Jahresabschluss Lohn & "Checkliste nach Dezember-Abrechnung"

Vorbereitung und Durchführung Allgemein

1 Einleitung

Im Zusammenhang mit der Durchführung des Jahresabschlusses / Jahreswechsels im Lohn empfehlen wir Ihnen die in diesem Artikel beschriebene Vorgehensweise.

Tipp:

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2 Vor der Dezember-Abrechnung

2.1 Steuer-Identifikationsnummern vorhanden?

Prüfen Sie, ob bei all Ihren Mitarbeitern, vor allem den geringfügig Beschäftigten, die Steuer-ID vorliegt. Nähere Informationen finden Sie in folgendem Kapitel:

Hinweis für geringfügig Beschäftigte bei fehlender Steuer-ID-Nummer

2.2 Lohnsteuerjahresausgleich durchführen

Falls Sie dazu verpflichtet oder berechtigt sind, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen, nehmen Sie die notwendigen Einstellungen in Ihrer microtech Software vor der Dezember-Abrechnung vor.

Dazu aktivieren Sie in der aktuellen Abrechnungsvorgabe der Mitarbeiter das "Lohnsteuerjahresausgleichskennzeichen" (PERSONAL – STAMMDATEN – MITARBEITER – "Lohn/Abrechnungsdaten" – Abrechnungsvorgaben – Register: "Steuer"). Weitere Informationen zum Sachverhalt "Lohnsteuerjahresausgleich durchführen" entnehmen Sie bitte dem folgenden Kapitel: Lohnsteuerjahresausgleich.

3 Nach der Dezember-Abrechnung (mit Checkliste)

Voraussetzung: Die Erfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember 20xx ist abgeschlossen und alle Drucke und sonstigen Auswertungen wurden erledigt.

Checkliste "Jahresabschluss Lohn":

	Aufgabe	Anmerkung / Tipp
1	Lohn- und Gehaltsabrechnungen Dezember auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen
2	Erstellen Sie eine Datensicherung.	Siehe hierzu in der Online-Hilfe: Datensicherung.
3	Führen Sie den Monats-/Jahresabschluss innerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch.	Bereich: Personal – Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Schaltfläche: "Jahresabschluss"
4	Aktualisieren Sie das Programm mittels bereitgestelltem Update.	Sprechen Sie dazu ggf. mit Ihrer IT-Abteilung / Ihrem Administrator, wann das Update durchgeführt werden kann. Die Datei finden Sie im microtech Serviceportal unter Downloads .
5	Nettolohnberechnung durchführen.	Bereich: Personal - Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - im „Bereich-Lohn“ Schaltfläche: „Abrechnung“ - Nur für aktuellen Monat durchführen. Dies ist erforderlich, damit das neueste Abrechnungssystem für bereits existierende Abrechnungen benutzt wird. Dadurch werden auch die SVMeldungen erstellt.
6	SV-Meldungen und UV-Meldungen versenden: Die beim Jahresabschluss erstellten Meldungen zur Sozialversicherung und zur Unfallversicherung sind an die Einzugsstellen zu übermitteln.	Bereich: Personal – Registerkarte: "Übergeben / Auswerten" - Auswerten & Übertragen - Beitragsabrechnung übertragen Art der Abrechnung: - SV-Meldungen - UV-Jahresmeldungen
7	Druck der SV- und UV-Meldungen für die Mitarbeiter	Bereich: Personal - Stammdaten - Mitarbeiter – Registerkarte: Start - Schaltfläche: Weitere - SV-Meldungen bzw. UV-Meldungen
8	Lohnsteuerbescheinigungen erstellen und versenden Nach der endgültigen Dezember-Abrechnung müssen Sie für jeden individuell versteuerten Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr erstellen.	Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Artikel: Lohnsteuerbescheinigung drucken / übertragen.

4 Wichtige Arbeiten des Arbeitgebers nach dem Jahreswechsel

Mitarbeiter-Stammdaten auf Richtigkeit sowie den Urlaubsanspruch für das neue Jahr überprüfen.
Überprüfen der Versicherungspflicht: Anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenzen muss die Krankenversicherungspflicht der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber jährlich überprüft werden. Ggf. ergeben sich dadurch Änderungen im Versicherungsverhältnis und den Beitragsgruppenschlüsseln. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Krankenkasse.
Neue Bescheinigung für privat versicherte Arbeitnehmer überprüfen: Zum Jahreswechsel ändern sich häufig die Beitragshöhen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung. Hinterlegen Sie im Programm die neuen Werte in der Abrechnungsvorgabe ab 01.01.des neuen Jahres.
Überprüfung des Mindestlohns: Überprüfen Sie, ob es in Ihrer Branche eine Änderung beim Mindestlohn gab. Weiterhin überprüfen Sie, ob Ihre gezahlten Gehälter noch dem Mindestlohn entsprechen. Ggf. müssen Sie eine Erhöhung vornehmen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Zoll.

5 Vor der Januar-Abrechnung

Stammdatenabruf durchführen: Im Januar muss der Stammdatenabruf durchgeführt werden. Im Bereich PERSONAL - Registerkarte ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - Berufsgenossenschaft Übertragen – Stammdatenabruf. Weitere Informationen zum Stammdatenabruf finden Sie auch in unserer Hilfe. Überprüfen Sie, ob Sie im aktuellen Jahr auch noch bzw. wieder der Umlagepflicht zur U1 unterliegen.
Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2023 kann DGUV-seitig seit dem 1. November 2022 mit der alten Mitgliedsnummer getätigt werden. Bei diesem Stammdatenabruf wird auch die Unternehmensnummer abgerufen. Diese wird mit dem Beginn des Jahres 2023 Pflicht und wird in der Betriebsstätte in den BG-Vorgaben über ein eigenes Feld eingepflegt. Parallel existiert das Feld "Mitgliedsnummer" für eine Übergangszeit weiter und sollte deshalb weder gelöscht, noch editiert werden.

Aktualisieren Sie die Zusatzbeiträge und die Umlagesätze bei Ihren zuständigen Krankenkassen. Im Bereich PERSONAL – STAMMDATEN – Register "Einzugsstellen" – Einzugsstelle öffnen – Register "Umlagesätze" und/oder "Zusatzbeitrag ab 01.01.2019" – Schaltfläche BEITRÄGE HOLEN.

Beachten Sie:

Bei Verwendung von ermäßigten oder erhöhten Umlagesätzen U1 müssen Sie diese manuell hinterlegen.

Anmeldezeitraum der Lohnsteuer-Anmeldung überprüfen: Überprüfen Sie anhand der abgeführten Lohnsteuer im Vorjahr, ob sich der Anmeldezeitraum für die LohnsteuerAnmeldung im neuen Jahr bei Ihnen ändert. Die aktuellen Werte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt.
Sachbezugswerte prüfen: Überprüfen Sie die neuen Sachbezugswerte für das kommende Jahr.

Info:

Ändern Sie gegebenenfalls fest hinterlegte Beträge ab.

6 Spätestens bis zum 16.02.

Versenden des digitalen Lohnnachweis des Vorjahres: Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte unserer Hilfe im Bereich: Übergeben / Auswerten (Lohn).

7 Spätestens bis zum 31.03.

Schwerbehindertenabgabe: Wenn Sie die vorgeschriebene Anzahl von schwerbehinderten Beschäftigten nach § 71 SGV IX nicht erfüllen, müssen Sie eine Ausgleichsabgabe nach § 77 SGB IX entrichten. Die Aufstellung zur Ermittlung der Ausgleichsabgabe muss nach § 80 SGB IX bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden. Die Ausgleichsabgabe ist bis zum 31.03 an das zuständige Integrationsamt zu entrichten.
Künstlersozialkasse: Ob Sie nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) zur Abgabe verpflichtet sind, erfahren Sie unter kuenstlersozialkasse.d e (Externer Link).
Märzklausel: Beachten Sie, dass bei Zahlungen im ersten Quartal des neuen Jahres die Märzklausel Anwendung findet.