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Nutzung und Konfiguration von ZUGFeRD im Bereich "E-Rechnung" der Hilfe beschrieben
In der Software wurde das Erstellen und Verarbeiten der Formate "ZUGFeRD" und "XRechnung" so implementiert, dass beide Formate dem gleichen Ablauf folgen. Dies haben wir für Sie auf folgender Seite beschrieben: E-Rechnung (Hinweise zur Nutzung).
Verfügbarkeit der aktuellen ZUGFeRD-Version in microtech büro+
Das Format "ZUGFeRD" kann in microtech büro+ ab Gen. 20 "M" genutzt werden. In der Gen. 24 ist das Format in allen Ausbaustufen enthalten. Zusätzlich besteht in der Gen. 24 die Option das Zusatzmodul: microtech Dokumentenmanagement einzusetzen.
Das aktuelle ZUGFeRD-Format wählen Sie in den Eigenschaften des Mail Layouts aus.
Beachten Sie:
Neben dem aktuellen ZUGFeRD-Format steht beim Konfigurieren des E-Mail Layouts auch eine ältere Version von ZUGFeRD zur Verfügung: "ZUGFeRD v1 (*.pdf)".
*Diese veraltete Version ist zur Zeit weiterhin im Auswahlfeld verfügbar. Bitte wählen Sie für die Ausgabe von E-Rechnungen das aktuelle Format in der Mitte der Format-Liste aus.
Welche ZUGFeRD-Version wird in der Software eingesetzt?
Durch die Auswahl des Formats: "ZUGFeRD (*.pdf)" wird die aktuellste in der microtech Software verfügbare ZUGFeRD-Version genutzt. Prüfen Sie dies anhand unserer Programmänderungen. Zu jeder Aktualisierung des Formats erhalten Sie an dieser Stelle weiterführende Informationen.
Besonderheiten des Formats: ZUGFeRD
Das Format "ZUGFeRD" stellt ein hybrides Format dar. Die Ausgabe der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format enthält sowohl einen maschinenlesbaren XML-Datensatz, zusätzlich existiert ein menschenlesbarer PDF-Inhalt, der von der PDF-Ansicht her einer klassischen Rechnung ähnelt und rein als Ansicht dient. Für die Weiterverarbeitung wird der in der ZUGFeRD-Datei integrierte maschinenlesbare XML-Inhalt genutzt. Der XML-Datensatz des Format "ZUGFeRD" erfüllt die Anforderungen, um E-Rechnungen zu versenden, empfangen und zu verarbeiten.
Zusatzmodul "microtech Dokumentenmanagement": Vorschau zeigt PDF-Ansicht
Die Vorschau in microtech büro+ zeigt bei E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format in der Vorschau den menschenlesbaren Teil der PDF an. Die XML-Datenstruktur wird im Hintergrund genutzt, um die Felder der E-Rechnung in der Software zu verarbeiten. So wird beispielsweise beim Einlesen einer Eingangsrechnung in das microtech Dokumentenmanagement die XML-Struktur der ZUGFeRD-Datei in die entsprechenden Felder gemappt. Weitere Infos hierzu erhalten Sie in unserer Hilfe: DMS - Erfassung der Rechnung (im Standard).
Möglichkeit XML-Datenstruktur von ZUGFeRD über externe Programme anzuzeigen
Die XML-Datenstruktur von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format lässt sich über bestimmte PDF-Reader auch öffnen und anzeigen. Einige PDF-Reader bieten hierzu die Möglichkeit, die Anlage zu öffnen und einzusehen. Ein Beispiel für solch eine Software ist der "Acrobat Reader", welchen wir für dieses Beispiel genutzt haben. Andere Wege, wie z. B. das direkte Öffnen der ZUGFeRD-Datei in einem beliebigen Editor, sind ebenfalls denkbar.
Beispiel: Öffnen der XML-Struktur über einen gängigen PDF-Reader
Die XML-Struktur der ZUGFeRD-Datei lässt sich über PDF-Reader und ähnliche Programme öffnen. Beachten Sie, dass die gezeigte Vorgehensweise exemplarisch zu verstehen ist. Die Nutzung der gezeigten PDF-Reader und Editoren stellt eine von vielen Möglichkeiten dar und soll keine explizite Software-Empfehlung sein. Für das Beispiel wurde eine ZUGFeRD-Datei mit einer aktuellen Version des "Acrobat Reader" geöffnet. Mittels des Büroklammer-Symbols wurde in dieser Software der Bereich: "Anlagen" geöffnet und in einem Editor geöffnet.
Die im Format integrierte XML-Struktur wird angezeigt.
Über die rechte Maustaste: "Anlage öffnen" konnte im "Acrobat Reader" die XML-Struktur in einem externen Programm geöffnet werden.
Welches Programm zur Ansicht von XML-Dateien genutzt wird, legen Sie im Betriebssystem in den Systemeinstellungen fest. In vielen Standard-Installationen öffnet sich die XML-Datei in einem Webbrowser wie z. B. "Edge". Sollten Sie öfter Dateien über diesen Weg prüfen, bietet es sich an eine speziell für solche Datenstrukturen gedachte Software zu nutzen, z. B. einen Editor wie "Notepad++" oder ähnliche Produkte, die eine spezielle Übersicht für Datenformate garantieren.
Info:
Im Normalfall ist es nicht notwendig die XML-Struktur einer ZUGFeRD-Datei anzeigen zu lassen, da beim Erstellen und Einlesen von E-Rechnungen in der Software die Felder automatisch erkannt werden.
Sofern Sie aber z. B. bestimmte Feldinhalte einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format manuell überprüfen möchten, kann es sinnvoll sein, sich die Datenstruktur anzuschauen.