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Sortierungen auf bestimmte Berechtigungsgruppen beschränken

Im DB Manager weisen Sie die Berechtigungsgruppen den Sortierungen für die Tabellenansichten und Detail-Ansichten zu. Außerdem legen Sie dort fest, für welche Tabellenansichten benutzerspezifische Eingrenzungen gelten sollen.

Den DB-Manager rufen Sie in der Software unter: Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER auf.

Systemsortierungen

Wählen Sie im DB Manager den Datenbankbereich, für den die Sortierung erstellt werden soll. 

Beginnen Sie zunächst bei der Datenbanktabelle ADRESSEN und wählen Sie die Schaltfläche: ÄNDERN. Aktivieren Sie im Register: "Einstellungen" das Kennzeichen: "Unterstützung für benutzerspezifische Eingrenzung" und wählen Sie als Eingrenzungsfeld die Vertreternummer (VtrNr) aus.

Hinweis

Beim ersten Aktivieren verlassen Sie den Dialog jetzt bitte mit Hilfe der Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN, bevor Sie weitere Einstellungen tätigen, damit die interne Struktur der Tabelle angepasst werden kann.

Öffnen Sie im Anschluss erneut über die Schaltfläche: ÄNDERN das Eingabefenster und wechseln Sie ins Register: "Sortierungen"´:

  1. Wählen Sie nacheinander die Systemsortierungen und weisen Sie ihnen eine Berechtigungsgruppe zu
  2. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche: ÄNDERN und wechseln Sie in das Register: "Optionen"

Hinweis

Sortierungen, die der Gruppe "nicht zugeordnet" zugewiesen sind, können von allen Benutzern verwendet werden. Dies ist die Standardeinstellung der Systemsortierungen.

Würden Sie die Einstellung "nicht zugeordnet" belassen, so könnten die Vertreter über diese Sortierung alle Datensätze einsehen. Ebenso könnten Vertreter auf diese Sortierung zugreifen, falls Sie im Beispiel die Berechtigungsgruppe 9 verwenden würden.

Freie Selektionssortierungen

Nachdem alle Systemsortierungen auf "Berechtigungsgruppe 1" gestellt wurden, müssen Sie für die Vertreter freie Sortierungen erstellen, denen Sie die "Berechtigungsgruppe 9" zuordnen. 

  1. Markieren Sie eine freie Selektion
  2. Wählen Sie die Schaltfläche: ÄNDERN. 
  3. Aktivieren Sie die Option: "für Sortierung einen Index erzeugen" und vergeben Sie eine Bezeichnung. Die hier verwendete Bezeichnung steht dem Benutzer in der Suche zur Verfügung. 
  4. Tragen Sie im "Feldname 1" das Feld ein, nach dem die Sortierung maßgeblich erfolgen soll. Mit den weiteren Feldnamen legen Sie optional untergeordnete Sortierkriterien fest. 

Beachten Sie:

  • Verwenden Sie das Kennzeichen: "Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein" nur, wenn Sie im Feldname 1 auf ein Schlüsselfeld der Datenbanktabelle wie z. B. die Adressnummer zugreifen

  • Aktivieren Sie das Kennzeichen: "Index/ Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung", um zu erreichen, dass bei dieser Sortierung der Übersichten nur die eingegrenzten Datensätze angezeigt werden


Im Register: "Optionen" müssen Sie dann die entsprechende Berechtigungsgruppe einstellen. Für die Eingrenzung für Vertreter im Beispiel ist dies die Berechtigungsgruppe 9.

Um ein einwandfreies Funktionieren zu gewährleisten, müssen Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Einstellungen für die folgenden Datenbanktabellen durchführen:

  • Adressen
  • Anschriften
  • Ansprechpartner
  • History
  • Vorgänge
  • Vertreter
  • Provisionsabrechnungen

Die jeweiligen System-Sortierungen sollten Sie unter Freie Sortierung mit gleichem Namen wie in der Systemsortierung mit dem Kennzeichen "Index/ Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung", und der eingeschränkten Berechtigungsgruppe eingerichtet werden.

Wir empfehlen jeweils alle Systemsortierungen anzulegen. Diese Datenbanken müssen im Anschluss reorganisiert und die Datenkonsistenz (mit Korrektur) geprüft werden. Werden in diesen Datenbanktabellen keine Eingrenzungen vorgenommen, so stehen den Benutzern in diesen Programmbereichen Tabellenansichten mit uneingeschränkter Ansicht und uneingeschränktem Zugriff zur Verfügung. Außerdem müssen auch die im Kapitel Definition für Detail-Ansichten benötigter Sortierungen (benutzerspez. Eingrenzung f. Tabellenansichten) beschriebenen Einstellungen vorgenommen werden, um eine fehlerfreie Anzeige der Detail-Ansichten zu gewährleisten. Für alle Datenbanktabellen gilt die gleiche Vorgehensweise.


Kurz zusammengefasst:

  • Alle Systemsortierungen sind auf die Berechtigungsgruppen derjenigen Benutzer einzustellen, welche sämtliche Rechte (Vollzugriff) für die Bearbeitung der Datensätze haben
  • Unter der Freien Sortierung sind zumindest die in der Tabelle genannten Systemsortierungen auch für die Benutzer mit eingeschränkter Berechtigung (z. B. Vertreter) frei zuschalten
  • Bestehen zusätzlichen Sortierungen für den Vertreter innerhalb der Systemsortierungen, so ist für den Vertreter analog eine Freie-Sortierung anzulegen
  • Wird eine neue Sortierung für ein Selektionsfeld angelegt, so ist jeweils für die eingeschränkte Berechtigungsgruppe als auch für die Berechtigungsgruppe mit dem Vollzugriff eine Sortierung anzulegen, also stets 2 Sortierungen
  • No labels