FAQ: Automatisierung

Sie finden beide Funktionen im Bereich: MEIN MANDANT / MEINE FIRMA - ÜBERBLICK - Register: AUTOMATISIERUNGSAUFGEBEN - Register: WEITERE.

Ausführen vorziehen

Die Funktion "Ausführen vorziehen" lässt den Windows- und büro+ Automatisierungs-Dienst die geplante Aufgabe als nächstes ausführen, anstatt zum geplanten Zeitpunkt. Sofern eine Aufgabe aktuell läuft, so wird die vorgezogen Aufgabe in der Reihenfolge als nächstes ausgeführt. 

Lokal ausführen

Beim lokalen Ausführen führt der Benutzer am System direkt die Aufgabe aus. Sie erhalten dann auch etwaige Meldungen warum die Automatisierung nicht läuft. Sie müssen mit dem gleichen Benutzer angemeldet sein, wie er auch im Automatisierungsdienst hinterlegt ist, um die Aufgabe lokal ausführen zu können.

Das Feld "KdBezBet" ist nicht befüllt, solange der Kunde noch nicht bezahlt hat. Auch Teilbeträge lassen sich über dieses Feld erkennen.

Über Formel vollständige Bezahlung des Vorgangs prüfen

Das Feld "KdBezBet" eignet sich dazu über eine Formel zu prüfen, ob ein Vorgang vollständig bezahlt wurde. Prüfen Sie in der Formel, ob der Betrag in diesem Feld größer gleich dem Gesamtbetrag ist und zusätzlich durch das Häkchen "Preisnachlass", ob ggf. Skonto oder ähnliche Preisnachlässe existieren. 

Mit dieser Art von Formeln lässt sich von der Software eine Entscheidung vornehmen, zu welchem Zeitpunkt ein Vorgang weiter gewandelt oder verarbeitet werden darf.

Beispiel für die Erstellung einer Formel mit Abfrage bezüglich "Preisnachlass".

ToInt(«Vog.Art») = 70 AND («Vog.KdBezBet» >= «Vog.GPreisBt» OR «Vog.RBetPrNaKz»)

Warnung bei Automatisierung

Eine Warnung liegt vor, wenn beispielsweise bei Exporten und Importen eine Datei nicht vorliegt.

Beispiel:

Sie nutzen Exporte, um diese in einen anderen Mandanten zu importieren - oder Sie haben sich eine Artikelsynchronisation eingerichtet. Damit dieser Export nicht zu groß wird, haben Sie beispielsweise einen Filter auf das Änderungsdatum von heute gesetzt.

ToDate(LEFT(ToString(«AendDat»),10))=GetAktDate()

Wird nun in einem Artikelstamm nichts geändert , erfolgt auch kein Export, also kann die  Automatisierung des anderen Mandanten nichts importieren -  es kommt zu einer Warnung:

"Achtung Es liegt keine Datei vor".

Die Warnung hat den Vorteil, dass Sie zwar beispielsweise eine fehlende Datei für den Import moniert, die Automatisierung an sich aber nicht gesperrt wird. Da es durchaus vorkommen kann, dass eine Datei zum Import einmal auch nicht vorliegt, da Sie z. B. gerade neu geschrieben wird, ist für die Software klar, dass kein Anlass für eine Sperrung vorliegt. Es wird lediglich eine Warnung in Protokoll vermerkt, damit diese Sachlage nicht unerkannt bleibt.

Fehler bei Automatisierung

Der Fehler ist im Gegensatz zur reinen Warnung schwerwiegender. Eine Fehlkonfiguration oder fehlende Bedingung verhindern die Ausführungslogik der Aufgabe. So kann es etwa sein, dass z. B. der Dienst oder eine andere Komponente innerhalb der Automatisierungskette ausgefallen ist. Beim Fehler bedarf es genauerer Untersuchung. Der Fehler muss behoben werden, damit die Automatisierung wie geplant ablaufen kann.

Datum eingrenzen (z. B. über Filter)

Es gibt viele Ansätze, um dies mit den Automatisierungsaufgaben zu lösen. In der rechten Spalte dieser Tabelle haben wir für Sie wertvolle Links zu Beispielen in unserer Hilfe festgehalten. So lässt sich z. B. über eine Formel eine Datumsspanne "von" / "bis" einrichten. Über die diesen "Range" von "kleiner dem aktuellen Tagesdatum" und "größer dem aktuellen Tagesdatum", lässt sich die Eingrenzung individuell vornehmen.

Beispiel für eine Filter 31 Tage zurück bis heute:

ToDate(LEFT(ToString(«Dat»),10))>=(GetAktDate()-31) AND ToDate(LEFT(ToString(«Dat»),10))<=(GetAktDate())

Weitere Tipps:

• Beim Export lässt sich der Datumsbereich mit Formeln eingrenzen.
• Beim Listendruck, kann man sich z. B. auf jeweils die aktuelle Woche bzw. aktuellen Monat bei der Automation festlegen.
• Zusätzlich kann auch über die Notation «AKTDATE» (gibt das aktuelle Arbeitsdatum aus) gearbeitet werden.

Zeit zwischen dem Versand von E-Mails vergrößern

Aus der Praxis wissen wir, dass einige E-Mail-Konten ein begrenztes Kontingent an E-Mails haben, die pro Minute verschickt werden dürfen. 

Unser Tipp: Nutzen Sie das Feld für die maximale Ausführungszeit in der Automatisierungsaufgabe. Stellen Sie beispielsweise für die Aufgabe zum Versenden von Rechnungs-E-Mails ein, dass die maximale Ausführungszeit 30 Sekunden betragen soll. Prüfen Sie im Anschluss, ob dieser Zeitraum eine Abhilfe schafft. 

Gültigkeit für E-Mail-Adressen prüfen

Wir empfehlen zusätzlich eine Prüfung einzubauen, welche die Gültigkeit der Adressen prüft. So kann über einen Filter, der z. B. auf das Vorhandensein eines "@"-Zeichen prüft, im Vorfeld erkannt werden, falls eine E-Mail-Adresse nicht korrekt aufgebaut ist. Achten Sie bitte bereits im Vorfeld auf eine möglichst genaue Datenpflege. Nutzen Sie bevorzugt auch einen eigenen Automatisierungs-Dienst für den Versand von E-Mails, damit bei einer Sperrung dieses Dienstes, keine Aufgaben außerhalb der E-Mails von der Sperrung betroffen sind. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auf die nachfolgende Frage zur Anlage mehrerer Dienste.

Dienste nach Zweck trennen

Es ist zu empfehlen, Dienste nach bestimmten Zwecken zu trennen. So kann etwa ein Dienst erstellt werden, der ausschließlich für Exporte genutzt wird, ein anderer Dienst soll ausschließlich Importe übernehmen. 

Dienste nach Prozess trennen

Ebenso haben wir auch Kunden, die prozessgesteuert ihre Dienste trennen: So ist ein Dienst exklusiv eingerichtet, um Kundenbestellungen abzurufen, ein anderer Dienst ist eingerichtet, um Artikel  in die angebundenen E-Commerce-Marktplätze hochzuladen. Ein weiterer Dienst kann dann z. B. die ganze Prozesskette im Mandanten verarbeiten.

Dienst für E-Mails nutzen

Ein weiteres Beispiel sind (interne) E-Mails. Diese können kontinuierlich laufen. Auch hier lohnt sich ein spezieller Dienst, der ausschließlich für kontinuierliche Aufgaben vorgesehen ist. Auf diese Weise besitzen Ihre einzelnen Aufgaben klare Grenzen zueinander.

Dienste nach schreibenden / lesenden Aufgaben trennen

Ein weiteres Anwendungsbeispiel aus der Praxis ist die Trennung der Dienste nach Aufgaben mit schreibender und lesender Funktionen.

Vorgänge: Berücksichtigung des Gebucht-Kennzeichens

Prüfen Sie in Ihrer Automatisierungsaufgabe, ob im Vorgang auf dem Register: PARAMETER das Gebucht-Kennzeichen aktiv ist.

Prüfen Sie über eine "Formel für Bedingung", dass der Vorgang (z. B. "Rechnung") nicht bereits gebucht wurde. 

«Vog.GebuchtKz»=0

E-Mail-Versand: Berücksichtigung des Gemailt-Kennzeichens

Über das Gemailt-Kennzeichen lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass eine Rechnung nicht noch einmal gemailt werden soll, wenn diese bereits verschickt wurde, was über das Kennzeichen angezeigt wird.

«Vog.GemailtKz»=1

E-Mails die mehrfach versendet werden müssen: Berücksichtigung des Gemailt-Kennzeichens und eines Selektionsfeld

Für Prozesse, für die mehrere E-Mails zu versenden sind, lässt sich über Selektionsfelder arbeiten. Um sicherzustellen, dass nur für aktuelle Vorgänge eine E-Mail versandt werden darf, kann eine Regel eingerichtet werden, die auf das "History Datum" prüft. Hintergrund: Jeder Vorgang im Archiv bekommt ein "History Datum" sowie eine "History Information". Auf diese Weise lässt sich ein Selektionsfeld einrichten, dass auf das Vorhandensein von History-Datum, Gemailt-Kennzeichen sowie eine History Information reagiert. Im Anschluss lässt sich auf das Selektionsfeld prüfen.

Workaround: Prüflauf über Regelwerk (Selektionsfelder befüllen) und automatisiertes Prüfen der Selektionsfelder

Aktuell ist es leider noch nicht möglich, dass Automatisierungen auf Positionsebene Prüfungen ausführen können.

Folgender Workaround ist in diesem Zusammenhang aber interessant:

Im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - REGELN FÜR POSITIONEN finden sich als Auswertungsposition die "Positions-Prüfungen".

Im Vorgang kann somit ein Positionsprüflauflauf über die Artikel vorgenommen werden und im Bereich der Selektionsfelder ein Eintrag erfolgen. Die Selektionsfelder lassen sich über die Automatisierung entsprechend prüfen.