Sie können über die Schaltfläche: OFFENE POSTEN ZUWEISEN den OP-Zuweisungsassistent aufrufen. Diese Schaltfläche / Funktion erreichen Sie über die Schaltfläche: WEITERE oder über die Schnellwahl.
Falls Sie im Importassistent die entsprechende Option aktiviert haben, so wird der Zuweisungsassistent automatisch gestartet.
Mit Hilfe dieses Assistenten werden Offene Posten (OP) über
- die Adressnummer und/oder
- die Belegnummer und/oder
- den Verwendungszweck
automatisch zugeordnet und ein manuelles Zuordnen der Zahlungsverkehreingang-Datensätze zu den OP entfällt.
Haben Sie alle drei Punkte (Adressnummer, Belegnummer, Verwendungszweck ) aktiviert, so müssen zwischen dem OP und dem eingelesenen Zahlungsverkehrdatensatz auch alle 3 Punkte komplett übereinstimmen, andernfalls kann keine Zuordnung erfolgen. Aktivieren Sie weniger Kriterien, so kann die Zuordnung auch erfolgen, wenn nur das entsprechende Kriterium (z.B. die Adressnummer oder die Belegnummer) erkannt werden kann.
Option: "Bestehende Zuweisungen erhalten (nicht überschreiben)"
Sind bereits Zuweisungen vorgenommen worden und sollen diese bei einem erneuten Aufruf des Assistenten "Offene Posten zuweisen" unverändert bestehen bleiben, steht dafür diese Option zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, werden Datensätze mit dem Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" und Datensätze, die mindestens eine Zuweisung enthalten, für die erneute Zuweisung nicht berücksichtigt. Eine bereits vorhandene Zuweisung bleibt unverändert.
Beachtung der Auftragsnummer
Der Zahlungsverkehreingangs-Datensatz enthält das Feld: "Auftragsnummer".
Des Weiteren können Sie bestimmen, in welcher Form Skonto berücksichtigt werden soll.
Außerdem stellen Sie ein, ob ein Teilausgleich des OP, z. B. bei einer geringeren Zahlung des Kunden, möglich ist. Dann bleibt der OP mit einem Restbetrag bestehen.
Abschließend können Sie direkt nach dem Zuweisen der OP den Buchungsassistenten aufrufen lassen, falls Sie die entsprechende Auswahl treffen.
Nach einer erfolgreichen Zuweisung ist die Spalte: "Info" leer. Ein Eintrag mit einem Restbetrag oder einem Rest-OP wird in der Spalte: INFO mit drei kleinen schwarzen Punkten (...) gekennzeichnet.
Konnten die Daten keinem OP zugewiesen werden, sind diese in der Übersicht in der Spalte Info weiterhin mit
gekennzeichnet.
Selbstverständlich können Sie einen Zahlungsverkehrsdatensatz auch einzeln einem OP zuweisen. Hierzu wählen Sie den Zahlungsverkehrsdatensatz aus und klicken auf die Schaltfläche: ÄNDERN. (siehe Kapitel Zahlungsverkehreingangdatensatz erfassen / ändern )
Hinweis
Bei einer reinen Lohn-Installation steht die Schaltfläche: "OFFENE POSTEN ZUWEISEN" nicht zur Verfügung, da in diesem Falle keine Offenen Posten erzeugt werden.
Eine Zahlung betrifft mehrere Rechnungen
Die Kontoauszüge werden in gewohnter Art und Weise abgeholt. Anschließend wird die BUCHUNGSZUORDNUNG unter Verwendung von "Regulären Ausdrücken" durchgeführt.
Auch wenn mehrere Belegnummern für einen Datensatz gefunden werden, kann anschließend die automatische Zuweisung der Offenen Posten über die Schaltfläche: OFFENE POSTEN ZUWEISEN vorgenommen werden. Die Zuweisung der Offenen Posten erfolgt korrekt und einer Buchung (Schaltfläche: ZUORDNUNG BUCHEN) steht nichts mehr im Wege.
Dadurch können auch Zahlungen von Kunden, die mehrere Rechnungen betreffen, automatisch verarbeitet werden.
Prüfung der Länge von Kontonummern
Im Rahmen des Zuweisens von Offenen Posten (ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: "Zahlungsverkehreingang" - Tabelle: "zugewiesene Offene Posten") werden die Felder: "Konto Rest." und "Konto weitere Buchung" geprüft.
Ist in einem dieser Felder ein zu kurzes Konto eingegeben, erhalten Sie folgenden Hinweis:
Wird in einem der Felder eine Kontonummer hinterlegt, welche im Kontenplan nicht existiert, erhalten Sie ebenfalls eine Fehlermeldung:
Beachten Sie: Das Speichern und Verarbeiten des Datensatzes ist aber auch trotz "fehlerhafter" Hinterlegung weiterhin möglich. Erst beim Einlesen der Buchungssätze in den Geschäftsvorfällen wird die Buchung als fehlerhaft gekennzeichnet.