Gesetzliche Regelungen und Fristen
Wer ist von der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) betroffen?
- Im Rahmen der Einführungspläne des Gesetzgebers sind langfristig alle Unternehmen von der Einführung eines DMS betroffen, die unabhängig davon, ob Ihre Firma einen Kleinstbetrieb oder Großbetrieb darstellt.
- Damit werden Papierrechnungen, wie wir sie kennen, in den nächsten Jahren nach und nach verschwinden und digitalen Abrechnungsdokumenten mit einem speziell strukturierten, maschinenlesbaren Format Platz machen.
- Das Empfangen, aber auch das Erstellen und Übertragen mit einer gewährleisteten automatisierten digitalen Verarbeitung, müssen bedacht werden und im sich im Idealfall in bestehende Strukturen integrieren lassen.
Welchen Zweck verfolgt der Gesetzgeber mit DMS?
Mit dem Reformvorschlag der Europäischen Kommission soll das geltende Mehrwertsteuersystem modernisiert werden. Erklärtes Ziel ist es, Mehrwertsteuerbetrug in der EU weiter einzudämmen durch diese elektronischen Maßnahmen. Laut Schätzungen sind den EU-Mitgliedsstaaten allein im Jahr 2020 um die 93 Milliarden Euro an Einnahmen aus der Mehrwertsteuer entgangen, wie ein im Jahr 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichter Bericht zur Mehrwertsteuerlücke darlegt.
Wie sieht die aktuelle Planung des Gesetzgebers aus?
Für die Einführung eines DMS, haben vor allem drei Termine eine besondere Relevanz:
- Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen (Das Ausstellen mit Versand von elektronischen Rechnungen ist weiterhin freiwillig).
- Ab 01.01.2027: Zusätzlich wird das Ausstellen wird zur Pflicht, sofern mehr als 800.000 € Umsatz erwirtschaftet werden.
- Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen zwingend elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Durch diesen Fahrplan wird die Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung umgesetzt. Das Meldesystem basiert auf einer elektronischen Rechnungsstellung in nahezu Echtzeit für grenzüberschreitende Umsätze. Die digitalen Meldepflichten werden mit den Termin zum 01.01.2028 in Kraft treten.
Info:
Weitere Informationen im BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums (Externer Link):
Welche Lösung bietet microtech für die Anforderungen an ein DMS an?
Das Modul: "microtech Dokumentenmanagement (DMS)" wurde mit dem Hauptaugenmerk auf die einfache Bedienbarkeit erstellt, welche in der ersten Iteration die bis zum 01.01.2025 geltenden gesetzlichen Änderungen abbildet. Zusätzlich bietet das Modul weitere Funktionen an, mit denen Sie zum einen bereits auch für die kommenden Anforderungen an DMS gerüstet sind, sowie auch Komfortfunktionen, die Ihnen den Umgang mit den Formaten und das revisionssichere Ablegen der Dokumente einfach machen sollen. In dieser Dokumentation beschreiben wir Ihnen den aktuellen Entwicklungsstand, sowie erweitern diese Hilfe auch mit der Einbringung neuer Funktionen. Wir empfehlen Ihnen die vorherige Lektüre der vorhandenen Softwarefunktionen auf dieser Seite, um gut vorbereitet in das Modul: "microtech Dokumentenmanagement" einsteigen zu können.
Das Speichern, Erstellen sowie Optimieren und Digitalisieren von Prozessen ist langfristig relevant für alle Unternehmensgrößen.
Muster-Verfahrensbeschreibung zur Belegablage
Die an dieser Stelle verfügbare Vorlage kann verwendet werden, um für Ihr eigenes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen oder zu ergänzen. Die Vorlage der Musterverfahrensbeschreibung bietet Ihnen wichtige Anhaltspunkte und steht Ihnen zum Download und anschließenden Bearbeiten zur Verfügung.
Klicken Sie zur Vorschau im Browser und zum anschließenden Download auf folgende Datei:
In der geöffneten Vorschau steht Ihnen über der Vorschau ein "Pfeil nach unten" zum Download der Word-Datei (.docx) zur Verfügung.
Muster-Berechtigungskonzept für das microtech Dokumentenmanagement
Neben der Muster-Verfahrensbeschreibung zur Belegabgabe bieten wir Ihnen auch den Download des Berechtigungskonzepts als Word-Datei (.docx) an.
Erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten unserer Hilfe, wie der Ablauf des microtech Dokumentenmanagement gedacht ist. Weiterhin stellen wir die einzelnen Parameter und Optionen vor und liefern auch Beispiele.
Übersicht: