Neue Drucke mit dem unten abgebildeten Kennzeichen für Vorlagen, die über microsoft Word gestaltet werden, können ausgedruckt werden.
Sie können über die OLE - Schnittstelle einen Word Brief erzeugen, da dann die nötigen Angaben wie z. B. die Anschrift an Word übergeben werden. Die Vorlage Word-Brief stellt insofern eine Besonderheit dar, da in den Eigenschaften kein Drucker hinterlegt werden kann. Als genutzter Drucker wird immer der unter Windows als Standard hinterlegter Drucker genutzt und kann daher in der Software nicht definiert werden.
Da die komplette Erstellung eines Word-Briefs mit sehr vielen einzelnen Arbeitsschritten verbunden ist, sollten Sie nach Möglichkeit auf die von uns abgelegte Vorlage zurückgreifen.
Um diese Vorlage als Grundstock für einen neuen Word Brief zu nutzen, sollten Sie wie folgt vorgehen.
Klicken Sie innerhalb des Dialogfensters "Brief/Fax/E-Mail ausgeben..." auf die Schaltfläche: NEU.
Im darauf folgenden Dialogfenster können Sie nun auf das Vorgabe-Layout des Word Briefes zurückgreifen und dieses mittels eines Doppelklicks oder der Schaltfläche: OK übernehmen. Sobald Sie mit dieser Vorgehensweise eine Kopie dieses Layouts erzeugt haben, können Sie alle von Ihnen gewünschten Änderungen in Word vornehmen und den Druck ausführen.
Um den Brief zu gestalten und somit dessen Form und Inhalt zu bestimmen, steht Ihnen die Schaltfläche: GESTALTEN zur Verfügung, über den dann MS Word geöffnet wird. Als erstes sollten Sie die gewünschte Seitengröße definieren, da MS Word als Standard nur einen sehr kleinen Arbeitsbereich zur Verfügung stellt. Um in Word die Druckvariablen einzubinden, mittels derer Sie z. B. die Straße des anzuschreibenden Kunden ausgeben, müssen Sie mit "Textformularfeldern“ arbeiten.
Da die Einbindung eines Textformularfelds in den einzelnen Versionen von MS Word differiert, können wir Ihnen an dieser Stelle keine pauschale Anleitung geben. Wenn die nun folgende Beschreibung für MS Word 2000 nicht mit der von Ihnen genutzten Version von Word übereinstimmen sollte, können Sie ggf. die Dokumentation von MS Word nutzen und die Einbindung dort nachlesen.
Wenn Sie mit der Maus nun einen Doppelklick auf ein solches Formularfeld ausführen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Verweis auf die in der Datenbank hinterlegten Daten vornehmen.
Innerhalb des Fensters "Optionen für Textformularfelder“ können Sie in den Feldeinstellungen nun die gewünschte Variable hinterlegen, damit hierüber der dazugehörige Text gedruckt wird. Der Name entspricht bis auf eine Besonderheit dem Variablennamen des Druckdesigners im gleichen Druckbereich. Die Besonderheit umfasst das Trennzeichen, welches zur Unterscheidung der Datenbereiche genutzt wird. Im Druckdesigner der Datenbank ist dieses Trennzeichen ein Punkt ( . ). In Word jedoch muss hier ein doppelter Unterstrich eingefügt ( __ ) werden. Anhand des folgenden Beispiels sollte die Änderung des Namens ersichtlich sein:
- Name der Variable im Druckdesigner der Datenbank: AktMand.Na1
- Name der Variable in Word: AktMand_Na1
Da es in MS Word nicht möglich ist, den Namen einer solchen Textmarke mehrfach innerhalb eines Dokuments zu vergeben, müssen Sie sich einer Erweiterung der Textmarke bedienen, wenn Sie eine Variable mehrfach in Ihr Dokument einbinden wollen. Diese Erweiterung wird mit dem "__“-Zeichen (doppelter Unterstrich) und einem frei definierbaren Namen gebildet.
Wenn Sie z. B. die Variable "AktMand_Na1“ 3 mal in Ihrem Word Brief einbinden wollen kann der Variablenname wie folgt gebildet werden.
AktMand_Na1__1
AktMand_Na1__2
AktMand_Na1__3
Die Zahl hinter dem Trennzeichen "__“ (doppelter Unterstrich) kann natürlich durch jedes andere Zeichen oder eine beliebige Zeichenfolge ersetzt werden. Eine Alternative wäre also z. B.
AktMand_Na1__Absender
AktMand_Na1__Briefkopf
AktMand_Na1__Brieffuss
Sobald Sie Ihren Word Brief gestaltet haben und Word beenden, können Sie den Druck ausführen. Sollten Sie zur Bedienung von MS Word oder anderen Microsoft Produkten Fragen haben, sollten Sie sich an die zuständige Hotline des Herstellers wenden, da wir keinen Support für diese Produkte übernehmen können.