 Entgeltfortzahlung nach U1
Einführende Informationen und Verweise
Unterliegt der Arbeitnehmer der Umlagepflicht nach U1 und ist für diesen Arbeitnehmer für einen Zeitraum die Fehlzeit 10.3 Entgeltzahlung nach U1 eingetragen, dann wird in den Vorgaben der Abrechnung im Abschnitt "Tage für Lohnfortzahlung" die Anzahl der Tage im Feld: "U1 Tage" ausgewiesen. Diese finden Sie im Bereich: PERSONAL - BRUTTOLOHNERFASSUNG UND LOHNKONTO - Schaltfläche: Erfassen der Abrechnung (Bruttolohnerfassung / Lohnkonto).
Der Erstattungsbetrag wird berechnet, wenn zusätzlich in der Lohnart, welche die Basis für die Berechnung des Erstattungsbetrages darstellt, die Option: "Berücksichtigung für Lohnfortzahlung" aktiviert ist.
Info:
Diese Einstellung finden Sie im Bereich: STAMMDATEN - LOHNARTEN steht im Lohnarten-Datensatz auf dem Register: "Weitere Kennzeichen" der Bereich: "Berücksichtigung für Lohnfortzahlung" zur Verfügung. Weitere Informationen zu dieser Option erhalten Sie in folgendem Hilfe-Artikel: Einstellungen in den Lohnarten (Lohnfortzahlung / Erstattung).
Die Erfassungsmaske zur Fehlzeit 10.3 ist folgendermaßen aufgebaut:
Kopf der Maske "Fehlzeiten-Datensatz neu erfassen"
| Bereich | Wichtige Informationen | Bildhinweis |
|---|---|---|
| Von (Datum) ..... Bis (Datum) | Hier ist darauf zu achten, dass der Erstattungszeitraum zu hinterlegen ist. Dieser kann von der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abweichend sein, wenn z. B.
|
|
| Art der Rückerstattung | Nach Auswahl der Fehlzeit wird das Auswahlfeld "Art der Rückerstattung" angezeigt: Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird. |
|
Register: "Arbeitsunfähigkeit"
| Bereich / Kennzeichen | Wichtige Informationen | Bildhinweis / Beispiel |
|---|---|---|
| Bereich: MELDUNG | ||
| Ursache der AU | An dieser Stelle hinterlegen Sie, um welche Art der Arbeitsunfähigkeit es sich handelt:
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|
| Kennzeichen: Am ersten Tag noch gearbeitet | Dieses Kennzeichen ist zu aktivieren, wenn der Arbeitnehmer am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet hat. | Beispiel: Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom 12.02. liegt dem Arbeitgeber vor. In der Fehlzeit ist der Zeitraum: 12.02. hinterlegt. Das Kennzeichen: "Am ersten AU-Tag noch gearbeitet" ist aktiviert und im Feld: "Letzter Arbeitstag vor AU" ist der 12.02 hinterlegt. Eine Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist für diesen Tag ausgeschlossen. Im Beispiel erscheint folgender Programm-Hinweis. Hinweis-Meldung Es wurde das Kennzeichen "Am ersten AU-Tag noch gearbeitet" aktiviert. Eine Erstattung für diesen Tag ist ausgeschlossen (...).
(Bild zum Vergrößern bitte anklicken) |
| Abtretung nach § 5 AAG | Dieses Kennzeichen ist zu aktivieren, wenn auf den Arbeitgeber ein Anspruch auf Schadenersatz nach § 6 des Entgeltfortzahlungsgesetzes übergegangen ist. |
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| Letzter Arbeitstag vor AU | Hier hinterlegen Sie das Datum, an welchem der Mitarbeiter letztmalig vor der Erkrankung gearbeitet hat. Beachten Sie: Wurde am 1. Tag der AU noch gearbeitet, gilt dieser Tag als letzter Arbeitstag. |
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Entgeltfortzahlung innerhalb der ersten 4-Wochen (einheitliches Arbeitsverhältnis) Info: Besonderheiten in Fehlzeit 10.3 für Saisonarbeiter und zuvor Beschäftigte | In den ersten vier Wochen des Beschäftigungsbeginn lässt sich in der Software eine U1-Erstattung für Saisonarbeiter oder bereits zuvor Beschäftigte erstellen. Dies ist über das spezielle Kennzeichen "Entgeltfortzahlung innerhalb der ersten 4-Wochen (einheitliches Arbeitsverhältnis)" in Fehlzeit 10.3 möglich, welches angezeigt wird, sofern die Fehlzeit innerhalb der ersten vier Wochen liegt. Beachten Sie:
In diesem Zusammenhang wird auch ein AAG Erstattungsantrag erzeugt. |
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| Bereich: EAU |
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| Art der Bescheinigung (Auswahlfeld) | Wählen Sie über die Auswahl, ob eine Erstbescheinigung der Krankmeldung vorliegt oder dies bereits eine Folgemeldung ist:
| Weitere Informationen im Hilfe-Artikel: Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU) |
| AU-Grund (Auswahlfeld) | Für folgende Einträge darf eine eAU-Anfrage gestellt werden:
Folgende Einträge darf keine eAU-Abfrage erfolgen, weshalb für diese Einträge auch keine Anforderung einer eAU möglich ist:
| Beachten Sie: Bei AU-Gründen, die keine Anforderung für eine eAU auslösen, ist das Häkchen "eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe" fest gesetzt und kann nicht deaktiviert werden. Weitere Informationen im Hilfe-Artikel: Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU) |
| Es ist eine aktuelle Meldung durch den Arbeitnehmer nach § 5 (1) EntgFG erfolgt | Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen. | Info: Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz) § 5 Anzeige- und Nachweispflichten. Externer Link: |
| eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe | Bei AU-Gründen, die keine Anforderung für eine eAU auslösen, ist das Häkchen "eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe" fest gesetzt und kann nicht deaktiviert werden. Bei privat versicherten Arbeiternehmern ist ein eAU-Abruf nicht möglich Das entsprechende Kennzeichen, dass die eAU nicht erwartet wird, ist für privat Versicherte automatisch gesetzt Die Software blendet eine entsprechende Information für Sie ein, weshalb das Kennzeichen fest gesetzt ist. | Weitere Informationen im Hilfe-Artikel: Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU) |
| Attest liegt vor | Ist Ihr gesetzlich versicherter Arbeitnehmer arbeitsunfähig krank, so lässt sich eine elektronische Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse mit "Abgabegrund= 41" stellen. Die Rückmeldung der Krankenkasse erhalten Sie ebenfalls elektronisch. Für die Vorerkrankungsabfrage dürfen nur diejenigen Fehlzeiten berücksichtigt werden, für die auch ein Attest vorliegt. Beachten Sie:
| Weitere Informationen im Hilfe-Artikel: Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU) |
Fehlzeit 10.4 Erstattung während des Beschäftigungsverbotes
Wenn für eine schwangere Mitarbeiterin ein ärztliches Beschäftigungsverbot ausgesprochen wurde, dann hinterlegen Sie dies über die Fehlzeit 10.4.
Art der Rückerstattung
Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird.
Entbindungstag
Da ein Beschäftigungsverbot in umittelbarem Zusammenhang mit Mutterschutz steht, ist hier der mutmaßliche Entbindungstag einzutragen.
Art des Beschäftigungsverbotes:
Hier können Sie zwischen folgenden Arten wählen
- 0 individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor)
- 1 generelles Beschäftigungsverbot
- 2 teilweise individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor)
- 3 teilweise generelles Beschäftigungsverbot
Beachten Sie:
Es ist darauf zu achten, dass in der betroffen Einzugsstelle der aktuell gültige Erstattungssatz für Beschäftigungsverbote abgerufen wurde (STAMMDATEN - EINZUGSSTELLEN - Einzugsstellen-Datensatz öffnen - UMLAGESÄTZE - Schaltfläche: BEITRAGSSÄTZE HOLEN).
Fehlzeit 4.5 Mutterschutzfrist
Die gesetzliche Mutterschutzfrist beginnt sechs Wochen vor der Entbindung und geht bis acht Wochen nach der Entbindung (Ausnahmen und Abweichungen möglich).
Info:
Die Fehlzeit "4.5 Mutterschutzfrist" kann für Mitarbeiter-Datensätze ausgewählt werden, die als Geschlecht folgenden Wert enthalten:
- Weiblich
- Divers
- Unbestimmt
Auch für die Auswahl "Kein Geschlecht ausgewählt" kann die Fehlzeit 4.5 gewählt werden.
Art der Rückerstattung
Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird.
Entbindungstag
Durch Hinterlegung des Entbindungstages wird die Schonfrist automatisch berechnet.
Auf dem Register: "Mutterschaft" stehen folgende Felder und Kennzeichen zur Verfügung:
- Beginn der Schonfrist
- Ende der Schonfrist
- mon. Bruttoarbeitsentgelt
- Kalendertägliches Netto
- Monatliches Netto
- Kennzeichen: "Früh- oder Mehrlingsgeburt"
- Kennzeichen: "Zahlung variables Entgelt im Ausgangszeitraum"
Nähere Informationen finden Sie im Kapitel: "Berücksichtigung von Mutterschutz" (in der Programmhilfe - F1).
Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn
Damit die Angaben zum Feld: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn" in der Lohnsteuerbescheinigung gefüllt werden können, ist hier gegebenenfalls eine Eingabe vorzunehmen.
Die Fehlzeiten werden unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Mitarbeiter-Datensatz öffnen - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG - FEHLZEITEN eingetragen. Im Katalog der Fehlzeit ist die Spalte: "Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung" enthalten.
Fehlzeiten, welche im Feld: "Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung" ein "JA" enthalten, können zur Berücksichtigung in der Lohnsteuerbescheinigung herangezogen werden.
Wurde eine Fehlzeit mit entsprechendem Kennzeichen ausgewählt, wird von der Software die Anzahl der Tage (NICHT Arbeitstage) geprüft. Die Ausweisung eines Zeitraums ohne Anspruch auf Arbeitslohn in der Lohnsteuerbescheinigung setzt 5 Arbeitstage voraus. Ausnahme: Im direkten Anschluss an eine Fehlzeit folgt eine weitere zu berücksichtigende Fehlzeit, deren Gesamtzeitraum mind. 5 Tage ergeben.
Mit der Option: "Zeitraum ohne Anspruch auf Arbeitslohn für 202x" ist zu bewerten, ob eine Berücksichtigung des Unterbrechungszeitraums in der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen soll oder nicht.
Beachten Sie:
Es ist zu prüfen, ob es sich bei einem Zeitraum tatsächlich um eine zu berücksichtigende Fehlzeit für die Lohnsteuerbescheinigung handelt. Bitte informieren Sie sich über die Entstehung der Zeiträume und deren Berücksichtigung bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Steuerberater.
Wird keine Bewertung zur Option: "Zeitraum ohne Anspruch auf Arbeitslohn für 202x" getroffen, erhalten Sie eine entsprechende Information, dass die Angabe zu tätigen ist.
Beachten Sie:
Ohne Bewertung wird die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr mit einem betroffenen Zeitraum NICHT erstellt!
Wurden die Daten vollständig in den Fehlzeiten hinterlegt, wird in der Lohnsteuerbescheinigung das Feld: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn" gefüllt.
Ausweisung im Lohnkonto
Nach vollständiger Hinterlegung der Daten in der Fehlzeit erfolgt auch eine entsprechende Ausweisung im Lohnkonto im Bereich: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn".
Aushilfsbeschäftigung für Mitarbeiter in Elternzeit erfassen
Über die Schaltfläche: AUSHILFSBESCHÄFTIGUNG kann für Mitarbeiter, die sich in Elternzeit (Fehlzeit 5.1) befinden, eine Aushilfsbeschäftigung in Form eines neuen Beschäftigungsverhältnisses angelegt werden. Dieses ist neben dem bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnis aktiv und muss auch separat beendet werden.
Beachten Sie:
Wird über die Schaltfläche: "Aushilfsbeschäftigung" KEIN neues Beschäftigungsverhältnis angelegt und stattdessen über das bereits bestehende mit einer neuen Abrechnungsvorgabe mit der Personengruppe 109 (geringfügig entlohnte Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV) eine Aushilfsbeschäftigung abgerechnet, wird durch die hinterlegte Fehlzeit 5.1 (Elternzeit) KEINE Kürzung der Sozialversicherungstage ausgelöst.
Fehlzeit 5.1: Elternzeit (Anmeldung / Abmeldung Elternzeit / Unterbrechungsmeldung über Software)
Seit dem 1. Januar 2024 gibt es ein neues Meldeverfahren. Dies gilt für Elternzeiten ab dem Jahr 2024 beginnend. Als Arbeitgeber melden Sie den Krankenkassen, wie lange Mitarbeitende in Elternzeit gehen. Zuvor war dies so geregelt, dass die Krankenkassen aktiv den Arbeitgeber anschreiben mussten, um dies abzuklären und fehlende Angaben anzufragen. Die Regelung des Meldeverfahren zur Elternzeit sieht nun vor, dass Kassen prüfen, inwiefern die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenkasse weiter besteht und wie hoch die Beiträge von freiwillig versicherten Mitarbeitenden ausfallen. Über die Software wird der Beginn und das Ende einer Elternzeit an die zuständige Krankenkasse gemeldet. Elternzeitmeldungen werden analog zu den SV-Meldungen beim Speichern des Mitarbeiters erstellt, wenn für diesen Mitarbeiter eine Fehlzeit "5.1 Elternzeit" erfasst wurde. Die Meldungen sind im Bereich SV-Meldungen einsehbar.
Hinweise zur Gesetzgebung:
- § 192 Abs. 1 Nr. 2 SGB V (Externer Link: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__192.html)
- § 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 u. 4a SGB IV (Externer Link: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html)
- § 12 Abs. 6 DEÜV (Externer Link: https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/__12.html)
Überblick der Meldegründe
Die Auswahl "Elternzeit" erzeugt nachfolgende Meldungen.
| 17 | Anmeldung wegen Beginn einer Elternzeit | Mit dieser "Beginn-Meldung" wird nur der Beginn der Elternzeit gemeldet. |
Beachten Sie: Die Übermittlung der Meldung 17 "Anmeldung wg. Beginn einer Elternzeit" wird nach einem vollen Kalendermonat versendet. Die Software prüft auf das Serverdatum. Meldung 37:
|
| 37 | Abmeldung wegen Ende einer Elternzeit | Die Meldung wird fällig, wenn die Elternzeit tatsächlich beendet ist (mit der nächsten Entgeltabrechnung oder innerhalb von sechs Wochen nach Ende der Elternzeit). | |
| 52 | Unterbrechungsmeldung wegen Elternzeit | Wenn der Vater die Elternzeit in Anspruch nimmt und aus diesem Grund seine Beschäftigung unterbricht, ist eine Meldung mit Abgabegrund 52 zu erstatten. |
|
| Meldegründe bei Sonderfall: Krankenkassenwechsel bei Elternzeit | |||
| 11 | Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel | Wird die Krankenkasse gewechselt, wird zu Beginn der Elternzeit die Meldung "17" erzeugt und mit Beginn des Krankenkassenwechsels noch einmal die "17" erzeugt, damit auch die neue Krankenkasse die Meldung hat. Die bisherige Krankenkasse erhält Meldung "31". Nach Ende der Elternzeit kommt die Meldung "37" nur an die neue Krankenkasse. |
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| 31 | Abmeldung wg. Krankenkassenwechsel |
Info:
Die Meldungen werden beim Monatsabschluss erzeugt. Die Meldung kann auch durch Öffnen der Mitarbeiter-Stammdaten anschließenden Speichern erzeugt werden. Der Versand erfolgt über die SV-Meldungen:
Nach Beendigung des Assistenten erhalten Sie weitere Informationen in der Zusammenfassung.
Einsicht in erstellte Meldungen in Mitarbeiter-Stammdaten: Zu meldende Daten - SV-Meldungen
In den Mitarbeiter-Stammdaten finden Sie diese auf dem Register: LOHN-ABRECHUNGSDATEN - (linke Navigation) - ZU MELDENDE DATEN - SV-MELDUNGEN.
Beachten Sie:
Diese Regelungen gelten auch bei geringfügig Beschäftigten.
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