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Wie funktioniert die automatische Versionierung?
Ein bereits fertig abgelegtes Dokument wird automatisch versioniert, wenn dieses Dokument angepasst, gedruckt und verbucht wird.
Beispiel: Sie erstellen ein Angebot und lassen dieses in der Software Parameter-gesteuert automatisch als Dokument im Dokumentenmanagement ablegen.
Sofern das das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angepasst wird, so wird automatisch in das Feld: „Versionen“ auf dem Tab „Info“ des Eigenschaften-Fensters zum Dokument die Version eingetragen.
Beachten Sie:
Änderungen an einem Dokument führen automatisch zur Erstellung einer neuen Version. Die Versionierung kann in der Software nicht deaktiviert werden. Bei der Neuanlage eines Dokuments ist das Feld: "Versionen" initial nicht befüllt, es wird lediglich das Erstelldatum erfasst. Erst bei Änderung des Dokuments wird das Feld: "Versionen" gefüllt.
Parametereinstellung in Vorgangsart zur Dokumentenablage
Im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - ARTEN lässt sich für Vorgangsarten auf dem Register: PARAMETER festlegen, an welcher Stelle Dokumente bei einer Ausgabe (Druck oder E-Mail) abgelegt werden sollen.
Bei Ausgabe in Dokumente ablegen
Bezeichnung des Ausgabelayouts
Über die drei Punkte lässt sich ein Layout auswählen, welches für diese Vorgangsart angelegt wurde. Dies kann z. B. ein Rechnungs-Layout wie "(Rechnung I)" sein.
Ablageort
Über das Auswahlfeld legen Sie fest, ob das Dokument im Bereich: "In Dokumente" oder "Im Dokumenten-Eingang" abgelegt werden soll. Wird keine Ablage des Dokuments gewünscht, ist "(Keine Ablage)" zu wählen.
Dokumentenart
Wählen Sie über das Auswahlfeld, welche Art ein über die Ausgabe erstelltes Dokument besitzen soll (z. B. "Ausgangsrechnung", "Sonstige", etc.).
Status des Dokuments
Nach der Ausgabe wird das Dokument mit dem gewählten Status (z. B. "Archiviert", "(Vorgabe aus Dokumentenart)") am gewünschten Ablageort gespeichert.
Beachten Sie:
Ablage als PDF
Mit den oben gezeigten Einstellungen wird eine PDF-Datei mit der von Ihnen festgelegten Konfiguration abgelegt.
Info:
Für das nachfolgende Beispiel auf dieser Seite wird die auf diesem Bild gezeigte Konfiguration genutzt:
- Layout: "(Rechnung I)"
- Ablageort: "Dokumente"
- Art: "Ausgangsrechnung"
- Status des Dokuments: "Archiviert"
Ausgabe als Auslöser für das Ablegen und Versionieren von Dokumenten
Über die Ausgabe eines Layouts (Druck oder E-Mail) erfolgt eine automatische Ablage und automatische Versionierung von Dokumenten.
Beispiel: Ausgangsrechnung und Rechnungskorrektur in der Software führt zu automatischer Versionierung
In diesem Beispiel wurde eine Rechnung "RE12400013" für die "Firma Musterkunde 3" in Mainz erfasst, welche als Position die Menge von zwei Fernsehgeräten besitzt.
Druck sowie Senden löst Dokumentenablage aus
Wird die erfasste Rechnung nun entweder über eine Druck oder eine E-Mail ausgegeben, erfolgt die Ablage anhand in der Vorgangsart getroffenen Konfiguration.
Nach dem Druck der Rechnung wird der Vorgang in diesem Beispiel über die Parametrisierung direkt gebucht und darauf folgend in die "Archiv Vorgänge" verschoben.
Info:
Zusätzlich zur Logik der Dokumentenablage wird für das Beispiel die Standardkonfiguration in den Buchungsparametern genutzt.
- In diesem Beispiel greift im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - RECHNUNG - Register: SONSTIGE EIGABEPARAMETER - Gruppe: VORGANG BUCHEN - die Auswahl: NACH DEM DRUCKEN DES VORGANGS.
- Weiterhin wird im Bereich: PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE - RECHNUNG - Register: FÜR DAS BUCHEN DIESES VORGANGS das Kennzeichen: VORGANG NACH DEM BUCHEN mit der Option: VORGANG INS ARCHIV VERSCHIEBEN (ERSETZEN FALLS VORHANDEN) abgearbeitet.
- Im Bereich: VERKAUF - VORGÄNGE - Register: VORGÄNGE ist bei der AUSGABE - AUSGABE BEARBEITEN - für das Standard-Layout von "Rechnung I" in den EINGENSCHAFTEN auf Register: OPTIONEN das Kennzeichen: PARAMETER ABARBEITEN gesetzt.
Eine vollständige Beschreibung für: "Sonstige Eingabeparameter" finden Sie an folgender Stelle unserer Hilfe: Buchungsparameter - Register: "sonstige Eingabeparameter".
Eine vollständige Beschreibung für: "Für das Buchen dieses Vorgangs" finden Sie an folgender Stelle unserer Hilfe: Buchungsparameter - Register: "für das Buchen dieses Vorgangs".
Weiterhin ist für das Beispiel das Kennzeichen: "Parameter abarbeiten" im Druck bzw. in der E-Mail-Ausgabe zu setzen.
Dokumentenablage durch Ausgabe
Wechseln Sie nun für das Beispiel in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - DOKUMENTE.
Mit der Ausgabe von "RE12400013", wurde für das Beispiel eine PDF-Ablage des konfigurierten Layouts in den Bereich: "Dokumente" gespeichert mit dem Dokumentenstatus: "Archiviert".
Über die Detail-Ansicht lässt sich auch eine Vorschau einblenden.
Rechnung korrigieren und Versionierung mit Ausgabe im Bereich: "Dokumente" ablegen
In diesem Beispiel ist für Rechnung "RE12400013" eine Korrektur notwendig.
Die "Firma Musterkunde 3" hat sich gemeldet, dass eine Menge von 5 Fernsehern bestellt wurde. Im Beispiel wird die Menge nun auf die gewünschte Menge korrigiert. Hierzu wird für das Beispiel auf dem Register: ARCHIV VORGÄNGE mittels Schaltfläche: WEITERE - "In Übersicht kopieren" ausgeführt. Auf dem Register: VORGÄNGE wird nun "RE12400003" mittels Schaltfläche: ÄNDERN sowie der Option: "Vorgang stornieren & ändern" geöffnet. Für das Beispiel wird auf dem Register: POSITIONEN nun die Menge von "3" auf "5" geändert. Im Anschluss wird der Vorgang mit: "Speichern & schließen" verlassen.
Die Rechnung ist nun erneut auszugeben. Sofern diese durch die Parametrisierung in die "Archiv Vorgänge" verschoben wurde, ist die Ausgabe aus diesem Bereich durchzuführen.
Einsehen der versionierten Dokumente zur geänderten Rechnung
Wechseln Sie nun in den Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTE.
Für das Beispiel können folgende Detail-Ansichten über die Schaltfläche: DETAILS eingeblendet werden:
- Vorschau
- Versionen: Eine spezielle Unteransicht für die versionierten Dokumente kann z. B. per Doppelkick auf die Auf-/Ab-Pfeilen mit drei Punkten erreicht werden.
Aktuelle Version des Dokuments sowie bisherige Version(en)
Grenzen Sie für das Beispiel die Mehrfachsuche die Nummer RE12400013 ein. Auf dem Register: DOKUMENTE existieren zum Vorgang "RE12400013" zwei Datensätze: Die ursprüngliche Rechnung als "Version 1", sowie die korrigierte Rechnung als "Version 2".
Blauer Pfeil markiert nicht aktuelle Dokumente
Über Status mit dem "blauen Pfeil nach unten" in der Vorschau: VERSIONEN - DOKUMENTE ist direkt ersichtlich, dass es sich nicht um die aktuelle Version eines Dokumentes handelt.
Info:
In den Eigenschaften des E-Mail-Layouts lässt sich über das Register: OPTIONEN wählen, welches Format für die angehängte Datei in der Ausgabe genutzt werden soll. Weitere Infos zur Auswahl des anzuhängenden Formats finden Sie u. a. im Bereich: XRechnung in microtech büro+ benutzen.
