Wie ist mit Unterzahlungen und Überzahlungen von Offenen Posten umzugehen? Anhand von Beispielen möchten wir Ihnen praxisnahe Tipps und Informationen geben, wie Sie entsprechende Sachlagen innerhalb der Software auflösen können.
Inhalt
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In diesem Fall wurde der Offene Posten nicht komplett ausgeglichen. Es ist von "Unterzahlung" die Rede.
Bei Unterzahlung besteht kein Handlungsbedarf für Sie als Anwender 
Nachdem die Option "Zahlungsverkehreingang buchen" mit OP-Ausgleich durchgeführt wurde, ist der zugewiesene Offene Posten bei Unterzahlung ohne Ihr Zutun beim Verbuchen nur um den gezahlten Betrag geschmälert.
Beispiel:
Es existiert für "10001 Firma Musterkunde2" ein Offener Posten von 119,00 EUR mit Beleg-Nr. "RE1230002".
Der Musterkunde überweist für den Ausgleich des OPs 50,00 EUR.
- Der Zahlungsverkehreingang wird nun dem passenden OP zugewiesen
- Der Zahlungsverkeingang wird gebucht
Der ursprüngliche Offene Posten bleibt in Höhe des noch fehlenden Betrages offen.
Beim Öffnen des entsprechenden Offenen Posten ist der bereits bezahlte Betrag sowie der noch offene Betrag transparent zu sehen.
Überzahlung
Bei Überzahlung besteht Handlungsbedarf für Sie als Anwender 
Ist der Betrag des Zahlungsverkehrseingang-Datensatzes höher als der Betrag der zugewiesenen Offenen Posten, lässt sich der Zahlungsverkehrseingang-Datensatz nicht ohne weitere Bearbeitung verbuchen.
Aus diesem Grund ist es vorgesehen, dass Sie eines der Restbetrag-Kennzeichen verwenden:
- Für Restbetrag OP erzeugen
- OP erzeugen für Restbetrag im zugewiesenen Offenen Posten
Welche Bedeutung diese Kennzeichen für die Verarbeitung der Überzahlung haben, möchten wir Ihnen an jeweils einem Beispiel je Kennzeichen aufzeigen.
Was unterscheidet die beiden Restbetrag-Kennzeichen?
Für Restbetrag OP erzeugen
Findet Anwendung bei:
- Nur einem zugewiesenem Offenen Posten
- Wenn eine Zuweisung mehrere Offene Posten betrifft, die aber alle der gleichen Adressnummer angehören (d. h. es ist kein Bezug zu einer Belegnummer erforderlich)
A) Vorgehensweise: Für Restbetrag OP erzeugen
1. Es ist zwingend eine Eintragung im oberen Kopfbereich: "Vorgaben für Zuweisung" notwendig
2. Tragen Sie die "Adressnummer" ein
3. Optional können Sie auch ZUSÄTZLICH die Belegnummer hinterlegen
4. Aktivieren Sie das Kennzeichen "Für Restbetrag OP erzeugen"
Ergebnis "Zahlungsverkehreingang buchen" mit OP-Ausgleich
Es wird EIN neuer OP für die angegebene Adressnummer (und bei zusätzlicher Hinterlegung der Belegnummer, auch für die Belegnummer) im "Haben" erzeugt.
Für den Text des neuen OPs wird der Verwendungszweck aus dem Zahlungsverkehreingang Datensatzes übernommen.
BILD TAUSCHEN
Option B: OP erzeugen für Restbetrag im zugewiesenen Offenen Posten
Beispiel:
"Firma Musterkunde50" hat zu drei Bestellungen Offene Posten (je OP 238 EUR) und überweist nun 800 EUR zum Begleichen der OPs. Es entsteht eine Überbezahlung von 86,00 EUR. Diesem zugehörigen Zahlungsverkehreingang-Datensatz können Sie anhand der Belegnummern die bestehenden Vorgänge zuweisen. Beachten Sie, dass in den Vorgängen die Belegnummer befüllt sein muss.
So gehen Sie vor:
Öffnen Sie im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG den Zahlungsverkehreingang-Datensatz, welcher auf die Offenen Posten aufgeteilt werden soll.
Weisen Sie auf dem Register: ZUWEISUNG zunächst die im Beispiel genannten drei OPs mittels Schaltfläche: ZUWEISUNG der Zuweisungen-Tabelle zu.
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Es ist keine Eintragung im oberen Kopfbereich ("Vorgaben für Zuweisung") notwendig.
- Gehen Sie direkt zur Gruppe „Zuweisungen (Beträge in €)"
- Aktivieren Sie das Kennzeichen „OP erzeugen für Restbetrag im zugewiesenen Offenen Posten“ - mittels des Kennzeichens bestimmen Sie, für welchen zugewiesenen OP, ein neuer OP-Datensatz "im Haben" nach der Verarbeitung der gewählten OP erfolgen soll
- Verteilen Sie den Restbetrag auf einen Offenen Posten (oder auf mehrere Offene Posten) - in der Spalte „Restbetrag“ ist Betrag der Überzahlung und in der Spalte: "Konto Rest." das Personenkonto einzutragen (für den zu erstellenden Buchungssatz)
- Sobald die Restbeträge verteilt sind (auf eine oder mehrere Belegnummern), wird als Restbetrag im unteren Bereich der Maske der Wert "0,00" angezeigt
Ergebnis nach Durchführung "Zahlungsverkehreingang buchen" mit OP-Ausgleich
| Ergebnis | Beispiel (Abbildung unter dieser Tabelle) |
|---|---|
| Es wird für alle Offenen Posten mit einer Eintragung in der Spalte "Restbetrag" ein neuer OP mit den Angaben des alten OPs im "Haben" erzeugt | Da für 12300009 ein Restbetrag von 86,00 EUR eingetragen wurde, wird für diese Belegnummer ein neuer OP im "Haben" erzeugt |
| Die OPs oder der OP besitzen die alte Adressnummer und Belegnummer |
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| Zusätzlich wird der Zusatz „(Ü)“ hinter der Belegnummer eingetragen | RE12300009(Ü) |
| Für den Text des neuen OPs wird die Belegnummer gefolgt von dem Zusatz „(OP-Überzahlung)“ eingetragen | RE12300009 (OP-Überzahlung) |
| Info | ||
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Wurde der Restbetrag auf mehrere Belege (anstatt auf einen) aufgeteilt, so werden entsprechend auch mehrere Datensätze für die OP-Überzahlung erstellt. |