Im Bereich STAMMDATEN - KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE steht der Eintrag: "Konto verschieben..." zur Verfügung.
Einzelnes Konto verschieben
Wurde im Kontenplan ein Konto markiert (z. B. Konto 0015 Konzessionen) und anschließend dieser Eintrag gewählt, erhalten Sie die Eingabemaske zur Hinterlegung der neuen Kontonummer.
Bereich oder ALLE Kontonummern verschieben
Soll nicht nur ein einzelnes Konto verschoben werden, sondern ein Bereich oder alle Kontonummern, ist innerhalb der Bereichsauswahl der Eintrag: "Bereich aus Import" auszuwählen.
Ist es z .B. erforderlich die Nummernkreise der Sachkonten auf 5 und die der Personenkonten auf 6 Stellen zu erweitern, so kann dies komfortabel über diese Funktion ausgeführt werden.
Beachten Sie:
Es muss ein einziger Export über alle Konten hinweg durchgeführt werden (Personen- und Sachkonten)!
Bedenken Sie, dass bei unsachgemäßer Ausführung des Vorgangs mit diesem Mandanten nicht mehr gearbeitet werden kann!
Vorarbeiten durchführen für das Verschieben aller Kontonummern
Im Vorfeld ist folgende Vorgehensweise erforderlich:
1. Datenexport über alle Konten erstellen und durchführen
Erstellen Sie über den Bereich: "Kontenplan" einen Datenexport über alle Konten (Schaltfläche: SCHNITTSTELLE - KONTENPLAN EXPORTIEREN)
Im Exportlayout muss ausschließlich das Feld «Kto.KtoNr» zwei Mal enthalten sein. Das zweite Feld sollte direkt die Erweiterung beinhalten (z.B. «Kto.KtoNr»0, wenn die Konten jeweils um eine Stelle - die '0' - erweitert werden sollen).
Beispiel:
«Kto.KtoNr»;«Kto.KtoNr»0;
Exportieren Sie den Kontenplan über die Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - Kontenplan exportieren.
Erstellen Sie den Export im Ausgabeformat z. B. im Ausgabeformat: Text(ANSI). Auch andere Formate wie z. B.: "Excel (ab 2007)" stehen zur Verfügung und können auch statt einer Textdatei als Export und Import genutzt werden. Die Formate für den Export und Import müssen in jedem Falle gleich sein.
2. Importlayout erstellen
Erstellen Sie über den Bereich KONTENPLAN - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - KONTENPLAN IMPORTIEREN - Register: "Konten verschieben" ein neues Importlayout.
Dieses Layout muss die Felder "AlteVerschiebenummer" («Ver.AltVerNr») und "NeueVerschiebenummer" («Ver.NeuVerNr») beinhalten.
3. Nummernkreise erweitern
Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - MEINE FIRMA BEARBEITEN... - Register: "Kontenrahmen" sind die Nummernkreise für die Sach- und Personenkonten entsprechend zu erweitern.
Im Beispiel:
- Länge der Sachkonten: 4 → 5
- Länge der Personenkonten 5 → 6
Datenimport durchführen
Nun kann das Verschieben der Konten über "Bereich Import" gewählt werden (Bereich STAMMDATEN - KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE - KONTO VERSCHIEBEN... ).
In der Importauswahl steht das Importlayout zur Verfügung, welches Sie wie in Punkt 2 beschrieben, erstellt haben.
Wird dieses Layout gewählt, erfolgt im nächsten Eingabefenster die Festlegung des Eingabeformates und der Eingabedatei (für den Import - Eingabeformat: "Text").
Beachten Sie:
Mit dem Betätigen der Schaltfläche: IMPORTIEREN startet der Import direkt!
Abfrage der ursprünglichen Länge der Sach- und Personenkonten
Wenn der Import vollständig ausgeführt ist, geben Sie bitte die ursprüngliche Länge der Sach- und Personenkonten an, wenn die ursprüngliche Länge sich verändert.
Ändert sich die Länge der Konten nicht, so können Sie die Einstellungen beibehalten.
Beachten Sie:
Es ist unbedingt erforderlich, die ursprüngliche Länge der Sach- und Personenkonten anzugeben, wenn sich der Nummernkreis erweitert.
Kennzeichen: Es ist eine aktuelle Datensicherung durchgeführt worden
Wird diese Option nicht gewählt, erhalten Sie im nächsten Fenster den Hinweis zur Durchführung einer externen Datensicherung. Wurde die Option aktiviert, kann über die Schaltfläche: WEITER die Bearbeitung fortgesetzt werden.
Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Zusammenfassung. Über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN wird das Verschieben ausgeführt. Anschließend erhalten Sie ein Protokoll, welches Sie zwecks Nachvollziehbarkeit in Ihrer Buchhaltung bei Ihren Steuerunterlagen ablegen sollten.
Beachten Sie:
Beim Verschieben werden alle Daten / Umsätze der "alten Kontonummern" auf die jeweilige neue Kontonummer übertragen.
- Wurden in den unterschiedlichen Bereichen der Parameter 'alte Konten' hinterlegt, werden diese Einträge automatisch aktualisiert und die neuen Kontonummern eingetragen
- Die "alten Konten" sind nach dem Verschieben nicht mehr vorhanden
- Nehmen Sie nach dem Verschieben eine sorgfältige Prüfung des Datenbestandes vor
- Durch das Verschieben der Personenkonten werden in den Stammdaten der Adressen die Adressnummern NICHT automatisch mit verschoben!