Inhalt
In Zeiterfassungsarten legen Sie feste Arten von Schemen an, z. B. eine Zeiterfassungsart "Consulting", welche immer auf bestimmte Parameter, Abrechnungsvorgaben und eine Artikelnummer zugreift.
Kopf des Zeiterfassungsarten-Datensatz
Im Kopf der Maske sind folgende Informationen zu erfassen:
- Nummer: Vergibt das System fortlaufend
- Bezeichnung: Vergeben Sie an dieser Stelle eine prägnante Bezeichnung, zu welcher Aufgabengruppe Zeiterfassungen stattfinden sollen
- Vorgabe-Gruppe: Über VERKAUF - PROJEKTE - Register: ZEITERFASSUNGSGRUPPEN lassen sich verschiedene Datensätze anlegen
Register: VORGABEN des Zeiterfassungsarten-Datensatz
Einstellungen
Über das Auswahlfeld: "Parameter" laden Sie die "Einstellungen für Zeiterfassung" ein, welche Sie im Bereich: PARAMETER - ABRECHNUNG - EINSTELLUNGEN FÜR ZEITERFASSUNG festgelegt haben. Über die von Ihnen festgelegten Schemen in den Parametern haben Sie die für Sie passenden Vorgaben definiert, die Sie an dieser Stelle z. B. der Art "Consulting" zuordnen.
Abrechnungsvorgaben
Sofern in dem genutzten Schema der "Einstellungen für Zeiterfassung" diese abrechenbar sein soll, stehen folgende Auswahlfelder zur Verfügung:
Art der Abrechnung: Wählen Sie "Abrechnung über Projekt bzw. Adresse", sofern eine Abrechnung gewünscht ist. Ansonsten lassen Sie diese Feld leer.
Artikelnummer: Wählen Sie an dieser Stelle den Artikel, in dem der Preis pro Einheit festgelegt wurde, z. B. eine "Consultingheinheit". Die Artikel legen Sie im Bereich: VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ARTIKEL an.
Register: ABRECHNUNG des Zeiterfassungsarten-Datensatz
Das Register: ABRECHNUNG steht ausschließlich in Zeiterfassungsarten zur Verfügung, die abrechenbar sind. Auf diesem Register lassen sich diverse Ausschlussverfahren für bestimmte Szenarien aufstellen sowie über Formeln weitere Eingrenzungen vornehmen.
Von der Abrechnung ausschließen
Bestimmen Sie an dieser Stelle, welche gesperrten Datensätze von der Abrechnung ausgeschlossen werden sollen:
- Gesperrte Adressen ausschließen
- Gesperrte Projekte ausschließen
- Gesperrte Zeiterfassungsdatensätze ausschließen
Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit über den Formeleditor eine individuelle "Ausschlussbedingung" zu erstellen.
Abrechnung soll nicht erstellt werden (auch wenn es abrechenbare Zeiterfassungsdatensätze gibt)
Legen Sie in diesem Bereich fest, ob gesperrte Zeiterfassungsdatensätze und / oder eine eigene Bedingung die Abrechnung verhindern.
Kennzeichen "Gesperrte Zeiterfassungsdatensätze verhindern Abrechnung"
Die Projektabrechnung wird durch Aktivierung des Kennzeichens verhindert.
(Formel für) Bedingung für Verhinderung
Über diese Formel kann eine Bedingung über Zeiterfassungs- und verbundene Projektfelder aufgebaut werden, die je nachdem, ob sie zutrifft eine Verhinderung der Abrechnung bewirkt.
Im Beispielbild wurde festgelegt, dass eine Abrechnungsmenge größer als 1.000 nicht abgerechnet werden darf
Abzurechnende Zeiterfassungsdatensätze
Legen Sie über das Auswahlfeld fest, ob ein bestimmter Status für die Abrechnung der Zeiterfassungsdatensätze obligatorisch ist oder alle abrechenbaren Status berücksichtigt werden sollen.
- Status: Die Auswahl "(alle Abrechenbaren)" ist Standard, es lassen sich auch weitere konfigurierbare Status wählen, z. B.: "Bearbeitung beendet", "Geprüft", "Freigegeben", etc.
- (Formel für) Bedingung: Sollte obenstehende Bedingung nicht ausreichen lässt sich über eine Formel auch eine Bedingung erstellen.
Vorgang
- Vorgangsart: Alle Vorgangsarten aus den Parametern stehen zur Verfügung, so ist gewährleistet dass diese Zeiterfassungsart immer über den gewählten Vorgang abgerechnet wird
- Separierung: Wenn mehrere Zeiterfassungs-Datensätze über ein Projekt verbunden sind, dann sollen diese über diesen einen Vorgang abgerechnet werden. Neben der "Adressnummer" lassen sich auch "Projektnummer" oder auch "Formel" als Separierung wählen. Über die gewählte Option wird dann der Vorgang erstellt
- Formel für Bezeichnung: Die Bezeichnung des Vorgangs lässt sich ebenfalls über eine Formel bestimmen. Werden dann ggf. mehrere Vorgänge, da pro Vorgang nur eine Bezeichnung.
ositionen
- Formel für Bezeichnung des Zeiterfassungsdatensatz: Über die Formel lässt sich die Positionsbezeichnung automatisch generieren. Dies kann ein fest eingegebener Wert sein oder ein über eine Formel zu generierender Wert
- Gruppierung über: Als Auswahl stehen folgende Optionen zur Verfügung: "Keine", "über Projektnummer", "Formel"
- Wird die Option "Formel" gewählt, steht zusätzlich das Feld "Formel für Gruppierung" zur Verfügung
- Summierung: Es stehen die Optionen "(keine)", "Über vorangestellte Gruppensumme" sowie "Über Titel" zur Verfügung.
Beispiel:
Bei einem Projekt waren mehrere Personen aus dem Consulting beteiligt. Da kann die Formel über die Gruppierung genutzt werden. Die Summierung erfolgt dann z. B. über die vorangestellte Gruppensummer oder über den Titel
- Formel für Kopfbezeichnung: Wenn der Titel beeinflusst werden soll, dann kann das über eine "Formel für Kopfbezeichnung" erreicht werden
- Kennzeichen: "Kein Einzelnachweis (Zeiterfassungsdatensätze bei Ausgabe ausblenden)": Mit diesem Kennzeichen wird diese Information für den Druck genutzt.
- Hintergrund: Für jeden Zeiterfassungs-Datensatz wird eine Position erzeugt. Mit diesem Kennzeichen lässt sich auswählen, ob der aus der "Formel für Kopfbezeichnung" generierte Wert mit auf dem Druck ausgegeben werden soll, z. B. als Position auf dem Druck geschrieben werden soll.
Info:
Werden die Formelfelder für Positionsbezeichnung und / oder Kopfbezeichnung nicht befüllt, so erhalten diese die Standard-Bezeichnung bzw. bei Gruppen / Summen die jeweilige Überschrift "Titel", "Summe".
Register: MEMO des Zeiterfassungsarten-Datensatz
An dieser Stelle haben Sie Platz für Notizen, die ggf. relevant für diesen Datensatz oder in Zusammenhang für das teamübergreifende Arbeiten mit diesem Datensatz sind.
Register: GESPERRT des Zeiterfassungs-Datensatz
Wird ein Zeiterfassungsarten-Datensatz gesperrt, wird mit dem Betätigen des Gesperrt-Kennzeichens auch das Datum mit Uhrzeit der Sperrung hinterlegt. Über Freitext lässt sich der Grund für die Sperrung eingeben, damit für andere Nutzer möglichst transparent der Grund der Sperrung ersichtlich ist.
Register: SELEKTIONEN des Zeiterfassungsarten-Datensatz
Im Datenbank-Manager können Sie auch für diesen Tabellenbereich individuelle Selektionsfelder erstellen.
Weitere Infos in der Hilfe:
Register: INFO des Zeiterfassungsarten-Datensatz
Info-Feld für Ihre Notizen.