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Allgemeine Informationen zu Fehlzeiten und deren Erfassung

Navigieren Sie im den Bereich: PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER und öffnen Sie einen Mitarbeiter-Datensatz zum Ändern.


Auf dem Register: "Lohn-Abrechnungsdaten""Grundlagen der Abrechnung" steht der Bereich: "Fehlzeiten" zur Verfügung. 

Erfassung von Fehlzeiten in der Software

Die Fehlzeiten von Beschäftigten sind vom Arbeitgeber aufzuzeichnen, damit bei Teilentgeltzahlungszeiträumen die Beschäftigungszeit ermittelt wird und dadurch die Sozialversicherungstage zur Ermittlung der Beitragsbemessungsgrenzen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung errechnet werden können. Aus den Aufzeichnungen müssen die Kalenderdaten und die Art der Fehlzeit ersichtlich sein. 

Mit der Erfassung der Fehlzeit treffen Sie einen Teil der Voraussetzungen hinsichtlich der Erstattungsanträge (AAG).

Steuerung über Fehlzeitenschlüssel

Um die Sicherheit des Abrechnungsverfahrens wesentlich zu erhöhen, ist die Steuerung über einen Fehlzeitenschlüssel vorzunehmen. Die Bewertung der Fehlzeitenarten mit ihren Auswirkungen auf die Ermittlung der Sozialversicherungstage, die Dauer der Mitgliedschaft und die Abgabe der Meldungen wird damit maschinell durchgeführt. 

Fehlzeit in Mitarbeiter-Stammdaten eintragen

Über die Schaltfläche: NEU kann eine Fehlzeit erfasst werden. 

FeldArt der Erfassung
VON / BISÜber die Felder: "Von" und "Bis" wird die Dauer der Fehlzeit erfasst. Ist das Ende der Fehlzeit noch nicht bekannt, bleibt das Feld: "Bis" leer
Art der FehlzeitIm Feld: "Art der Fehlzeit" wählen Sie aus dem Fehlzeitenkatalog die entsprechende Art der Fehlzeit aus -  Dem Fehlzeitenkatalog können Sie auch entnehmen, welche sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen die Hinterlegung dieser Fehlzeit nach sich ziehen wird


Beachten Sie:

  • Bestimmte Fehlzeiten haben direkte Auswirkung auf die Lohnberechnung
  • Die Aufzeichnung der Fehlzeiten ist sehr sorgfältig vorzunehmen, da diese unter Umständen zur Kürzung der Sozialversicherungstage führen können
  • Je nach Art der Fehlzeit ist aufgrund sozialversicherungsrechtlicher Kriterien die Abgabe einer SV-Meldung notwendig - Diese SV-Meldung wird durch die korrekte Hinterlegung der Fehlzeit durch das Programm automatisch generiert

Beispiel: 4.1. Krankheit/Kur nach Ablauf der Entgeltfortzahlung und Zahlung von Krankengeld (...)

  • Kürzt SV-Tage, + 1 vollen Kalendermonat dann Abmeldung

Vergleichsnetto (aus Vormonat) / Erhaltene Sozialleistungen (Tageswert bzw. Monatswert) 

Da Zuschüsse des Arbeitgebers zu Sozialleistungen ausschließlich dann beitragsfrei sind, wenn die Einnahmen zusammen mit den in § 23c SGB IV genannten Sozialleistungen das Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro im Monat übersteigen, werden diese Angaben zur korrekten Ermittlung benötigt (siehe §23c SGB IV).

Info:

Die einzutragenden Beträge werden Ihnen von der Einzugsstelle (Krankenkasse) mitgeteilt.

Fehlzeiten mit besonderen Eingabemasken  

Fehlzeit 10.3 Entgeltfortzahlung nach U1 

Einführende Informationen und Verweise

Unterliegt der Arbeitnehmer der Umlagepflicht nach U1 und ist für diesen Arbeitnehmer für einen Zeitraum die Fehlzeit 10.3 Entgeltzahlung nach U1 eingetragen, dann wird in den Vorgaben der Abrechnung im Abschnitt "Tage für Lohnfortzahlung" die Anzahl der Tage im Feld: "U1 Tage" ausgewiesen. Diese finden Sie im Bereich: PERSONAL - BRUTTOLOHNERFASSUNG UND LOHNKONTO - Schaltfläche: Erfassen.

Der Erstattungsbetrag wird berechnet, wenn zusätzlich in der Lohnart, welche die Basis für die Berechnung des Erstattungsbetrages darstellt, die Option: "Berücksichtigung für Lohnfortzahlung" aktiviert ist.

Info:

Diese Einstellung finden Sie im Bereich: STAMMDATEN - LOHNARTEN steht im Lohnarten-Datensatz auf dem Register: "Weitere Kennzeichen" der Bereich: "Berücksichtigung für Lohnfortzahlung" zur Verfügung.  Weitere Informationen zu dieser Option erhalten Sie in folgendem Hilfe-Artikel: Einstellungen in den Lohnarten (Lohnfortzahlung / Erstattung).

Erfassungsmaske zur Fehlzeit 10.3

Kopf der Maske "Fehlzeiten-Datensatz neu erfassen"
BereichWichtige InformationenBildhinweis
Von (Datum) ..... Bis (Datum) 

Hier ist darauf zu achten, dass der Erstattungszeitraum zu hinterlegen ist.

Dieser kann von der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abweichend sein, wenn z. B.

  • am ersten Tag der AU noch gearbeitet wurde. Dann ist dieser Tag von der Erstattung ausgeschlossen und das "Von-Datum" ist der Folgetag.
  • die Bescheinigung den Erstattungszeitraum von 42 Tagen überschreitet. Es ist maximal ein Zeitraum von 42 Tagen zu hinterlegen.

Art der Rückerstattung 

Nach Auswahl der Fehlzeit wird das Auswahlfeld "Art der Rückerstattung" angezeigt:

Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird. 




Register: "Arbeitsunfähigkeit"
Bereich / KennzeichenWichtige InformationenBildhinweis / Beispiel
Bereich: MELDUNG

Ursache der AU

An dieser Stelle hinterlegen Sie, um welche Art der Arbeitsunfähigkeit es sich handelt:

  • 0 Grundstellung: wird verwendet, wenn weder 1 noch 2 zutreffen
  • 1 Schädigung durch Dritte
  • 2 Arbeitsunfall / Berufskrankheit

Kennzeichen: Am ersten Tag noch gearbeitet Dieses Kennzeichen ist zu aktivieren, wenn der Arbeitnehmer am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet hat.

Beispiel:

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom 12.02. liegt dem Arbeitgeber vor. In der Fehlzeit ist der Zeitraum: 12.02. hinterlegt. Das Kennzeichen: "Am ersten AU-Tag noch gearbeitet" ist aktiviert und im Feld: "Letzter Arbeitstag vor AU" ist der 12.02 hinterlegt.

Eine Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist für diesen Tag ausgeschlossen.

Im Beispiel erscheint folgender Programm-Hinweis.

Hinweis-Meldung

Es wurde das Kennzeichen "Am ersten AU-Tag noch gearbeitet" aktiviert. Eine Erstattung für diesen Tag ist ausgeschlossen (...).

(Bild zum Vergrößern bitte anklicken)

Abtretung nach § 5 AAGDieses Kennzeichen ist zu aktivieren, wenn auf den Arbeitgeber ein Anspruch auf Schadenersatz nach § 6 des Entgeltfortzahlungsgesetzes übergegangen ist. 

Letzter Arbeitstag vor AU 

Hier hinterlegen Sie das Datum, an welchem der Mitarbeiter letztmalig vor der Erkrankung gearbeitet hat.

Beachten Sie:

Wurde am 1. Tag der AU noch gearbeitet, gilt dieser Tag als letzter Arbeitstag.

Entgeltfortzahlung innerhalb der ersten 4-Wochen (einheitliches Arbeitsverhältnis)

Info:

Besonderheiten in Fehlzeit 10.3 für Saisonarbeiter und zuvor Beschäftigte

In den ersten vier Wochen des Beschäftigungsbeginn lässt sich in der Software eine U1-Erstattung für Saisonarbeiter oder bereits zuvor Beschäftigte erstellen. Dies ist über das spezielle Kennzeichen "Entgeltfortzahlung innerhalb der ersten 4-Wochen (einheitliches Arbeitsverhältnis)" in Fehlzeit 10.3 möglich, welches angezeigt wird, sofern die Fehlzeit innerhalb der ersten vier Wochen liegt.

Beachten Sie:

  • Dieses spezielle Kennzeichen erscheint nur, wenn das Beginn-Datum der Fehlzeit innerhalb der ersten 28 Tage liegt und zusätzlich eine der nachfolgenden Bedingungen vorliegt:
    • Ein weiteres/vorhergehendes Beschäftigungsverhältnis ("Saisonarbeiter") oder
    • Eine Anmeldung wegen Systemwechsel (Abrechnungsvorgabe: Systemwechsel: Abrechnungsvorgaben)

In diesem Zusammenhang wird auch ein AAG Erstattungsantrag erzeugt.

Bereich: EAU

Art der Bescheinigung (Auswahlfeld)

Wählen Sie über die Auswahl, ob eine Erstbescheinigung der Krankmeldung vorliegt oder dies bereits eine Folgemeldung ist:

  • Erstbescheinigung: Erfassen Sie die vor Arbeitnehmer gemeldeten Zeiträume und Arten der Fehlzeit
  • Folgebescheinigung: Liegt eine Folgebescheinigung vor, prüft die Software das Vorhandensein einer bereits erfassten Erstbescheinigung
Erweiterte Dokumentation "Folgebescheinigung" einblenden

Wird die "Folgebescheinigung" in büro+ ausgewählt, dann überprüft die Software, ob auch eine zeitlich nahe Erstbescheinigung vorliegt:

  • Wenn dem so ist, dann wird im zweiten Schritt überprüft, ob diese fortlaufend ist
    • Ist dies nicht der Fall, erfolgt die Abfrage aus der Software, ob zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme stattgefunden hat
      • Falls dies auch nicht der Fall sein sollte, so nimmt die Software in der Anfrage "eAU" den Tag, der auch als Beginn, der auf das Enddatum der Erstbescheinigung (bzw. vorherigen Folgebescheinigung) folgt

Beispiel:

Enddatum Erstbescheinigung = 10. Tag des Monats, so ist der Beginn der Folgebescheinigung, und somit des erneuten Abrufs = 11. Tag des Monats.

  • Als Art der Fehlzeit ist wieder 10.3 einzutragen
  • Als letzter Arbeitstag wird nochmals das gleiche Datum wie zur Erstbescheinigung eingetragen
  • Als Art der Bescheinigung ist "Folgebescheinigung" zu wählen

Bei Auswahl "Folgebescheinigung": Abfrage ob zwischenzeitlich Arbeitsaufnahme erfolgte

Eine Folgeabfrage darf nicht durchgeführt werden, wenn zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme erfolgt ist. Aus diesem Grund erfolgt beim Hinterlegen einer Folgebescheinigung die Abfrage, ob zwischenzeitlich eine Arbeitsaufnahme erfolgte.

  • Auswahl "JA": Es ist keine Folgeabfrage sondern eine Erstabfrage durchzuführen
  • Auswahl "NEIN": Die Folgeabfrage kann durchgeführt werden

Weitere Informationen im Hilfe-Artikel:

Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU)

https://hilfe.microtech.de/x/CQBoFQ

AU-Grund (Auswahlfeld)

Für folgende Einträge darf eine eAU-Anfrage gestellt werden:

  • Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit Vertragsarzt / Vertragszahnarzt (§ 295 (1) S. 1 SGB V)
  • Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 (2) SGB VII)
  • Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse (§ 301 (1) S. 1 SGB V)

Folgende Einträge darf keine eAU-Abfrage erfolgen, weshalb für diese Einträge auch keine Anforderung einer eAU möglich ist:

  • Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit)
  • Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahme eines Sozialversicherungsträgers
  • Ärztliches Beschäftigungsverbotes nach § 16 (1) Mutterschutzgesetz
  • Bezug von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld 
  • durch Privatarzt festgestellte Arbeitsunfähigkeit 

Beachten Sie:

Bei AU-Gründen, die keine Anforderung für eine eAU auslösen, ist das Häkchen "eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe" fest gesetzt und kann nicht deaktiviert werden.

Weitere Informationen im Hilfe-Artikel:

Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU)

https://hilfe.microtech.de/x/CQBoFQ

Es ist eine aktuelle Meldung durch den Arbeitnehmer nach § 5 (1) EntgFG erfolgt

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen.

Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen.

Info:

Gesetz über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlungsgesetz) § 5 Anzeige- und Nachweispflichten.

Externer Link:

https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/__5.html

eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe

Bei AU-Gründen, die keine Anforderung für eine eAU auslösen, ist das Häkchen "eAU wird nicht erwartet / sonstige Ausnahmegründe" fest gesetzt und kann nicht deaktiviert werden.

Bei privat versicherten Arbeiternehmern ist ein eAU-Abruf nicht möglich Das entsprechende Kennzeichen, dass die eAU nicht erwartet wird, ist für privat Versicherte automatisch gesetzt

Die Software blendet eine entsprechende Information für Sie ein, weshalb das Kennzeichen fest gesetzt ist.

Weitere Informationen im Hilfe-Artikel:

Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU)

https://hilfe.microtech.de/x/CQBoFQ

Attest liegt vor

Ist Ihr gesetzlich versicherter Arbeitnehmer arbeitsunfähig krank, so lässt sich eine elektronische Vorerkrankungsanfrage bei der Krankenkasse mit "Abgabegrund= 41" stellen. Die Rückmeldung der Krankenkasse erhalten Sie ebenfalls elektronisch. Für die Vorerkrankungsabfrage dürfen nur diejenigen Fehlzeiten berücksichtigt werden, für die auch ein Attest vorliegt.

Beachten Sie:

  • Vor dem Verarbeiten der externen Meldungen ist das Kennzeichen: "Attest liegt vor" noch belegbar
  • Nach dem Verarbeiten der externen Meldungen ist das Kennzeichen nicht mehr editierbar


Weitere Informationen im Hilfe-Artikel:

Erfassung Fehlzeit und Anfrage an Krankenkasse (eAU)

https://hilfe.microtech.de/x/CQBoFQ

Fehlzeit 10.4 Erstattung während des Beschäftigungsverbotes 

Wenn für eine schwangere Mitarbeiterin ein ärztliches Beschäftigungsverbot ausgesprochen wurde, dann hinterlegen Sie dies über die Fehlzeit 10.4.

Art der Rückerstattung 

Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird. 

Entbindungstag 

Da ein Beschäftigungsverbot in umittelbarem Zusammenhang mit Mutterschutz steht, ist hier der mutmaßliche Entbindungstag einzutragen. 

Art des Beschäftigungsverbotes: 

Hier können Sie zwischen folgenden Arten wählen

  • 0 individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor)
  • 1 generelles Beschäftigungsverbot
  • 2 teilweise individuelles Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest liegt vor)
  • 3 teilweise generelles Beschäftigungsverbot

Beachten Sie:

Es ist darauf zu achten, dass in der betroffen Einzugsstelle der aktuell gültige Erstattungssatz für Beschäftigungsverbote abgerufen wurde (STAMMDATEN - EINZUGSSTELLEN - Einzugsstellen-Datensatz öffnen - UMLAGESÄTZE - Schaltfläche: BEITRAGSSÄTZE HOLEN).

Fehlzeit 4.5 Mutterschutzfrist 

Die gesetzliche Mutterschutzfrist beginnt sechs Wochen vor der Entbindung und geht bis acht Wochen nach der Entbindung (Ausnahmen und Abweichungen möglich).

 

Art der Rückerstattung 

Mit dieser Auswahl definieren Sie, ob der Erstattungsbetrag an Sie überwiesen oder dem Beitragskonto gut geschrieben wird. 

Entbindungstag 

Durch Hinterlegung des Entbindungstages wird die Schonfrist automatisch berechnet. 

Auf dem Register: "Mutterschaft" stehen folgende Felder und Kennzeichen zur Verfügung:

  • Beginn der Schonfrist
  • Ende der Schonfrist
  • mon. Bruttoarbeitsentgelt
  • Kalendertägliches Netto
  • Monatliches Netto
  • Kennzeichen: "Früh- oder Mehrlingsgeburt"
  • Kennzeichen: "Zahlung variables Entgelt im Ausgangszeitraum"

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel: "Berücksichtigung von Mutterschutz" (in der Programmhilfe - F1). 

Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn 

Damit die Angaben zum Feld: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn" in der Lohnsteuerbescheinigung gefüllt werden können, ist hier gegebenenfalls eine Eingabe vorzunehmen.

Die Fehlzeiten werden unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Mitarbeiter-Datensatz öffnen - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG - FEHLZEITEN eingetragen. Im Katalog der Fehlzeit ist die Spalte: "Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung" enthalten. 

 

Fehlzeiten, welche im Feld: "Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung" ein "JA" enthalten, können zur Berücksichtigung in der Lohnsteuerbescheinigung herangezogen werden. 

Wurde eine Fehlzeit mit entsprechendem Kennzeichen ausgewählt, wird von der Software die Anzahl der Tage (NICHT Arbeitstage) geprüft. Die Ausweisung eines Zeitraums ohne Anspruch auf Arbeitslohn in der Lohnsteuerbescheinigung setzt 5 Arbeitstage voraus. Ausnahme: Im direkten Anschluss an eine Fehlzeit folgt eine weitere zu berücksichtigende Fehlzeit, deren Gesamtzeitraum mind. 5 Tage ergeben. 

Mit der Option: "Zeitraum ohne Anspruch auf Arbeitslohn für 202x" ist zu bewerten, ob eine Berücksichtigung des Unterbrechungszeitraums in der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen soll oder nicht. 

Beachten Sie:

Es ist zu prüfen, ob es sich bei einem Zeitraum tatsächlich um eine zu berücksichtigende Fehlzeit für die Lohnsteuerbescheinigung handelt. Bitte informieren Sie sich über die Entstehung der Zeiträume und deren Berücksichtigung bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Steuerberater.

Wird keine Bewertung zur Option: "Zeitraum ohne Anspruch auf Arbeitslohn für 202x" getroffen, erhalten Sie eine entsprechende Information, dass die Angabe zu tätigen ist. 


Beachten Sie:

Ohne Bewertung wird die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr mit einem betroffenen Zeitraum NICHT erstellt! 


Wurden die Daten vollständig in den Fehlzeiten hinterlegt, wird in der Lohnsteuerbescheinigung das Feld: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn" gefüllt. 

Ausweisung im Lohnkonto 

Nach vollständiger Hinterlegung der Daten in der Fehlzeit erfolgt auch eine entsprechende Ausweisung im Lohnkonto im Bereich: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn". 

Aushilfsbeschäftigung für Mitarbeiter in Elternzeit erfassen 

Über die Schaltfläche: AUSHILFSBESCHÄFTIGUNG kann für Mitarbeiter, die sich in Elternzeit (Fehlzeit 5.1) befinden, eine Aushilfsbeschäftigung in Form eines neuen Beschäftigungsverhältnisses angelegt werden. Dieses ist neben dem bereits bestehenden Beschäftigungsverhältnis aktiv und muss auch separat beendet werden.

Beachten Sie:

Wird über die Schaltfläche: "Aushilfsbeschäftigung" KEIN neues Beschäftigungsverhältnis angelegt und stattdessen über das bereits bestehende mit einer neuen Abrechnungsvorgabe mit der Personengruppe 109 (geringfügig entlohnte Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV) eine Aushilfsbeschäftigung abgerechnet, wird durch die hinterlegte Fehlzeit 5.1 (Elternzeit) KEINE Kürzung der Sozialversicherungstage ausgelöst.

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