Legacy Funktion (bis Generation 2020 enthalten)
Wählen Sie die Funktion: "Filialabgleich erstellen“ (Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - FILIALABGLEICH), gelangen Sie nach der Begrüßungsmaske in die Auswahl der Filialabgleichschemen. In der Übersicht werden Ihnen alle bisher angelegten Schemen zur Auswahl angeboten.
Da beim ersten Aufruf noch kein Schema verfügbar ist, werden Sie zuerst die Schaltfläche: BEARBEITEN betätigen, um ein Abgleichschema zu erstellen. Über die gleiche Schaltfläche können Sie vorhandene Schemata nachträglich bearbeiten und verändern.
Zu den Möglichkeiten in der Bearbeitungsmaske des Filialabgleichs gehören die Standardfunktionen "Neuanlage“, "Umbenennen“ und "Löschen“. Darüber hinaus existieren drei weitere Schaltflächen, auf die wir näher eingehen möchten.
VERKNÜPFUNG AUF DESKTOP
Mit dieser Schaltfläche erstellen Sie eine Verknüpfung auf Ihrem Windows Desktop. Diese Verknüpfung dient dem Schnellstart der Anwendung mit automatischem Aufruf des Filialabgleichs. Es kommen hierbei die Einstellungen zur Anwendung, die in den Eigenschaften des Schemas voreingestellt sind. Diese Eigenschaften können beim Erstellen der Verknüpfung geändert werden.
EIGENSCHAFTEN
Mit dieser Schaltfläche erreichen Sie eine durch Register in drei Bereiche unterteilte Maske. Im Register: "Einstellungen“ nehmen Sie Grundeinstellungen des Abgleichs vor.
Im Ausgabepfad geben Sie die Position auf Ihren Datenträgern an, auf denen die Abgleichdateien erzeugt werden. Ein Mausklick auf das Symbol
öffnet hierbei eine Verzeichnisauswahl, mit der Sie den Datenpfad bequem einstellen können.
Zusätzlich stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Aktivieren Sie die Checkbox "Filialabgleich packen“, wird die Exportdatei komprimiert, was beispielsweise bei der Übergabe der Daten über DFÜ erwünscht ist. Mit Aktivierung der zweiten Checkbox werden nur solche Datensätze exportiert, die seit dem letzten Filialabgleich geändert wurden. Die Datenmenge beim Abgleich wird hierdurch ebenfalls reduziert, da nicht immer alle Datensätze exportiert werden, sondern ausschließlich die geänderten und aktualisierten.
Das Register: "Info“ bietet die Möglichkeit, einen beliebigen Text zu diesem Filialabgleichschema zu hinterlegen. Mit dem dritten Register: "Änderungsdatum“ erhalten Sie Angaben über das Erstellungs- sowie das letzte Änderungsdatum des Schemas und Sie können ersehen, welcher Benutzer den Datensatz erzeugt bzw. geändert hat.
GESTALTEN
Hinter dieser Schaltfläche verbirgt sich die Möglichkeit, die Datenbereiche, die im Filialabgleich enthalten sein sollen, zu definieren. In der Übersicht werden die Datenbereiche, die angesprochen werden können, angeboten.
Die Bereiche, die im Abgleich enthalten sind, werden durch das Häkchensymbol in der linken Spalte gekennzeichnet. Die An- und Abwahl eines Datenbereichs erfolgt durch Mausklick auf das Kästchen, wodurch das Häkchen entweder gesetzt oder entfernt wird.
Für die jeweiligen Datenbereiche stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung. Wählen Sie hierzu den Datenbereich durch Mausklick aus und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN. Je nach gewähltem Datenbereich stehen Ihnen hierbei unterschiedliche Optionen zur Auswahl.
Allen Datenbereichen gemeinsam ist eine Bereichsauswahl, mit der Sie die Datensätze eingrenzen können. Ihnen stehen hierbei die einfache Auswahl und die Mehrfachauswahl zur Verfügung, wie sie auch in den Druckmenüs enthalten ist. Detaillierte Informationen zur Bereichsauswahl können Sie der Beschreibung der Druckmenüs entnehmen.
Weitere verfügbare Optionen sind abhängig vom jeweiligen Datenbereich. Bei den Artikeln, Adressen, Warengruppen und Vertretern können Sie entscheiden, ob die Umsätze mit übergeben werden sollen. Bei den Vorgängen, dem Rechnungs-Ausgangs-Journal, den Auftrags-Buchungen und dem Zahlungsverkehr legen Sie fest, ob die Datensätze nach dem Export in das Archiv verschoben werden sollen.
Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, schließen Sie die Masken, damit Sie wieder in die Auswahl des Abgleichschemas gelangen. Aktivieren Sie das gewünschte Schema und betätigen Sie die hierdurch aktivierte Schaltfläche: WEITER. Sie erreichen eine Maske, in der die Einstellungen des gewählten Filialabgleichs nochmals zusammengefasst werden. Bei Bedarf können diese Einstellungen hier nochmals geändert werden.
Ein zusätzliches Eingabefeld beinhaltet das Datum und die Uhrzeit des letzten Abgleichs. Diese Informationen dienen als Grundlage für die Eingrenzung des Abgleichs mit der Option: "Nur Datensätze exportieren, die seit dem letzten Abgleich geändert wurden“. Da die Möglichkeit besteht, das Datum zu ändern, können Sie die Eingrenzung der Datensätze für Sonderzwecke selbst bestimmen.
Die erneute Bestätigung der Schaltfläche: WEITER zeigt die Zusammenfassung der Daten an. Sind die Angaben korrekt, betätigen Sie die Schaltfläche: FERTIGSTELLEN, damit die Bereitstellung der Daten erfolgt. Der Fortschritt der Datenbereitstellung wird in grafischer Form dargestellt.
Nach erfolgreich durchgeführter Bereitstellung gelangen Sie wieder in die Mandanteneingabe der Anwendung, damit Sie den Mandanten erneut öffnen und weiterarbeiten können. Die Bereitstellungsdatei steht Ihnen zur weiteren Verarbeitung im angegebenen Pfad zur Verfügung.