Datentresor für ein bestehendes Konto einrichten (sofern nicht schon geschehen)

Bevor Sie beginnen die einzelnen Schemen der Automatisierungsaufgaben zu erfassen, vergewissern Sie sich, dass für das automatisch abzurufende Bankkonto ein Datentresor eingerichtet wurde. Dieser ist obligatorisch, da die Abfrage des Kontos automatisiert erfolgt und somit auch gewährleistet sein muss, dass bei der Abfrage die Sicherheitsmerkmale automatisch gefüllt werden können (und somit die manuelle PIN-Eigabe entfällt).

Den Datentresor konfigurieren Sie unter: DATEI - EINSTELLUNGEN - MEINE FIRMA / FILIALE / MANDANT - Register: BANKVERBINDUNG. Im Fenster "Bankverbindungen-Datensatz ändern" der abzurufenden Bankverbindung muss auf dem Register: ONLINE BANKING im Bereich "Datentresor verwenden" das Kennzeichen "Tresor verwenden" aktiviert sein und ein solcher angelegt sein. Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in folgendem Hilfe-Eintrag: https://hilfe.microtech.de/x/ewyz.

Der Datentresor ist auf dem Server-Rechner einzurichten, auf dem die Automatisierung durchgeführt werden soll!

Beachten Sie deshalb folgende Vorgehensweise:
1. Anmeldung am Server-Rechner, auf dem sich die microtech Datenserver-Installation befindet und somit der Automatisierungs-Dienst ausgeführt wird
2. Sofern Sie den Datentresor auf dem Computer speichern möchten (Auswahl „Datentresor auf diesem Computer speichern“), ist es zwingend erforderlich, dass Sie sich unter Windows mit dem Administrativen Benutzer anmelden, damit der Datentresor im korrekten AppData Verzeichnis abgelegt wird
3. Starten Sie die microtech büro+ Software mit dem Benutzer, der im Automatisierungs-Dienst hinterlegt ist
4. Wechseln Sie in den Bereich MANDANT BEARBEITEN – BANKVERBINDUNGEN – in die jeweils entsprechende Bankverbindung und rufen Sie das Register „Tresor Verwaltung“ auf
5. Hinterlegen Sie im Tresor die PIN der zugehörigen Bank (Bei PayPal über REST API hinterlegen Sie als PIN das „Secret“, bei PayPal über SOAP API als PIN das „API-Passwort“)
6. Klicken Sie auf „Konto hinzufügen“
7. Verlassen Sie alle Fenster über „Speichern & schließen“

Über regulären Ausdruck: Automatische Zuweisung von OP anhand Auftragsnummer vorbereiten

Damit eine Zuweisung der Offenen Posten anhand der Auftragsnummer erfolgen kann, ist im Vorfeld ein "Regulärer Ausdruck" anzulegen, sofern noch nicht vorhanden.

Regulärer Ausdruck für die Auftragsnummer

Im Bereich der PARAMETER (Registerkarte: START - PARAMETER - SONSTIGE - REGULÄRE AUSDRÜCKE) legen Sie einen für Ihre Auftragsnummern passenden "Regulären Ausdruck" an.

In diesem Beispiel wird als Ausdruck zum Suchen innerhalb des Textes folgender regulärer Ausdruck genutzt:

EC[\d]{5}

Als Auftragsnummern gelten im Beispiel solche mit einem EC beginnend und gefolgt von 5 Zahlen

Die Zeichenkette EC wird im Beispiel in Großbuchstaben vorgegeben. Das darauf folgende [\d] mit anschließender {5} in geschweiften Klammern beschreibt, dass nach dem EC fünf Zahlen stehen müssen, damit die Bedingung erfüllt ist und als regulärer Ausdruck erkannt wird.

Vergeben Sie eine nachvollziehbare Bezeichnung, z. B.: "Auftragsnummern mit dem Aufbau EC12345 (Mit EC beginnend gefolgt von 5 Zahlen)"

Über die Auswahl ist der Eintrag "Auftragsnummern" auszuwählen.

Schema erstellen für die Funktion: Online aktualisieren

Erkennung Auftragsnummer (über Reguläre Ausdrücke) 

Mithilfe der "Regulären Ausdrücke" wird die Auftragsnummer erkannt, z. B. wenn die Funktion: ONLINE AKTUALISIEREN ausgeführt wird über: ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: "Zahlungsverkehreingang") - Schaltfläche: WEITERE - ONLINE AKTUALISIEREN.

Im Assistenten ist nun die Bank auszuwählen.

Im nächsten Fenster wählen Sie den Eintrag: "Reguläre Ausdrücke anwenden".

In den nächsten Fenstern legen Sie nun die Vorgaben für die Zuordnung fest:

• Vorgaben für die Zuordnung der Adressnummer: Wählen Sie hier nichts aus und wechseln Sie über Schaltfläche: WEITER zum nächsten Fenster
• Vorgaben für die Zuordnung der Belegnummer: Wählen Sie hier nichts aus und wechseln Sie über Schaltfläche: WEITER zum nächsten Fenster
• Vorgaben für die Zuordnung der Auftragsnummer: Auswahl des zuvor ausgelegten regulären Ausdrucks: "Auftragsnummern mit dem Aufbau EC12345 (Mit EC beginnend gefolgt von 5 Zahlen)"

Der Assistent fasst die getroffene Auswahl zusammen. Nun ist das Schema über die Split-Schaltfläche als neues Schema zu speichern.

Verwenden Sie einen später nachvollziehbaren Namen, z. B.: "Online-Abruf mit Prüfung der Auftragsnummer".

Nach dem Erfassen und Benennen des Schemas wählen Sie die Schaltfläche: WEITER und erhalten nochmals die Zusammenfassung:

• Wählen Sie "Fertigstellen", wenn Sie das Schema jetzt ausführen (und damit auch jetzt testen und anwenden) möchten
• Wählen Sie "Abbrechen", sofern Ihnen die Anlage des Schemas zum jetzigen Zeitpunkt genügt

Schema erstellen: OP über Belegnummer zuordnen

Belegnummer wurde im Zahlungsverkehr-Datensatz nachgetragen

Da durch den zuvor getätigten Schritt die Belegnummer im Zahlungsverkehrs-Datensatz nachgetragen wurde, kann nun die Zuweisung der OP erfolgen.

Assistent: "Offene Posten zuweisen" ausführen

Im Rahmen der Funktion: "Offenen Posten zuweisen" wird bei Berücksichtigung der Option: "Belegnummer" der Offene Posten zugeordnet. Wählen Sie deshalb im Assistenten für die Zuweisung auch das Kennzeichen: "Belegnummer".

Folgendes Kennzeichen muss für die Automatisierung deaktiviert sein: "Nach der Zuweisung den Buchungs-Assistent aufrufen".

Als Bereich wählen Sie: "Alle Datensätze verarbeiten".

Sie erhalten nun eine Zusammenfassung. Wählen Sie über die Split-Schaltfläche die Speicherung des Schemas. Vergeben Sie einen passenden Namen für das Schema, z. B.: "OP über Belegnummer zuordnen".

Nach dem Erfassen und Benennen des Schemas wählen Sie die Schaltfläche: WEITER und Sie erhalten nochmals die Zusammenfassung:

• Wählen Sie "Fertigstellen", wenn Sie das Schema jetzt ausführen (und damit auch testen) möchten
• Wählen Sie "Abbrechen", sofern Ihnen die Anlage des Schemas zum jetzigen Zeitpunkt genügt

Schema erstellen: Zahlungsverkehreingang buchen (über Zuordnung)

Abschließend erfolgt die Buchung über die Schaltfläche: WEITERE - "Zahlungsverkehreingang buchen".

Über den Assistenten ist auszuwählen, welche Datensätze verarbeitet werden sollen. Für die Automation wird der Bereich "Alle Datensätze verarbeiten" gewählt.

In den Einstellungen ist mittels Kennzeichen zu wählen, ob die Offenen Posten gebucht / ausgeglichen werden sollen und in welches Buch die Buchungssätze erstellt werden sollen.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob gewährleistet ist, dass nicht mehrere Nutzer gleichzeitig auf das Buch zugreifen können.

Setzen Sie das Kennzeichen: "Ja, ich kann dies gewährleisten". Bei der Ausführung der Automatisierungsaufgabe wird das Kennzeichen (anhand dieser Vorgabe im Schema) im Hintergrund automatisch seitens des Programms gesetzt. 

Speichern Sie nun das Schema über die Schaltfläche: SCHEMA SPEICHERN.

Vergeben Sie für das Schema einen passenden, eindeutigen Namen, z. B.: "Bedingungen: Zahlungsverkehreingang buchen"

Nach dem Erfassen und Benennen des Schemas wählen Sie die Schaltfläche: WEITER und erhalten nochmals die Zusammenfassung:

• Wählen Sie "Fertigstellen", wenn Sie das Schema jetzt ausführen (und damit auch testen) möchten
• Wählen Sie "Abbrechen", sofern Ihnen die Anlage des Schemas zum jetzigen Zeitpunkt genügt

Automatisierungsaufgabe für die erfassten drei Schemen anlegen

Wechseln Sie nun in den Bereich: MEINE FIRMA - AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN.

Beachten Sie, dass im Vorfeld ein Automatisierungsdienst eingerichtet wurde und ausgeführt wird. Siehe hierzu: Automatisierungsaufgaben in microtech büro+.

Der automatische Abruf sollte in dieser Reihenfolge erfolgen

1. Online-Abruf mit Prüfung der Auftragsnummer
2. OP über Belegnummer zuordnen
3. Bedingungen: Zahlungsverkehreingang buchen

Legen Sie nun auf dem Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGABEN über die Schaltfläche: NEU eine Automatisierungsaufgabe an.

In den Feldern: "Bezeichnung" und "Suchbegriff" fassen Sie bitte den Zweck der Automatisierungsaufgabe zusammen, z. B.: "Online Abruf mit Prüfung Auftragsnummer per RegAusdrücke". Dies erleichtert die spätere Auffindbarkeit und Wartung.

In der Tabelle: "Aktionen" wählen Sie mittels Doppelklick die Neuanlage.

Legen Sie nun für alle drei zuvor erstellten Schemen eine Aktion an

• Speichern Sie jede Aktion nach ihrer Anlage und überprüfen Sie noch einmal die Reihenfolge, diese kann über Pfeile im Menüband geändert werden
• Legen Sie in der Gruppe "Trigger" fest, zu welchen Zeiten und mit welcher maximalen Ausführungszeit die Automatisierungsaufgabe mit den drei aufeinanderfolgenden Aktionen ausgeführt werden sollen
• Bestimmen Sie die Priorität dieser Aufgabe
• Verlassen Sie die Maske über die grüne Schaltfläche für das Speichern und Schließen

Überprüfen Sie im Anschluss die Funktion und den Status der Aufgabe. Kontrollieren Sie auch das Ereignisprotokoll, um die Ausführung der angelegten Automatisierungsaufgabe zu überprüfen und ggf. weiter anpassen zu können.