Vorgaben für das Einfügen von Dokumentendatensätzen

Unter Schaltfläche: PARAMETER - DOKUMENTE - PARAMETER hinterlegen Sie Vorgaben für das Einfügen der Dokumentendatensätze. 

Programmverhalten

Doppelklick öffnet Datensätze immer im Einsehmodus.

Bei aktiviertem Kennzeichen wird immer der Einsehmodus genutzt.

Wird das Kennzeichen deaktiviert, so werden alle Dokumente im Ändern-Modus geöffnet, auch Dokumente, die überhaupt nicht geändert werden können (z. B. PDF-Dokumente).

Neue Dokumente - Speichern als

OLE-Dokument (bzw. als Datei sofern keine OLE Unterstützung verfügbar) 

Wird der Dokumentendatensatz erstellt, indem das Dokument per Drag & Drop auf die Detail-Ansicht Dokumente gezogen wird, so wird es als OLE-Dokument gespeichert.

Existiert jedoch in den Parametern ein Eintrag, dass keine OLE-Unterstützung für diesen Dateityp verwendet werden soll, so wird das Dokument als Datei erstellt. 

Wird der Dokumentendatensatz über die Schaltfläche: NEU erstellt, so steht die Vorauswahl im Register: "Dokument aus Datei" auf der Option: immer als OLE-Dokument bzw. als Datei (sofern keine OLE Unterstützung verfügbar). 

Datei

Der Dokumentendatensatz wird in jedem Fall als Datei in die Datenbank eingefügt. 

Dateiverknüpfung 

Wird der Dokumentendatensatz erstellt, indem das Dokument per Drag & Drop auf die Detail-Ansicht Dokumente gezogen wird, so wird die Verknüpfung zur dem Dokumentendatei gespeichert. 

Wird der Dokumentendatensatz über die Schaltfläche: NEU erstellt, so steht die Vorauswahl im Register: "Dokument aus Datei" auf der Option als Dateiverknüpfung.

Eigenschaften immer öffnen bei Drag & Drop über Details 

Wenn das Kennzeichne aktiviert wird, werden die Eigenschaften eines Dokuments bei Ausführen der Drag&Drop-Funktion geöffnet. 

Wenn das Kennzeichen deaktiviert wird, werden die programmseitigen Vorgaben beachtet. Die programmseitige Vorgabe lautet: bei Drag & Drop auf eine Dokumente-Detailansicht von Vorgängen oder Projekten öffnet die Dokumenten-Eigenschaften immer.

Immer über Auftragsnummer zuordnen, sofern verfügbar 

Falls Sie diese Option aktivieren, so wird ein in den Vorgängen neu erstellter Dokumentendatensatz über die Auftragsnummer verknüpft, falls im Vorgang eine Auftragsnummer vorhanden ist. Enthält der Vorgang keine Auftragsnummer, so wird weiterhin die Verknüpfung über die Belegnummer vorgeschlagen.

L

Als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner ablegen

Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass die Verknüpfung nicht auf das Originaldokument zielt, sondern dass stattdessen eine Kopie des Dokumentes auf dem serverbasierten Dokumentenordner erstellt wird und die Verknüpfung darauf zielt. 

Beim Löschen von Dokumenten

Verlinkte Dokumente ohne Rückfrage immer löschen

Mit diesem Kennzeichen unterbinden Sie die Rückfrage beim Löschen der Verknüpfung, ob die Dokumente auf dem Server ebenfalls gelöscht werden sollen.

• Sofern Sie dieses Kennzeichen nicht aktivieren, so erhalten Sie beim Löschen eines Dokumentendatensatzes im Programm die Sicherheitsabfrage: "Soll nachfolgender Dokumente-Datensatz gelöscht werden?" 
  • Bestätigen Sie die Meldung mit NEIN, um den Löschvorgang abzubrechen. 
  • Bestätigen Sie die Meldung mit JA, um den Dokumentendatensatz im Programm zu löschen. 
• Anschließend wird folgende Sicherheitsabfrage angezeigt: "Wollen Sie auch die nachfolgende Datei von Dokument "XY" löschen? - Wenn Sie diese Datei löschen, kann sie anderweitig nicht mehr verwendet werden; D.h. Sie sollten die Datei jetzt nur löschen, wenn Sie sicherstellen können, dass Sie diese Datei wirklich nicht mehr benötigen."
  • Bestätigen Sie die Meldung mit NEIN, um die Datei auf dem Server zu erhalten.
  • Bestätigen Sie die Meldung mit JA, um nicht nur den Dokumentendatensatz im Programm zu löschen sondern auch die Datei auf dem Server. In diesem Fall sind dann Datei und Verknüpfung unwiderruflich gelöscht!

Verzeichnispfad des serverbasierten Dokumentenordners

Verzeichnispfad

Um die zuvor beschriebenen Optionen zu verwenden, müssen Sie in den Eigenschaften dieser Option das Verzeichnis angeben, auf dem die Kopie der Dokumente hinterlegt werden soll und in das die Verknüpfung zielt (z.B. \\Ihr Server\Ihr Laufwerk\Ihr Dokumentenspeicher\..).

Projekte

Falls Sie die Dokumente Projektdatensätzen hinzufügen möchten, können Sie die folgenden Kennzeichen anwenden.

E-Mail-Anhänge bei Drag & Drop auf Projekte automatisch als Projektdokumente einfügen

Ist dieses Kennzeichen aktiviert und wird eine E-Mail mit Anhängen auf den Bereich der Projekte gezogen, so werden die Anhänge der E-Mail als Dokumentendatensätze erstellt. Dabei erfolgt zuerst die Abfrage, ob ein neues Projekt angelegt werden soll. Wird dies mit JA bestätigt, werden die Anhänge der E-Mail nach einer weiteren Abfrage als Projektdokumente angelegt.

Als Dateiverknüpfung immer im serverbasierten Dokumentenordner ablegen

Aktivieren Sie zusätzlich dieses Kennzeichen, um die oben beschriebene Funktion einzusetzen, bei der eine Kopie des Dokumentes auf dem angegebenen Verzeichnis abgelegt wird.

Projektdokumente beim Löschen von Projekten mit löschen

Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, wenn Sie erreichen möchten, dass beim Löschen von Projektdatensätzen auch die zugehörigen Dokumentendatensätze (also die Verknüpfungen) im Programm gelöscht werden. 

Beachten Sie jedoch, dass die auf dem Server abgelegten Kopien der Dokumente ebenfalls unwiderruflich gelöscht werden, falls die Option: "verlinkte Dokumente ohne Rückfrage immer mit löschen" aktiviert ist.