Bilderdaten aus den Bereichen Artikel, Adressen, Warengruppen, Vertreter und auch die Bilderstammdaten können in einem serverbasierten Verzeichnis abgelegt werden. Dies geschieht analog zur Funktion der serverbasierten Dokumentenordner. Die Bilder werden bei Anlage eines serverbasierten Bilderordners nicht in der Datenbank gespeichert, sondern an einem von Ihnen festgelegten Ort auf dem Server.
Beachten Sie:
Unterschiedliche Mandanten dürfen nicht in einem einzelnen serverbasierten Verzeichnis zusammen geführt werden.
Achten Sie darauf, dass unterschiedliche Mandanten auch getrennte Verzeichnisse auf dem Server nutzen. Nur durch diese Trennung stellen Sie sich, dass die Bilddateien unterschiedlicher Mandanten zu keiner ungewollten Beeinflussung oder Überschreibung führen.
Einstellungen in den Parametern
Unter: MEINE FIRMA - (Überblick) - PARAMETER - BILDER - PARAMETER finden Sie die Gruppe "Serverbasierter Bilderordner".
An dieser Stelle finden Sie folgenden Eingabemöglichkeiten und Kennzeichen:
Serverbasierter Bilderordner (Parameter)
Verzeichnispfad/Abweichender Verzeichnispfad für (...)
An dieser Stelle hinterlegen Sie den Serverpfad für Bilddateien. Dies sollte eine Netzwerk-Ressource sein (zum Beispiel: \....\\Servername\Verzeichnis\Bilder).
Für die einzelnen Bereiche besteht zudem die Möglichkeit abweichende Verzeichnispfade anzulegen. Wird keine Alternative vergeben, wird der allgemeine Verzeichnispfad gewählt.
Kennzeichen: Beim Löschen, Bild im serverbasierten Bilderordner löschen:
Wenn das Kennzeichen aktiviert ist, werden beim Löschen eines Datensatzes mit serverbasierten Bildern auch die Bild-Dateien aus dem Bilderordner gelöscht.
Über weitere Kennzeichen legen Sie fest, ob die Bilder der folgenden Stammdaten auch in einem serverbasierten Ordner gespeichert werden sowie ob vom allgemeinen Verzeichnispfad abgewichen werden soll:
- Bilder-Stammdaten
- Artikel-Stammdaten
- Adressen-Stammdaten
- Warengruppen-Stammdaten
- Vertreter-Stammdaten
Beachten Sie:
Der serverbasierte Bilderordner ist ein zweckgebundener Ordner. Es sollten keine willkürlichen Änderungen an diesem durchgeführt werden.
Sollte der Serverordner umziehen, müssen Sie in den Parametern den neuen Verzeichnispfad hinterlegen.
Erfassen von Bilddateien
Erfassen von Bildern in den Bilder-Stammdaten
Wenn in den Parametern eingestellt wurde, dass ein serverbasierter Bilderordner genutzt werden soll, wird bei der Neuanlage eines Bildes, dieses in den serverbasierten Bilderordner gespeichert. In den Artikeln kann beispielsweise im Register "Bild / Memo" mit der Schaltfläche "Bild" eine entsprechende Datei eingefügt werden. Diese wird in dem serverbasierten Ordner abgelegt, sofern dieser in den Parametern aktiviert wurde.
Erfassen von Bildern in den Bilddatensätzen
Die Bilder für den serverbasierten Ordner können Sie auch im Bereich VERKAUF - STAMMDATEN - BILDER erfassen. Auch hier ist die Voraussetzung, dass zuvor in den Parametern ein serverbasierter Ordner festgelegt wurde.
Sollte das Register "Bilder" noch nicht im Bereich der Stammdaten eingeblendet sein, können Sie dieses über das rechte Dreieck neben den Registern auswählen.
Bilddatensatz neu erfassen/ändern
Die Erfassung von Bilddatensätzen wird wie gewohnt durchgeführt: Innerhalb des Registers "Bilder" finden Sie die Schaltflächen-Gruppe "Neu/Bearbeiten".
Schaltfläche: NEU
Mit der Schaltfläche "NEU" lässt sich ein Bilddatensatz neu erfassen. Im unteren Bereich der Schaltfläche "NEU" haben Sie zudem die Möglichkeit über den Auswahlpfeil die Funktion "KOPIEREN" zu wählen - hier wird eine bestehender Bilddatensatz dupliziert und kann daraufhin verändert werden.
Schaltfläche: ÄNDERN
Öffnet einen Bilddatensatz zum ändern.
Schaltfläche: LÖSCHEN
Entfernt einen Bilddatensatz. Je nachdem, welche Einstellungen Sie in den Parametern getroffen haben, wird die Bilddatei im Server ebenfalls gelöscht oder weiter aufbewahrt.
Schaltfläche: WEITERE
An dieser Stelle haben Sie Zugriff auf die Funktion "Bereich löschen...". Ein Assistent fragt in wenigen Schritten ab, welchen Bereich der Bilddatensätze Sie löschen möchten. Die Auswahl lässt sich über verschiedene Aspekte eingrenzen:
- Bilder nach Nummer
- Bilder nach Nummer (numerisch)
- Bilder nach Suchbegriff
- Bilder nach Bezeichnung
- Bilder nach Adressnummer
Über das Lupensymbol nehmen Sie eine Auswahl vor.
Sofern Bereichsfelder gesetzt sind, können Sie diese mit dem Kennzeichen: "Alle ausgewählten Filter müssen gültig sein" aktivieren.
Hinweis zu Berechtigungen und Konfiguration
Einstellungen innerhalb der Betriebssystem-Ebene und notwendige Berechtigungen
Zugriffe auf den entsprechend angelegten serverbasierten Bilderordner werden in büro+/ERP-complete über den Dienst des BP Servers gesteuert. Somit können auch Benutzer, die nicht die notwendigen Berechtigungen auf der Betriebssystem-Ebene besitzen, diesen Ordner zum Ablegen von Dokumenten aus ERP-complete nutzen.
Wird der serverbasierte Dokumentenordner auf dem gleichen Rechner eingerichtet auf dem das Programm ERP-complete mit dem dazugehörigen BP Server installiert ist, benötigt der Dokumentenordner keinerlei Berechtigung bezüglich Freigabe.
Wird der serverbasierte Dokumentenordner nicht auf dem gleichen Rechner eingerichtet, auf dem das Programm ERP-complete mit dem dazugehörigen BP Server installiert ist, benötigt der Dokumentenordner eine Freigabe. Die übrigen ERP-complete Benutzer benötigen keine Berechtigungen (Zugriff)!
Konfiguration des ERP-complete/büro+- Servers
Damit das Speichern einwandfrei funktioniert, muss der Dienst des ERP-complete Servers konfiguriert werden. Öffnen Sie auf dem Rechner, auf dem der BP Server installiert ist die VERWALTUNG und dort die DIENSTE. Wählen Sie den Eintrag "BÜRO PLUS SERVER" und rufen diesen zum Ändern auf. Wechseln Sie auf das Register "Anmelden" und aktivieren Sie das Kennzeichen "Dieses Konto". Tragen Sie in diesem Feld den entsprechenden Benutzernamen und das dazugehörige Kennwort ein. Bestätigen Sie dieses und verlassen Sie den Bereich Dienste und Verwaltung.
Der Dienst des BP Servers muss unter einem Anmeldenamen gestartet werden, der auch Zugriff auf das in ERP-complete angegebene Laufwerk hat.
Zusätzliche Informationen zum serverbasierten Bilderordner:
Veränderung des Pfades des serverbasierten Dokumentenordners
Verschieben Sie den Ordner in den neuen Speicherpfad. Hinterlegen Sie anschließend diesen neuen Pfad in den Parametern der Dokumente. Sobald der Pfad in den Parametern neu hinterlegt ist, wird bei allen in ERP-complete angelegten, serverbasierten Dokumenten der Pfad automatisch umgestellt.
Exportieren von Dokumenten mit Ausgabe des Pfades (vom hinterlegten serverbasierten Dokumentenordner)
Ändern Sie innerhalb des Export-Layouts im Bereich "Feld-Art" die Variable 'Dok.Data' in 'Dateiverknüpfung'.