Beim Erstellen eines neuen Kalender-Datensatzes können weitere Mitarbeiter (= TEILNEHMER) zu diesem Termin eingeladen werden. Die Sortierung der Teilnehmer richtet sich am angemeldeten Benutzer aus. Es werden als Erstes die Mitarbeiter der eigenen Abteilung angezeigt, danach alphabetisch die restlichen Abteilungen und Benutzer. Die Funktion steht für die Terminarten AUFGABE, TERMIN und WIEDERVORLAGE zur Verfügung.
Wenn Sie einen Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, erhält der Teilnehmer eine E-Mail Benachrichtigung über die erfolgte Einladung. Die E-Mail wird an die im Benutzer-Datensatz hinterlegte E-Mail Adresse E-MAIL (VON INTERN) versendet. Wenn diese nicht vorhanden ist, wird keine E-Mail an diesen Benutzer verschickt oder von ihm gesendet.
Die E-Mail (von Intern) können Sie im Benutzerdatensatz über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - Schaltfläche: BENUTZER VERWALTEN im jeweiligen Benutzerdatensatz unter Register: "Firmenvorgaben" ändern.
Die Einladung zu einem Kalendereintrag wird mit dem Benutzerkürzel personalisiert.
Teilnehmer eines Kalendereintrags erhalten eine E-Mail, die wie folgt aufgebaut ist:
"Einladung für "VK" zu Besprechung Kompetenzträger Banking am 06.08.2014 von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr"
Der Teilnehmer findet in seinem Kalender anschließend den Termin rosa markiert vor.
Eintrag im Kalender
Dieser Termin kann nun über die Schaltflächen: ZUSAGEN, MIT VORBEHALT oder ABLEHNEN beantwortet werden.
Der Organisator des Termins erhält hierbei eine E-Mail über die Rückmeldung des Teilnehmers. Wird der Termin geändert oder abgesagt, erhalten alle Teilnehmer ebenfalls eine E-Mail darüber.
Wenn der Termin mit der Schaltfläche: ÄNDERN geöffnet wird, kann im Register: "Teilnehmer" die Teilnehmerliste sowie der aktuelle Status der Teilnehmer eingesehen werden.
Abgesagt werden kann der Termin über die Schaltfläche: TERMIN ABSAGEN im Menüband.
Ist ein Benutzer Teilnehmer eines Kalendereintrags, kann dieser nur gelöscht werden, wenn der Benutzer sich vorher aus der Teilnehmerliste austrägt. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.
In den Berechtigungsstrukturen können Sie den Benutzern das Ändern und Löschen von Kalendereinträgen anderer Benutzer erlauben bzw. untersagen.
Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - BERECHTIGUNGEN können Sie in der jeweiligen Struktur die Berechtigung für die Benutzung von Kalendereinträgen einschränken:
EMail-Benachrichtigung anzeigen und bearbeiten
Die E-Mail-Benachrichtigung an Teilnehmer eines im Kalender eingetragenen Termins kann vor dem Senden angezeigt und bearbeitet werden.
Führt man eine Terminanlage, -änderung oder -absage durch, erscheint die Abfrage: "Wollen Sie die Teilnehmer-Nachricht bearbeiten?"
Mit der Schaltfläche: JA wird der Editor zum Bearbeiten der Benachrichtigung geöffnet.
Der darin eingegebene Text kann in die Zwischenablage oder in eine .txt-Datei gespeichert werden.