Im DB Manager (Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - DBMANAGER) weisen Sie die Berechtigungsgruppen den Sortierungen für die Tabellenansichten und Detail-Ansichten zu. Außerdem legen Sie dort fest, für welche Tabellenansichten benutzerspezifische Eingrenzungen gelten sollen.
Systemsortierungen
Wählen Sie im DB Manager den Datenbankbereich, für den die Sortierung erstellt werden soll.
Beginnen Sie zunächst bei der Datenbanktabelle ADRESSEN und wählen Sie die Schaltfläche: ÄNDERN. Aktivieren Sie im Register: "Einstellungen" das Kennzeichen: "Unterstützung für benutzerspezifische Eingrenzung" und wählen Sie als Eingrenzungsfeld die Vertreternummer (VtrNr) aus.
Hinweis
Beim ersten Aktivieren verlassen Sie den Dialog jetzt bitte mit Hilfe der Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN, bevor Sie weitere Einstellungen tätigen, damit die interne Struktur der Tabelle angepasst werden kann.
Öffnen Sie dann erneut über die Schaltfläche: ÄNDERN das Eingabefenster und wechseln Sie ins Register: "Sortierungen".
Öffnen Sie dann erneut über die Schaltfläche: ÄNDERN das Eingabefenster und wechseln Sie ins Register: "Sortierungen".
Wählen Sie nacheinander die Systemsortierungen und weisen Sie ihnen eine Berechtigungsgruppe zu.
Verwenden Sie dazu die Schaltfläche: ÄNDERN und wechseln Sie in das Register: "Optionen".
Hinweis
Sortierungen, die der Gruppe "nicht zugeordnet" zugewiesen sind, können von allen Benutzern verwendet werden. Dies ist die Standardeinstellung der Systemsortierungen. Würden Sie die Einstellung "nicht zugeordnet" belassen, so könnten die Vertreter über diese Sortierung alle Datensätze einsehen. Ebenso könnten Vertreter auf diese Sortierung zugreifen, falls Sie im Beispiel die Berechtigungsgruppe 9 verwenden würden.
Freie Selektionssortierungen
Nachdem alle Systemsortierungen auf "Berechtigungsgruppe 1" gestellt wurden, müssen Sie für die Vertreter freie Sortierungen erstellen, denen Sie die "Berechtigungsgruppe 9" zuordnen.
Markieren Sie dazu eine freie Selektion und wählen Sie die Schaltfläche: ÄNDERN.
Aktivieren Sie die Option: "für Sortierung einen Index erzeugen" und vergeben Sie eine Bezeichnung. Die hier verwendete Bezeichnung steht dem Benutzer in der Suche zur Verfügung.
Tragen Sie im "Feldname 1" das Feld ein, nach dem die Sortierung maßgeblich erfolgen soll. Mit den weiteren Feldnamen legen Sie optional untergeordnete Sortierkriterien fest.
Verwenden Sie das Kennzeichen: "Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein" nur, wenn Sie im Feldname 1 auf ein Schlüsselfeld der Datenbanktabelle wie z.B. die Adressnummer zugreifen.
Aktivieren Sie das Kennzeichen: "Index/ Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung", um zu erreichen, dass bei dieser Sortierung der Übersichten nur die eingegrenzten Datensätze angezeigt werden.
Im Register: "Optionen" müssen Sie dann die entsprechende Berechtigungsgruppe einstellen. Für die Eingrenzung für Vertreter im Beispiel ist dies die Berechtigungsgruppe 9.
Hinweis
Um ein einwandfreies Funktionieren zu gewährleisten, müssen Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Einstellungen außerdem für die folgenden Datenbanktabellen durchführen: - History - Vorgänge / Archiv Vorgänge - Vertreter - Provisionsabrechnungen / History Provisionsabrechnungen Werden in diesen Datenbanktabellen keine Eingrenzungen vorgenommen, so stehen den Benutzern in diesen Programmbereichen Tabellenansichten mit uneingeschränkter Ansicht und uneingeschränktem Zugriff zur Verfügung. Außerdem müssen auch die im Kapitel Definition für Detail-Ansichten benötigter Sortierungen (benutzerspez. Eingrenzung f. Tabellenansichten) beschriebenen Einstellungen vorgenommen werden, um eine fehlerfreie Anzeige der Detail-Ansichten zu gewährleisten. Für alle Datenbanktabellen gilt die gleiche Vorgehensweise.
Alle Systemsortierungen sind auf die Berechtigungsgruppen derjenigen Benutzer einzustellen, welche sämtliche Rechte (Vollzugriff) für die Bearbeitung der Datensätze haben.
Unter der Freien Sortierung sind zumindest die in der Tabelle genannten Systemsortierungen auch für die Benutzer mit eingeschränkter Berechtigung (z. B. Vertreter) frei zuschalten.
Bestehen zusätzlichen Sortierungen für den Vertreter innerhalb der Systemsortierungen, so ist für den Vertreter analog eine Freie-Sortierung anzulegen.
Wird eine neue Sortierung für ein Selektionsfeld angelegt, so ist jeweils für die eingeschränkte Berechtigungsgruppe als auch für die Berechtigungsgruppe mit dem Vollzugriff eine Sortierung anzulegen, also stets 2 Sortierungen.