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Rufen Sie die Eigenschaften eines Dokumentendatensatzes mit der Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN auf, um nach dem Erstellen noch Änderungen vornehmen zu können. Diese Funktion erreichen Sie im Bereich: "Neu / Bearbeiten" für das Register: DOKUMENTE.
Felder des Kopfbereichs der Maske
Im Kopf der Maske konfigurieren Sie zu Beginn, welchem Bereich ein Dokument zugeordnet sein soll. Je nach Bereich lässt sich auch direkt eine Zuordnung über eine in diesem Bereich im Einsatz befindliche Nummer erfolgen.
Bereich
Dieses Feld ist optional und steht in der Ausgangskonfiguration zunächst auf dem Wert: "Allgemein". Wählen Sie an dieser Stelle den Bereich aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Sie können über eine Auswahl im Feld: "Bereich" aber auch die Entscheidung treffen, dass das Dokument einem spezifischen Bereich zugeordnet werden soll, etwa dem Bereich: "Adresse" oder dem Bereich: "Vorgänge".
Beispiel: Zuordnung "Adressen"
Wird für den Bereich die Zuordnung: "Adressen" ausgewählt, lässt sich in den Eigenschaften des Dokumenten-Eingangs auch die "Nummer" einer zugeordneten Adresse eingeben, z. B.: "10000".
Nachdem das Dokument erfasst wurde, ist es in den Dokumenten hinterlegt.
Wird in diesem Beispiel nun über VERKAUF - STAMMDATEN - Register: ADRESSEN über Schaltfläche: DETAILS die Detail-Ansicht "Dokumente" angezeigt, so ist das der Adresse zugeordnete Dokument verknüpft. Als zugeordnetes Dokument ist z. B. das PDF-Dokument: "Beispiel1" zu sehen.
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in die Detail-Ansicht der Dokumente und wählen Sie: DETAILS - VORSCHAU.
Zusätzlich zum verknüpften Dokument der gewählten Adresse wird nun auch eine Vorschau angezeigt. Sind mehrere Dokumente für eine Adresse vorhanden, kann über ein Markieren des Dokuments die Vorschau auf das jeweils aktuell gewählte umgeschaltet werden. Mit der linken Maustaste kann über den Kopf des Vorschaufensters dieses auch verschoben werden.
Info:
Die Nutzung und Zuteilung der Bereiche kann daher von Ihnen individuell vorgenommen werden.
Sofern keine spezifische Zuordnung benötigt wird, kann auch "(Allgemein)" ausgewählt werden. Über DOKUMENTE - EINGANG - DOKUMENTE wird bei jedem Dokument zusätzlich angezeigt, zu welchem Bereich es zugeordnet wurde. Dies ist auch für die Filterung in der Suche relevant.
Bei Auswahl des Bereichs "Buchungen"
Im Bereich STAMMDATEN - DOKUMENTE kann ein Dokumenten-Datensatz für den Bereich "Buchungen" zur Verfügung gestellt werden. Die an dieser Stelle vergebene Nummer kann für eine spätere Dokumentenzuordnung über Belegnummer 1 oder Belegnummer 2 (Auftragsnummer) genutzt werden.
Beispiel für Dokumente im Bereich "Buchungen"
Die Eingangsrechnung der Firma Maier mit der Belegnummer ER2343 (=Belegnummer 1) wurde eingescannt und unter Stammdaten - Dokumente als Dokumenten-Datensatz erfasst.
Weisen Sie nun diesem Dokumenten-Datensatz die Nummer ER2343 zu, so kann dieses Dokument über die Belegnummer 1 zugeordnet werden.
Detail-Ansicht für Dokumente (im Bereich "Buchungen)
In allen Buchungsübersichten, in den Geschäftsvorfällen und in den Kontoblättern (und Kontobuchungen) steht die Detail-Ansicht "Dokumente" zur Verfügung.
In diesen Bereichen kann über die Detail-Ansicht Dokumente dem selektierten Buchungssatz ein Dokument zugeordnet werden oder ein zugeordnetes Dokument aufgerufen / bearbeitet werden. Beachten Sie, dass dies nur möglich ist, wenn der Buchungssatz eine Hinterlegung im Feld "Belegnummer 1" und / oder "Belegnummer 2" hat.
Hinweis für Dauerbuchungen
Bei Dauerbuchungen ist darauf zu achten, dass bei Verwendung von Platzhaltern in den Belegnummernfeldern mindestens eine Belegnummer fest gelegt sein muss.
Beachten Sie:
Dokumente für Buchungssätze werden beim Löschen des Buchungssatzes nicht mit diesem gelöscht. Ggf. sind Dokumente für Buchungssätze entsprechend manuell zu löschen.
Beispiel für Anzeige der Detail-Ansicht von Dokumenten bei Eingabe der "Belegnummer 1"
In der Finanzbuchhaltung wird in den Geschäftsvorfällen die Eingangsrechnung ER2343 erfasst. Dazu existiert auch das Dokument ER2343.
Sobald die Belegnummer ER2343 (im Feld: Belegnummer 1) eingegeben wurde, steht in der Detail-Ansicht Dokumente das Dokument ER2343 zur Verfügung.
Bei Auswahl des Bereichs: "(Vorlagen)"
Dokument dem Bereich "Vorlagen" hinzufügen
Der Bereich: "Vorlagen" nimmt eine besondere Funktion an dieser Stelle ein: Die diesem Bereich zugeordneten Dokumente werden bei Neuanlage im Register: "Dokumente aus Vorlage" ausgewiesen.
Register: "... aus Vorlage" besteht aus Dokumenten des Bereich: "(Vorlagen)"
Nachdem Sie das Dokument in den Bereich Vorlagen gespeichert haben, steht es nun jederzeit auch über das Register: "aus Vorlage" für eine Neuanlage zur Verfügung.
Nummer
Wählen Sie in diesem Feld die Nummer des Datensatzes, dem das Dokument zugeordnet werden soll. Für bestimmte Bereiche kann direkt über das Auswahl-Werkzeug eine Zuordnung vorgenommen werden.
Beispiele:
Sobald ein Dokument dem Bereich: "Vorgänge" zugeordnet wird, verändert sich die Eingabemaske im Aussehen. An Stelle des Eingabefeldes "Nummer" erscheint ein Auswahlfeld mit den Alternativen: "Belegnummer" und "Auftragsnummer". Nach erfolgter Auswahl muss im anschließenden Feld die gewünschte Nummer eingegeben werden.
Info:
Durch die Zuordnung zu einer Auftragsnummer kann man erreichen, dass Dokumente beim Wandeln eines Vorgangs mit in den neuen Vorgang übernommen werden.
Sobald ein Dokument dem Bereich: "Adressen" zugeordnet wird, verändert sich die Eingabemaske im Aussehen. An Stelle des Eingabefeldes "Nummer" erscheint ein Auswahlfeld für die Hinterlegung einer Adressnummer.
Sobald ein Dokument dem Bereich: "Artikel" zugeordnet wird, lässt sich über das Auswahlwerkzeug die passende Artikelnummer wählen.
Name
Ist die Zuordnung erfolgt, vergeben Sie dem Dokument einen Namen, was in einem reinen Eingabefeld erfolgt. Vergeben Sie einen nachvollziehbaren Namen, der alle für Sie benötigten Informationen enthalten sollte.
Wichtigkeit
Es besteht die Möglichkeit, dem Dokument einen Status zuzuordnen. Hierzu stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
- Niedrig
- Normal
- Hoch
Info:
Die Wichtigkeit eines Dokuments wird bereits in der Tabellenansicht durch Darstellung des entsprechenden Symbols in einer eigenen Spalte kenntlich gemacht.
Kennzeichen: Dokument kann als Anlage verwendet werden (Funktion in Zsh. mit Supportmodul)
Die Funktion dieses Feldes ist ausschließlich für den Versand des Dokumentes als E-Mail-Anlage zusammen mit dem Supportmodul vorgesehen.
Info:
In allen anderen Konstellationen (außerhalb des Supportmoduls) ist dieses Kennzeichen ohne Funktion.
Register: "Memo/ Gesperrt"
In den Feldern Memo und Gesperrt können Sie zusätzliche Informationen zu dem Dokument hinterlegen. Mit dem Aktivieren des Gesperrt-Kennzeichens wird der Dokumentendatensatz gesperrt und damit in der Übersicht rot dargestellt.
Register: "Selektionen"
In diesem Register stehen Ihnen Selektionsfelder zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um weitestgehend frei konfigurierbare Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen bzw. weiterer Informationen dienen.
Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager aktiviert werden.
Register: "Info"
Auf diesem Register lassen sich in einem Textfeld Informationen erfassen. Dies kann hilfreich sein, wenn das Dokument z. B. einem Sachbearbeiter zugeordnet werden soll, welcher weitere Informationen zum Dokument benötigt.
Register: "Einstellungen"
Abweichendes Dokument verwenden
Die Funktion dieses Feldes ist nur für den Faxversand des Dokumentes zusammen mit dem Supportmodul vorgesehen. Andernfalls bleibt dieses Kennzeichen deaktiviert.
Berechtigungsgruppe
In diesem Feld können Sie den Dokumentendatensatz einer Berechtigungsgruppe zuordnen. In den Berechtigungsgruppen steuern Sie, welche Benutzergruppen Zugriff auf verschiedene Dokumente erhalten.
Verknüpfungspfad
Wurde eine Verknüpfung zu einem Dokument erstellt kann der Pfad nachträglich geändert werden.
Information
In diesem Feld können Sie weitere Informationen hinterlegen.
Datensatzinformationen
Sie können das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung, sowie das Kürzel des Mitarbeiters, durch den die Erstellung oder Änderung durchgeführt wurde erkennen.
Legacy Funktion (bis Generation 2020 enthalten)
Webshop (Legacy-Funktion)
Wurde im DB-Manager in der Datenbank "Dokumente" unter "Bearbeiten" - "Struktur ändern" - das Kennzeichen "Webshop Felderweiterung" aktiviert, so steht das Kennzeichen "Dokument in Webshop bereitstellen" zur Verfügung. Inwiefern dieses Kennzeichen beachtet wird, müssen Sie mit dem jeweiligen Anbieter der COM-Applikation klären.