Ausführliche Anleitung: Rechnerumzug mit bestehenden Daten (Schritt-für-Schritt-Beschreibung)
Damit der Umzug auf die neue Hardware gelingt, sind zunächst Datensicherungen durchzuführen, die im Programm festgeschriebenen Kundendaten und den namensgebundenen Aktivierungsschlüssel zu notieren. Die einzelnen Schritte haben wir für Sie deshalb in einer ausführlichen Anleitung festgehalten. Beachten Sie bitte die beschriebene Vorgehensweise und auch ggf. individuelle Besonderheiten in Ihrer Konfiguration. Auf dieser Seite beschreiben wir drei wichtige Schritte für den Umzug Ihrer Installation auf neue Hardware:
- Mandantenspezifische Vollsicherung aller Mandanten
- Vollsicherung des kompletten microtech Ordners
- Umzug der bestehenden Installation auf die neue PC-Hardware
Um die Daten sicher zu übertragen ist es notwendig eine mandantenspezifische Vollsicherung aller Mandanten vorzunehmen. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt wie Sie vorgehen sollten. Zusätzlich sollten Sie auch eine Sicherung des gesamtem Programmordners vornehmen, was ebenfalls in dieser Beschreibung gezeigt wird.
Mandantenspezifische Vollsicherung aller Mandanten für Umzug erstellen
Erstellen Sie zunächst eine mandantenspezifische Vollsicherung aller Mandanten auf dem bestehenden Server (jeden Mandanten aufrufen und jeweils eine Sicherung durchführen!). Damit steht Ihnen ein Abbild jedes Mandanten zum Einspielen auf die neue Hardware zur Verfügung (Informationen finden Sie in unserer Hilfe im Kapitel: " Bereitstellen einer Datensicherung ").
Aus der Software heraus wechseln Sie über Registerkarte: DATEI – ÖFFNEN in die Maske zum Öffnen der verschiedenen Mandanten.
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Sie erhalten das Anmeldefenster für „Firma / Mandant / Filiale„.
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Über das Lupensymbol werden Ihnen die verfügbaren Mandanten angezeigt. Notieren Sie sich bei der Gelegenheit auf einen Zettel die Nummern und Namen der Mandanten, damit Sie einen kompakten Überblick für den Umzug besitzen.
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Für jeden einzelnen Mandanten spielen Sie nun folgende Schritte durch:
Rufen Sie die in der Software enthaltene Routine für die Datensicherung auf – diese erreichen Sie über Registerkarte: DATEI – DATENSICHERUNG – BEREITSTELLEN.
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Im Assistenten wählen Sie z. B. „(Mandantenspez. Vollsicherung)“.
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- Pfad wählen: Wählen Sie einen aussagekräftigen Ausgabepfad (z. B. einen Ordner „Datensicherung Hardware-Umzug „), welcher z. B. auf einen externen Datenträger gespeichert wird. Alternativ schreiben Sie sich den Standard-Dateipfad der Sicherung auf, damit Sie diesen später wiederfinden.
- Kennzeichen "Datensicherung packen": Die Datensicherung kann gepackt als ZIP-Datei oder ungepackt in einer Ordnerstruktur gespeichert werden.
- Kennzeichen "Indexdaten sichern": Aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Die Indexdaten beinhalten die „GLOBAL DATA“ (Mandanten-übergreifende Daten). Wenn das Kennzeichen „Indexdaten sichern “ ausgewählt ist, werden diese mit in die Datensicherung übernommen. Die Sicherungsdatei wird entsprechend größer, wenn das Kennzeichen aktiviert ist.
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Speichern Sie ggf. vorgenommene Änderungen im Schema ab und fahren Sie fort.
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Geben Sie einen Informationstext an, der den Zweck und wichtige Informationen zur späteren Nutzung der Datensicherung liefert. So behalten Sie auch bei mehreren Datensicherungen den Überblick. Hinterlegen Sie bitte auch eine Datumsinformation.
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Nach der Zusammenfassung des Assistenten, führen Sie die Sicherung über die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN durch. Achten Sie darauf, dass der Assistent am Ende der Sicherung eine erfolgreiche Datensicherung vermeldet.
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Wiederholen Sie diese Schritte ggf. für weitere Mandanten!
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Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator / Supervisor alle wichtigen Zugänge und Passwörter an einem sicheren, nur für Sie zugänglichen Ort aufbewahren. Nach dem Zurücksichern der Daten benötigen Sie Ihre Zugangsdaten, damit Sie sich nicht selbst aussperren. Notieren Sie sich deshalb ggf. diese ein zusätzliches Mal, um diese für den Umzug bereitliegen zu haben. |
| Tip |
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- Beschriften Sie den oder die externen Datenträger mit einem Aufkleber oder Post-It und einem Hinweis, dass es sich um Datensicherungen Ihrer Mandanten-Daten handelt
 Image Modified - Schreiben Sie sich ggf. auch den genauen Pfad zum Ordner auf, in dem die Daten gesichert werden – und legen Sie diese dem externen Datenmedium bei
- Verwenden Sie externe Datenträger von Markenherstellern. Bevorzugen Sie externe Festplatten bzw. externe SSDs vor USB-Sticks
- Speichern Sie die Datensicherung auch gerne auf mehr als einem Datenträger ab, um im Zweifelsfall auf eine zweite Kopie zurückgreifen zu können. Beschriften Sie auch die ggf. zusätzlich angefertigte Kopie
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Vollsicherung des kompletten „microtech“-Ordners
Sichern Sie nun des kompletten Programm-Ordner: Der Standard-Installationspfad befindet sich unter Windows unter folgendem Pfad: "C:\Programme (x86)".
| Info |
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Diese komplette Verzeichnissicherung dient als zusätzliche Sicherungsmaßnahme und stellt eine komplette Datensicherung mit allen Datenbanken dar.
Sie erhalten eine Momentaufnahme Ihrer kompletten Installation und Datenstruktur. |
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Wählen Sie den Ordner mit der rechten Maustaste aus und wählen Sie den Eintrag: KOPIEREN.
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Wechseln Sie nun in den Ordner, in den die Kopie gespeichert werden soll. Dies kann z. B. ein externer Datenträger wie eine externe Festplatte oder ein USB-Stick sein. Speichern Sie die Datensicherung auch gerne auf mehr als einem Datenträger ab, um im Zweifelsfall auf eine zweite Kopie zurückgreifen zu können. Über die rechte Maustaste kopieren Sie den Ordner auf das externe Medium.
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Umzug der bestehenden Installation auf die neue PC-Hardware
In diesem Schritt öffnen Sie die Software auf der bisherigen PC-Hardware und notieren sich zunächst wichtige Informationen, die Sie für die neue PC-Hardware benötigen werden.
Notieren Sie Ihre Kundendaten über Registerkarte: Registerkarte: HILFE – Split-Schaltfläche: LIZENZ – Unterpunkt: „Kundendaten“.
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Beachten Sie hierbei die exakt identische Schreibweise Ihrer Kundendaten (diese dürfen nicht abweichen)!
Im unten abgebildeten Beispiel ist z. B. darauf zu achten, dass der Firmenname ein Leerzeichen zwischen den zwei Worten besitzt und in Saarbrücken ein Umlaut „ü“ enthalten ist. Auch die Groß- und Kleinschreibung darf nicht abweichen. Kundennummer und Postleitzahl dürfen ebenfalls nicht abweichend zur bisherigen Erfassung eingegeben werden, sondern müssen deckungsgleich zur bisherigen Installation sein.
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Prüfen Sie vor der Installation auch, das Ihnen der namensgebundene Aktivierungsschlüssel vorliegt.
Den namensgebundenen Aktivierungsschlüssel finden Sie auf der alten PC-Hardware unter: DATEI – GLOBALE DATEN – EREINGNISPROTOKOLL.
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Wählen Sie in der Suche nach Ereignisart „Nur Aktivierung“ und öffnen Sie den aktuellsten Eintrag zur Ansicht. Kopieren Sie an dieser Stelle den Aktivierungsschlüssel (siehe Bild).
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Installieren Sie nun die Software auf Ihrer neuen Rechner-Hardware unter Verwendung der aktuellen Updatedatei: https://portal.microtech.de/download-center/software/bueroplus/installation-update/
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Die Datei wird danach in Ihrem Browser heruntergeladen. Je nach Einstellung fragt Ihr Internetbrowser, wo die Datei gespeichert werden soll – oder nutzt den von Ihnen oder dem Betriebssystem eingestellten Download-Ordner, z. B. C:\Users\ihrbenutzername\Downloads.
Beachten Sie auch, dass der Download-Dialog je nach verwendeten Browser und Einstellungen anders aussehen kann.
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Öffnen Sie die Setup-Datei.
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Es folgt eine Nachfrage des Betriebssystems.
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Führen Sie das Setup aus und installieren Sie die Software auf Ihrer neuen Hardware.
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Starten Sie nach der Installation die Software neu und legen Sie zunächst Ihren Hauptnutzer an.
Im Anschluss fragt die Software nach einer Aktivierung.
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Geben Sie nun Ihre Kundendaten ein. Achten Sie auf die exakt genaue Schreibweise, die deckungsgleich zu den Angaben auf Ihrer alten PC-Hardware sein muss.
Image ModifiedBestätigen Sie die Festschreibung ("Ihre Kundendaten werden jetzt permanent festgeschrieben.").
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Geben Sie nun Ihren Aktivierungsschlüssel ein, den Sie sich zuvor notiert hatten. Folgen Sie dem Dialog und bestätigen Sie, dass Sie die Vereinbarungen gelesen haben. Bestätigen Sie mit "Fertigstellen" den Abschluss der Aktivierung. Die Software startet im Anschluss neu.
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Legen Sie anschließend einen Mandanten an. Erstellen Sie an dieser Stelle einen vorläufigen Mandanten, den Sie später mit der Datensicherung wieder überschreiben. Verwenden Sie an dieser Stelle die Mandanten-Nummer, die dieser Mandant auch zuvor auf der alten PC-Hardware besaß. Diese Informationen haben Sie laut dieser Anleitung von der alten Hardware notiert.
Vergeben Sie für diesen Mandanten zunächst nur Ihren Firmennamen. Die übrigen Felder werden später komplett aus der zurück sichernden Datensicherung übernommen.
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Im Anschluss starten Sie z. B. im geöffneten Mandanten den Assistenten zur Druckereinrichtung: Registerkarte: DATEI – DRUCKEN – DRUCKERKONFIGURATION.
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Der Assistent begrüßt Sie mit „Willkommen bei der Drucker-Konfiguration“. Für die einzelnen Bereich lässt sich der jeweilige Drucker auswählen:
- Über die „…“ Schaltfläche mit den drei Punkten öffnen Sie die Druckerauswahl
- In der Druckerauswahl sehen Sie den Drucker und können ggf. auch erweiterte Optionen über das Kennzeichen: ERWEITERT einblenden – über die Schaltfläche: ÄNDERN öffnen Sie die Druckeinrichtung
- In der Druckeinrichtung kann aus den verfügbaren Druckern gewählt werden. Es stehen je nach Konfiguration auch Informationen zum Typ des Treibers, Standort, etc. bereit. Über die Eigenschaften steuern Sie Einstellungen wie zu Layout, Papier, Qualität, etc.
Image ModifiedSetzen Sie für alle Drucklayouts die korrekten Drucker und bestätigen Sie die Zusammenfassung des Assistenten mit: FERTIGSTELLEN.
Führen Sie nun die Datenrücksicherung der zuvor erstellten Datensicherung durch
Öffnen Sie hierzu Ihren zunächst provisorisch angelegten Mandanten.
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Wählen Sie nun in der geöffneten Software über: Registerkarte: DATEI – DATENSICHERUNG – ZURÜCKSICHERN.
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Wählen Sie den zuvor für die Datensicherung gewählten Pfad, dieser wird über die Schaltfläche: PFAD ÄNDERN ausgewählt.
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Wählen Sie nun die zuvor angelegte Datensicherung. Deaktivieren Sie das Kennzeichen: „Nur Datensicherungen für aktuellen Mandanten anzeigen“, damit Sie einen Gesamtüberblick erhalten.
Die Spalte „Info“ erlaubt Ihnen einen praktischen Aufschluss darüber, welche Datensicherung auf der neuen Hardware zurückzusichern ist.
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Als zurückzusichernde Daten bleiben alle Datenbereich angewählt.
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Vergewissern Sie sich, dass Ihre Benutzer Ihre Anmeldedaten noch kennen bzw. dass Sie als Administrator Ihre Zugangsdaten zu Ihrem Supervisor-Konto besitzen, damit Sie sich nicht nach dem Zurückspielen der Datensicherung „aussperren“. |
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Bestätigen Sie in den weiteren Fenstern, dass eine Datensicherung durchgeführt wurde und der Assistent nun ausgeführt werden kann.
| Info |
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Diesen Schritt wiederholen Sie bitte für alle angelegten Mandanten. Durch das Hinterlegen des namensgebundenen Aktivierungsschlüssels wird automatisch das Echtheitszertifikat geprüft, neu abgerufen und eingetragen. |
