DMS - Einrichtungsempfehlungen

Inhalt

Öffnen des Bereichs für das microtech Dokumentenmanagement

Nach dem Eintragen des Schlüssels wird das Modul freigeschaltet. In der Bereichsleiste (links) finden Sie nun den Bereich: DOKUMENTE. 

Navigieren Sie in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG. An dieser Stelle sollten Ihnen nun mindestens folgende Register zur Verfügung stehen:

• Mein Dokumenten-Eingang
• Dokumenten-Eingang
• Dokumente

Benutzer für Dokumentenmanagement müssen konfiguriert werden

Nutzer des Dokumentenmanagement benötigen entsprechende Berechtigungen. Weitere Infos: DMS - Berechtigungsstrukturen.

Weiterhin sollte gewährleistet sein, dass für die jeweiligen Benutzer das Kennzeichen: "Ist ein Dokumentensachbearbeiter" gesetzt wurde. Weitere Infos zum Eintragen des Kennzeichens: https://hilfe.microtech.de/pages/viewpage.action?pageId=15239137.

Vorschau für alle relevanten Bereich über Schaltfläche: DETAILS - VORSCHAU einblenden

Wir empfehlen Ihnen in allen relevanten Bereich über die Schaltfläche: DETAILS die Vorschau für Dokumente einzublenden. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise eine Rechnung im Format "ZUGFeRD" sowie eine sonstige Rechnung sehr einfach überblicken.

Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-EINGANG öffnen Sie über Schaltfläche: EINSEHEN einen Dokumenten-Datensatz. 

Blenden Sie in diesem Fenster über Schaltfläche: DETAILS die VORSCHAU ein. 

Auf diese Weise lassen sich im Dokumenten-Eingang sowie im Datensatz des Dokuments die darstellbaren Inhalte des PDF-Dokuments anzeigen. Für ZUGFeRD-Dateien sowie sonstige Rechnungen sehen Sie auf diese Weise eine Vorschau des PDF-Dokuments.

Die Vorschau kann vergrößert, verkleinert sowie verschoben werden, z. B. mittels Mausrad. Zudem lässt sich das Vorschaufenster über ein Werkzeug an den Rändern in der Größe verändern.

Weitere allgemeine Infos zu Detail-Ansichten: Detail-Ansicht sowie Detail-Ansichten: Anordnung festlegen.

Einblenden der Detail-Ansicht für "Versionen"

Blenden Sie z. B. im Bereich: VERKAUF - DOKUMENTE - auf dem Register: DOKUMENTEN-EINGANG - Schaltfläche: DETAILS - die Ansicht: VERSIONEN ein.

Aufklappen der Detail-Ansicht

Klappen Sie direkt im Anschluss in der Detail-Ansicht über Doppelklick bzw. verschieben der nach oben zeigenden Fläche die untere Ansicht für "Dokumente" auf.

Die Detail-Ansicht zeigt nun neben der aktuellen Version auch die weiteren Versionen der Dokumente an, sofern diese existieren. 

Register: "Dokumenten-Eingang-Protokoll" für (MEIN) DOKUMENTEN-EINGANG einblenden

Blenden Sie für das Register MEIN DOKUMENTEN-EINGANG sowie für das Register: DOKUMENTEN-EINGANG auch das DOKUMENTEN-PROTOKOLL ein.

Wählen Sie auf dem jeweiligen Register über Schaltfläche: VERWALTEN - DOKUMENTEN-EINGANG-PROTOKOLL.

Möglichkeiten der Sortierung und Suche

Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG kann auf den Registern: DOKUMENTEN-EINGANG sowie DOKUMENTE mittels Schaltfläche: SORTIERUNGEN die Tabelle nach einem bestimmten Kriterium geordnet werden.

Sortieren

Nach folgenden Kriterien kann aufsteigend / absteigend sortiert werden:

• Mehrfachsuche
• Status
• Name
• Sachbearbeiter (Benutzernummer)
• Kundennummer (Inhalt)
• Belegnummer (Vorgang)
• Art
• Nummer
• Datum (Dokument)
• Belegnummer (Inhalt)
• Adressnummer
• GUID

Mehrfachsuche

Über die Mehrfachsuche stehen verschiedene Suchfelder zur Verfügung, die es Ihnen erlauben schnelle Eingrenzungen auf bestimmte Aspekte zu treffen, im Beispiel: Dokumentenstatus mit dem Wert: "Neu (formal prüfen)".

Eingabefelder der Mehrfachsuche

Die Felder "Nummer" und "Name" lassen sich für die Suche nutzen. Die weiteren Felder werden über eine Auswahl befüllt:

• Für die "Dokumentenart" sowie "Dokumentenstatus" kann über das Auswahlfeld eine Einschränkung auf Datensätze vorgenommen werden.
• Das Feld "Adressnummer" erlaubt über das Lupe-Werkzeug den Aufruf der Maske "Adressdatensatz suchen..." Über das Feld "Dokumentendatum" kann mit dem Kalender-Werkzeug die Datumseingrenzung erfolgen.

Im Adressdatensatz für die automatische Zuordnung relevante Felder

Für die automatische Befüllung von Feldern auf der Rechnung, die auf den Adressdatensatz zurückgreifen, empfehlen wir folgende Stellen im Bereich der Adressen befüllt zu haben.

Vorgabe für FiBu Buchungskonto (Kontonummer)

Im Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN befindet sich in den Stammdaten der Adresse auf dem Register: KENNZEICHEN die Gruppe "Vorgabe für FiBu Buchungskonto". Ist diese befüllt, kann diese auch automatisch über die Stammdaten in der Rechnung belegt werden.

Vorgabe für Dokumenteninhalt  (Gegenkonto - Gegenkostenstelle)

Im Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN befindet sich in den Stammdaten der Adresse auf dem Register: KENNZEICHEN die Gruppe: "Vorgabe für Dokumenteninhalt". Diese Gruppe kann mit dem microtech Dokumentenmanagement genutzt werden. Das an dieser Stelle gepflegte Gegenkonto sowie die Gegenkontostelle werden über die Stammdaten für die Rechnung herangezogen.

Kundennummer bei diesem Lieferanten

Im Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN befindet sich in den Stammdaten der Adresse auf dem Register: GESPERRT / HÄNDLER. Über dieses Feld wird die Kundennummer eingepflegt, mit der Sie beim Händler, der Ihnen die Rechnung schreibt, bekannt sind. So lässt sich über die auf einer Rechnung angegebenen Kundennummer direkt der Bezug zu den Stammdaten herstellen.

Funktionslogik der in den Stammdaten enthaltenen Felder für die Zuordnung: Rechnung zu Stammdaten

Kundennummer löst verknüpfte Adressnummer auf

Durch das Eintragen der "Kundennummer" in der Rechnung besteht ein Rückschluss zum Adressdatensatz des Händlers in der Software, der Ihnen die Rechnung geschrieben hat. 

Adressnummer löst verknüpfte Gegenkostenstelle sowie Buchungssatz auf

Über die Adressnummer werden neben der Gegenkostenstelle auch die Gegenkontonummer und Kontonummer des Buchungssatz eingetragen.