Unter Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - ANBINDUNGEN erreichen Sie das Fenster "Anbindungen bearbeiten ...".
Über die Schaltfläche: NEU steht Ihnen die Auswahl: "E-Mail Anbindung" zur Verfügung.
Über die Schaltfläche: KOPIEREN können Sie eine "Vorgabe-E-Mail-Anbindung" kopieren.
In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, die Kommunikation mit einem E-Mail Programm zu definieren. Dabei wird immer auf den unter Windows als Standard definierten E-Mail-Client zurückgegriffen und die E-Mail an diesen übergeben. Eine direkte Übertragung über einen SMTP-Server ist ebenfalls möglich.
Über die Schaltfläche: NEU und Auswahl "E-Mail-Anbindung" öffnet sich direkt das Fenster "Eigenschaften von .....".
Über die Schaltfläche: KOPIEREN wird eine Kopie der E-Mail-Anbindung im Übersichtsfenster erstellt.
Geben Sie der neuen E-Mail-Anbindung einen eindeutigen Namen. Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN erreichen Sie das Fenster "Eigenschaften von ...".
Eigenschaften der E-Mail-Anbindung
Im Feld: "Auswahl" hinterlegen Sie das zu verwendende Protokoll für die Übergabe der E-Mails. Es stehen folgende Einträge zur Verfügung:
- Simple MAPI: Dieses Übertragungsprotokoll benötigen Sie z.B. für Mozilla Thunderbird oder Tobit FaxWare.
- Extended MAPI: Dieses Übertragungsprotokoll wird von MS Outlook unterstützt.
- SMTP Protokoll
Voraussetzung für die Einrichtung einer MAPI-E-Mail-Anbindung ist ein installierter E-Mail-Client wie z.B. Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Tobit oder andere. Dieser E-Mail-Client muss im Betriebssystem als Standard-Anwendung hinterlegt sein.
SMTP Protokoll
Mittels dieser Einstellung können Sie die zu versendende E-Mail direkt an einen ggf. vorhandenen SMTP-Mail Server übergeben. Hierbei muss kein E-Mail-Client lokal von Ihnen genutzt und konfiguriert sein, da die komplette Bearbeitung vom SMTP-Mail Server übernommen wird.
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mittels der Schaltfläche: EINSTELLUNGEN hinterlegen, über welche IP-Adresse und welchen Port Ihr Mail-Server angesprochen wird.
Zur Authentifizierung werden "POP3 before SMTP" und "SMTP AUTH" unterstützt.
Beachten Sie: Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, müssen über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN auf dem Register: "Firmenvorgaben" die Felder
- E-Mail (von extern)
- E-Mail Name
gefüllt werden.
Sichere Kommunikation (SSL / TLS)
Falls der SMTP-Server eine verschlüsselte Verbindung gestattet, kann dies über das Kennzeichen: "Sichere Kommunikation (SSL / TLS)" aktiviert und konfiguriert werden.
Einstellungen automatisch finden
Prüfen Sie zunächst, ob die korrekten Einstellungen automatisch gefunden werden können. Mittels der Schaltfläche: EINSTELLUNGEN AUTOMATISCH FINDEN werden alle möglichen Kombinationen für den Postausgangsserver geprüft. Sobald eine funktionierende Kombination gefunden wird, werden die Einstellungen in der Anbindung hinterlegt.
Wird keine geeignete Konfiguration automatisch gefunden, können Sie die Einstellungen für die SSL / TLS Version und die Verbindungsart manuell hinterlegen.
Version
Die SSL Version, mit der die Verbindung aufgebaut werden soll.
Ab Version 3.1 wurde SSL in TLS umbenannt, deswegen ist TLS Version 1.0 die neueste Version und entspricht SSL 3.1.
Verbindung
- Automatisch (Verschlüsselung abhängig vom Server):
Die erste Verbindung mit dem Server wird unverschlüsselt hergestellt. Besteht die Verbindung, wird vor dem Austausch der Benutzerinformationen die Verschlüsselung ausgehandelt und aufgebaut. Diese Verbindung wird Explizite Verschlüsselung genannt.
Können sich der Client und der Server auf keine gemeinsame Verschlüsselung einigen, wird die E-Mail ohne verschlüsselte Verbindung versendet.
- Verschlüsselung erzwingen
Die Verbindung mit dem Server beginnt direkt mit dem Aushandeln und Aufbauen der Verschlüsselung. Erst nach erfolgreicher Verschlüsselung wird mit dem Austausch der Benutzerinformationen begonnen. Diese Verbindung wird Implizite Verschlüsselung genannt.
Sollte der Server diese direkte Verschlüsselung nicht unterstützen, wird keine E-Mail versendet.
Vorgabe E-Mail Adresse
Die Angaben in den Feldern "E-Mail Absender" und "E-Mail Adresse" werden für den Versand von E-Mails mittels SMTP-Protokoll benötigt.
Hinterlegen Sie hier Ihre Vorgaben für eine externe E-Mailadresse. Diese wird immer dann benutzt, wenn im Benutzerprofil selbst keine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Das Programm verhindert somit Probleme, die beim Mail-Versand von Nutzern auftreten, die keine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
Die Einrichtung einer "Vorgabe E-Mail Adresse" wird auch für die Com-Verbindung im Programm genutzt. Diese Schnittstelle legt standardmäßig einen Benutzer an, der nicht veränderbar ist. Die Com-Verbindung greift bei der Anlage des Standardbenutzers auf die Werte der "Vorgabe E-Mail Adresse" zurück.
Beachten Sie:
Es wird ein funktionierender Wert im Feld "E-Mail Absender" benötigt, damit das SMTP-Protokoll verwendet werden kann. Die Software prüft Ihre Eingabe und weist Sie bei Fehleingaben mit einem roten Feld auf zu korrigierende Eingaben hin. Die Angaben im Eingabefeld lassen sich nach einer gegebenenfalls benötigten Korrektur mit der Schaltfläche "OK" speichern.
Extended MAPI
Wird dieses Protokoll verwendet, können Sie über die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN festlegen, wie mit der übergebenen E-Mail weiter verfahren wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- E-Mail sofort versenden
- E-Mails in den Postausgang speichern
- E-Mails nur mit Bestätigung versenden
Wenn Sie Ihre neue E-Mail-Anbindung konfiguriert haben, können Sie diese direkt testen, indem Sie im Bereich "Test-E-Mail versenden" eine Empfänger-Adresse (z.B. Ihre eigene) eintragen und auf die Schaltfläche: SENDEN klicken. Durch die zusätzliche Aktivierung der Option: "Test-Nachricht mit Anhang versenden" verfügt die erstellte Test-Nachricht außerdem über zwei Dateianhänge. Sofern Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse eingegeben haben, können Sie im Posteingang Ihres E-Mail-Programms sofort kontrollieren, ob der Versand erfolgreich war.
Zuordnung in den Systemeinstellungen
Wurden alle Einstellungen zu den Anbindungen vorgenommen, müssen diese noch auf jedem Arbeitsplatz im Hauptmenü unter Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN zugeordnet werden. Wählen Sie unter Anbindungen die E-Mail-Anbindung aus. Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN erfolgt die Zuordnung der neu erstellten E-Mail-Anbindung.
Beachten Sie: Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über die Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN auf dem Register: "Firmenvorgaben" die Firmen E-Mail (extern) und der Firmen E-Mail Name hinterlegt werden.
Absender-Adressen beim E-Mail-Versand auswählbar
Mit der Auswahlmöglichkeit können Sie nun vor dem Versenden oder in den Eigenschaften eines E-Mail-Layouts festlegen, welches E-Mail-Konto verwendet werden soll. Vor der Implementierung wurde über die Schnittstelle "Extended-MAPI" ausschließlich das Standard E-Mail-Konto von Microsoft Outlook herangezogen.
Beachten Sie:
Die Funktion steht Ihnen ausschließlich über: "Extended MAPI" zur Verfügung.
Einrichtung einer E-Mail-Anbindung
Unter Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - Schaltfläche: ANBINDUNGEN - Schaltfläche: NEU - Register: "Neu" - "E-Mail Anbindung" legen Sie eine neue E-Mail-Anbindung an. In den Eigenschaften wählen Sie im Register: "Konfiguration", im Feld: "Auswahl" die Einstellung: "Extended MAPI" aus.
Anschließend muss die erstellte E-Mail-Anbindung noch auf jedem Arbeitsplatz unter Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN – Schaltfläche: SYSTEM - Register: "büro+" bzw. "ERP-complete" - ANBINDUNGEN - E-MAIL ANBINDUNG - Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN als "Aktive Anbindung" gewählt werden.
Einstellungen eines E-Mail-Layouts
Zu den Eigenschaften des E-Mail-Layouts gelangen Sie über den Bereich der VORGÄNGE. Wählen Sie hier im Bereich AUSGABE die kleine Schaltfläche mit dem Pfeil: 
es erscheint die Auswahl "Ausgabe bearbeiten":
Wählen Sie hier den Vorgang, den Sie bearbeiten wollen, zum Beispiel: "Rechnung I als E-Mail". In den Eigenschaften des E-Mail-Layouts haben Sie unter dem Register "Optionen" die Möglichkeit, im Feld: "E-Mail Absender" ein verfügbares E-Mail-Konto auszuwählen. Wenn kein E-Mail-Absender im Layout hinterlegt wurde, wird immer das Standard-Konto aus Microsoft Outlook gewählt bzw. vor dem Versenden vorgeschlagen.
Wurde in den Eigenschaften das Kennzeichen: "E-Mail vor dem Senden anzeigen" aktiviert, können Sie vor dem Versenden der E-Mail einen verfügbaren Absender bestimmen.
Beachten Sie:
Wenn ein E-Mail-Absender in dem E-Mail-Layout hinterlegt wurde, welches nicht auf dem betroffenen Arbeitsplatz in Microsoft Outlook zur Verfügung steht, dann erhalten Sie nachfolgende Hinweismeldung. Hier können Sie entscheiden, ob Sie den Versand der E-Mail über die Schaltfläche: NEIN abbrechen oder über die Schaltfläche: JA das im Layout hinterlegte E-Mail Konto ändern möchten.
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