Um einen Vorgang per E-Mail zu versenden, können Sie die Schaltfläche: SENDEN verwenden oder wählen Sie über die Gruppe: AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN
das gewünschte E-Mail-Layout und klicken anschließend auf die Schaltfläche: SENDEN.
Die Buchungsparameter werden bei dieser Art der Ausgabe im Gegensatz zum Drucken oder Faxen nicht beachtet! Erst ab der Ausbaustufe "professional" kann die Abarbeitung der Buchungsparameter auch direkt über den E-Mail-Versand angestoßen werden. In den Eigenschaften der E-Mail-Layouts findet sich unter dem Register: "Optionen", das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten".
Einrichten des E-Mail-Layout
Damit im Fenster "Vorgang ausgeben" das entsprechende E-Mail-Layout verfügbar ist, müssen Sie zunächst die von Ihnen gewünschte E-Mail-Ausgabe definieren. Für jede Vorgangsart (Angebot, Rechnung, etc.) muss bei Bedarf ein individueller E-Mail-Vorgangsdruck angelegt werden.
Folgende Schritte sind dazu notwendig:
1. In der Vorgangsübersicht markieren Sie die Vorgangsart, welche Sie per E-Mail ausgeben möchten und wechseln über die Gruppe AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN
2. Betätigen Sie die Schaltfläche: NEU und wählen Sie den Eintrag: "E-Mail“ aus.
3. Diesem neuen Vorgangsdruck können Sie jetzt einen aussagefähigen Namen geben, z.B. "Rechnung I als E-Mail".
4. Den angelegten E-Mail-Vorgangsdruck (lt. Beispiel "Rechnung I als E-Mail") markieren Sie und drücken die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN. Im Register: "Optionen“ sollten Sie folgende Einstellungen vornehmen:
- "E-Mail vor dem Senden anzeigen"
Dieser Punkt bewirkt, dass Ihnen die komplette Mail, d. h. Betreff, Text, Anlage und Adresse des Empfängers vor dem Versand in einem separaten Fenster angezeigt wird.
- "Vorgang als Datei anhängen"
Über dieses Kennzeichen können Sie den eigentlichen Vorgang als Anlage zu der E-Mail versenden. Hierbei stehen Ihnen drei Auswahlfelder zur Verfügung, mit denen Sie die Erzeugung beeinflussen können:
Der Druck definiert hierbei das zu verwendende Layout, mit dem die Anlage erzeugt werden soll.
Das Format gibt Ihnen die Möglichkeit zu wählen, welcher Dateityp als Anlage versandt wird. Hierbei stehen Ihnen derzeit die Formate: *.ll über den Druckdesigner, *.pdf, *.jpg, *.emf zur Verfügung.
Sofern Sie das ZUGFeRD-Format benutzen, wählen Sie aus der Liste: ZUGFeRD (*.pdf)
Das Feld Option bezieht sich auf das ausgewählte Format. Sofern Rechnungen etc. im PDF/A-1a-Format ausgegeben werden sollen, kann diese Option ausgewählt werden.
Beispiel:
Eine "Auftragsbestätigung als E-Mail" soll das PDF/A-1a nutzen
Kopieren Sie das zugehörige Layout oder nutzen Sie das Standard-Layout.
Wählen Sie die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN.
Auf dem Register: OPTIONEN des Fensters navigieren Sie in den Bereich "E-Mail Anhänge" und wählen hier:
- Format: Adobe Acrobat Reader [über Druckmodul]
- Option: PDF/A-1a
Speichern Sie Ihre Eingaben.
Beim Versenden der Auftragsbestätigung wählen Sie bitte die Option: E-MAIL VOR DEM SENDEN ANZEIGEN.
In der Folge erhalten Sie zunächst die Vorschau der E-Mail, in welcher Sie auch das erzeugte PDF-Dokument einsehen können.
Öffnen Sie das PDF-Dokument mit dem Adobe Acrobat Reader oder einem vergleichbaren Programm zur Ansicht von PDF-Dateien.
Im Adobe Acrobat Reader sollte bei der geöffneten Datei ein Hinweis erscheinen, der sinngemäß angibt, dass diese Datei im Rahmen des PDF/A-Standards schreibgeschützt geöffnet wurde, um Änderungen zu verhindern.
Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch für weitere E-Mail-Layouts das Format und die Optionen anpassen.
Der Dateiname kann aufgrund eines Feldeditors bestimmt werden. Hierbei sind jedoch zwingend die Restriktionen des genutzten Betriebssystems für Dateinamen an sich zu berücksichtigen.
- "E-Mail Adresse"
Über die hier zur Verfügung gestellten Auswahlpunkte können Sie bestimmen, ob die E-Mail Adresse der Anschrift oder des Ansprechpartners für den Versand des Vorgangs genutzt werden soll.
Weitere Optionen:
- aus aktueller Anschrift
- Das bedeutet, dass die aktive Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- Das bedeutet, dass die aktive Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- aus aktuellem Ansprechpartner
- Das bedeutet, dass der Ansprechpartner der aktiven Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- Das bedeutet, dass der Ansprechpartner der aktiven Anschrift (per Radiobutton) aus dem Vorgang herangezogen wird. Je nach gewählter Einstellung kann dies die Rechnungs- oder Lieferanschrift sein.
- aus Rechnungsanschrift
- aus Lieferanschrift
- aus Ansprechpartner der Rechnungsanschrift
- aus Ansprechpartner der Lieferanschrift
zur Verfügung, um den Empfänger der E-Mail näher zu bestimmen.
Weitere E-Mail Anhänge
In diesem Bereich stehen alle Vorgangsdrucklayouts des Mandanten als Auswahl zur Verfügung. So kann z.B. bei einer Rechnung das Drucklayout für eine Auftragsbestätigung angehängt werden. In diesem Fall versucht die E-Mail-Ausgabe beim Erzeugen der Anhänge die passende Auftragsbestätigung über das Protokoll der Rechnung zu finden. Sollte der hinterlegte Vorgang nicht gefunden werden, erhalten Sie bei der Ausgabe eine entsprechende Meldung.
Beim Erzeugen der Anhänge werden alle Eigenschaften der hinterlegten Layouts beachtet. Lediglich folgende Kennzeichen werden von der E-Mail Ausgabe überschrieben und somit nicht beachtet:
- Format
- Ausgabedatei
- Protokoll nicht anzeigen
ART
Hier entscheiden Sie, ob ein Druck oder ein Export an die E-Mail angehängt wird. Durch klicken auf das Symbol wird zwischen Druck und Export umgeschaltet.
ANHÄNGEN
Mit diesem Kennzeichen wird festgelegt, ob ein Datensatz angehängt wird. Zusätzlich kann im nächsten Feld mittels Formel definiert werden, unter welcher Bedingung ein Datensatz angehängt wird.
LAYOUT
Über diesen Bereich bestimmen Sie das zu hinterlegende Druck- bzw. Export-Layout.
DATEINAME
Das Feld Dateiname kann u.a. durch eine Formel gebildet werden. Die Dateiendung wird immer automatisch ergänzt und muss nicht explizit angegeben werden.
FORMAT
Hier wird das Dateiformat des Anhangs festgelegt. Dieses ist von der Art des Datensatzes (Druck oder Export) abhängig. Mögliche Formate sind u.a. List & Label, Adobe Acrobat Reader, JPEG, ZUGFeRD, etc.
Tipp!
Soll eine größere Menge an PDF-Dateien (z. B. im Bereich der Vorgänge) nacheinander ausgegeben werden, wählen Sie die Option "Adobe Acrobat Reader [über Druckmodul]". Dies schont den Speicher, da die PDF-Dateien direkt über das Druckmodul verarbeitet werden. Nutzen Sie diese Option auch, wenn Ihre PDFs viele Bilder enthalten.
Parameter abarbeiten
Ab der Ausbaustufe "professional" kann die Abarbeitung der Buchungsparameter direkt über den E-Mail-Versand angestoßen werden. In den Eigenschaften der E-Mail-Layouts findet sich unter dem Register: "Optionen", das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten".
Ist das Kennzeichen aktiviert und die entsprechende E-Mail wird versendet, erfolgt hierbei das Buchen des Vorgangs. Regeln die beim Buchen ausgeführt werden, greifen natürlich auch beim Versand dieser E-Mail.
Beachten Sie
Die Stecknadel zur Darstellung außerhalb der Eigenschaften ist standardmäßig deaktiviert und muss vorab in den Eigenschaften des E-Mail-Layouts aktiviert werden, wenn Sie bei jedem Vorgangs-Versand bestimmen möchten, ob die Parameter der Vorgangsart abgearbeitet werden sollen.
Weitere Register
Innerhalb der Eigenschaften stehen Ihnen noch zwei weitere Register zur Verfügung. Es handelt sich um die Register: "Info" und "Parameter".
Im Register: "Info" können Sie einen zweiten Text hinterlegen, der in die E-Mail über eine Variable eingefügt werden kann.
Im Register: "Parameter" sind weitere Einstellungen enthalten. Unter dem Abschnitt "Empfänger Adresse" sollte man das Kennzeichen: "Bei allen E-Mail Adressen nachfragen“ aktivieren. Alle weiteren Parameter sind optional. Wenn alle Kennzeichen nun gesetzt sind, schließen Sie das Fenster mit der Schaltfläche: SPEICHERN UND SCHLIEßEN
5. Wenn Sie nun wieder in dem Fenster "Vorgänge ausgeben" die Schaltfläche: GESTALTEN
betätigen, öffnet sich ein Feldeditor.
In der oben angeordneten Kopfzeile kann der Betreff der E-Mail hinterlegt werden.
Das RTF - Fenster unterhalb bietet Ihnen die Möglichkeit den eigentlichen Text der E-Mail zu erfassen. Hierbei können Sie natürlich festen Text und Variablen kombinieren.
In dieser Liste werden Ihnen alle verfügbaren Variablen für die Erstellung des Betreffs und des Textes zur Verfügung gestellt. Sie können diese per Drag & Drop oder einfach mittels eines Doppelklicks in den Text übernehmen.
Beachten Sie:
Beachten Sie: Beim Einfügen eines kopierten Textes aus einem externen Programm (z.B. Microsoft Office) können Fehler in der Darstellung auftreten.
6. Aufgrund Ihrer Einstellungen in den Eigenschaften des E-Mail-Layout wird der Vorgang automatisch als Anlage hinzugefügt.
Um weitere Anlagen zusätzlich hinzuzufügen, können Sie die Schaltfläche: HINZUFÜGEN
verwenden.
Diese Anlagen können mit der Schaltfläche: ENTFERNEN
wieder entfernt werden.