Für welche Einsatzzwecke ist die Anweisungsart "Interne E-Mail senden" gedacht?
- Mit dieser Anweisungsart können "interne" und "externe" E-Mails zu z. B. Datensatzmeldungen protokolliert werden
- Die Felder können mit einem festen Text belegt werden oder auch über den Formeleditor gestaltet werden
Beachten Sie:
Die interne E-Mail steht in allen Bereichs-Aktionen zur Verfügung. Für den Versand der internen E-Mail muss den Systemeinstellungen von microtech büro+ eine "E-Mail-Anbindung für Datensatzänderungen" eingerichtet sein:
Konfiguration der "Internen E-Mail"
Die Erfassung einer Bereichs-Aktion mit der Anweisungsart der internen E-Mail lässt sich folgendermaßen erfassen:
A) Möglichkeit der Erfassung über "Regeln" in den Parametern
Die Erfassung der Bereichsaktion "Interne E-Mail senden" erfolgt über: PARAMETER: (z. B.) VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - REGELN - Schaltfläche: NEU zum Erfassen eines neuen Regel-Datensatzes.
B) Möglichkeit der Erfassung im gewählten Bereich über STAMMDATEN - Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN
Beim Aufruf der Bereichs-Aktionen erhalten Sie eine Übersicht zu den innerhalb der Regeln angelegten Bereichs-Aktionen. Über die rechte Maustaste lässt sich mit der Auswahl: NEU auch direkt innerhalb des Assistenten eine neue Regel der Art "Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen" erstellen.
Als "Auswertungsposition" ist die Auswahl "Zum Ausführen von Bereichs-Aktionen" zu treffen. In der zu erfassenden Anweisung ist die Anweisungsart: "Interne E-Mail senden" zu wählen.
Ob und wann diese E-Mail versandt werden soll, lässt sich über eine vorgeschaltete Bedingung (z. B. Formel, verzweigte Formel) steuern.
Beispiel:
Die Felder lassen sich über Formeln gestalten und z. B. einem Empfänger zuordnen. Im Betreff kann so z. B. auch auf die Auftrags- und Projektnummer sowie weitere für den Bereich verfügbare Felder zurückgegriffen werden.
Tipp:
Sie müssen für die Felder der internen E-Mail nicht zwingend den Feldeditor nutzen, es ist auch eine direkte Eingabe von Text möglich.
Die Felder auf dem Register: ANWEISUNG - Gruppe: E-MAIL lassen sich folgendermaßen befüllen:
- Das Empfängerfeld kann mit Formel aufgrund des aktuellen Datensatz bestückt werden - alternativ ist auch eine reine Texteingabe einer E-Mail-Adresse möglich
- Das Feld für "Weitere Empfänger (Cc)" kann ebenfalls mit einer Formel oder einer Texteingabe befüllt werden
- Der "Betreff" lässt sich ebenfalls durch einen festen Text oder eine Formel belegen
- Das "Layout" für den Text (der Inhalt der Nachricht) ist somit auch als fester Text oder über eine Formel zu gestalten
Möglichkeit der Automatisierung einer internen E-Mail
"Interne E-Mail senden" in den Bereichs-Aktionen als Schema speichern
Möchten Sie den Versand einer internen E-Mail automatisch durch die Software erledigen lassen, erstellen Sie aus einer Bereichs-Aktion (welche z. B. im Bereich der Vorgänge angelegt wurde) ein Schema, welches für die spätere Automation abzuspeichern ist: Beispiele zum Erfassen eines Schemas, finden Sie an folgender Stelle der Hilfe: Beispiele für Prüflauf nach Assistenten-Schema (Automatisierung).
Erstelltes Schema im Bereich der Automatisierungsaufgaben auswählen
Im Bereich: MEINE FIRMA - ÜBERBLICK wechseln Sie nach dem Speichern des Schemas auf das Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN. Sollte dies der erste Aufruf des Automatisierungsbereichs für Sie in der Software sein, beachten Sie bitte folgende Hinweise zum Einblenden des Bereichs und der Einrichtung des Automatisierungs-Dienstes: Automatisierungsaufgaben in microtech büro+.
Info:
Weitere Informationen zum Thema der Bereichs-Aktionen und zum Versenden der internen E-Mail haben wir für Sie in folgenden Kapiteln bereitgestellt: