DMS - Versionierung von Dokumenten

Inhalt

Wozu ist die Versionierung gedacht?

Über die Versionierung der Dokumente lassen sich Änderungen am Dokumenteninhalt dokumentieren. Die Versionen der Dokumente werden durch das Versionieren in den Bereich der Dokumente verschoben und mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung gesichert. Diese Dokumente sind dann nicht mehr "Aktiv" und dienen der Nachvollziehbarkeit der getätigten Änderungen. Auf diese Weise können Sie bei Inhaltsänderungen des zugehörigen Dokuments eine Nachvollziehbarkeit schaffen und dies somit transparent in der Software sowie im zugehörigen Protokoll abbilden.

Tipp:

Über die Detailansichten lässt sich z. B. auf dem Register: "Dokumenten-Eingang" die Ansicht: "Versionen" einblenden. Weitere Infos: DMS - Einrichtungsempfehlungen.

Wie funktioniert die Versionierung?

Ein bereits fertig abgelegtes Dokument wird automatisch versioniert, wenn dieses Dokument angepasst, gedruckt und verbucht wird.

Beispiel: Sie erstellen ein Angebot und lassen dieses in der Software Parameter-gesteuert automatisch als Dokument im Dokumentenmanagement ablegen.

Sofern das das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt nochmals angepasst wird, so wird automatisch in das Feld: „Versionen“ auf dem Tab „Info“ des Eigenschaften-Fensters zum Dokument die Version eingetragen.

Beachten Sie:

Änderungen an einem Dokument führen automatisch zur Erstellung einer neuen Version. Die Versionierung kann in der Software nicht deaktiviert werden. Bei der Neuanlage eines Dokuments ist das Feld: "Versionen" initial nicht befüllt, es wird lediglich das Erstelldatum erfasst. Erst bei Änderung des Dokuments wird das Feld: "Versionen" gefüllt.

Option 1: Automatische Versionierung von Ausgangsrechnungen (an einem Beispiel)

Die Versionierung greift automatisch anhand der Parametrisierung, etwa dann wenn ein Angebot geändert, gebucht und gedruckt wird. Im Anschluss ist die Änderung in der Versionierung ersichtlich.

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Option 2: Manuelle Versionierung

Dokument versionieren über Schaltfläche: WEITERE

Im Bereich: DOKUMENTE - EINGANG - Register: DOKUMENTEN-EINGANG lassen sich über Schaltfläche: WEITERE die Dokumente versionieren. Anschließend kann der Inhalt des Dokuments bearbeitet werden.

Die Software stellt nun die Abfrage, ob Sie auch den Inhalt des Dokuments behalten möchten:

Ja, behalten
Nein, Inhalt neu einladen

Nutzen Sie das neu Einladen dann, wenn ein Dokument komplett getauscht wird.

Sofern die Auswahl: NEIN getroffen wird, öffnet sich das Fenster zum Einfügen von neuen Dokumenten. In diesem Fall laden Sie die neue Version des Dokuments ein. Mit Speichern & schließen bestätigen Sie dies.

Für die Detail-Ansicht: VERSIONEN gilt:

Oberer Bereich: Dokumente im Dokumenten-Eingang.
Unterer Bereich: Dokumente im Bereich: Dokumente.

Über die Felder: Art, Status, Version, Erstellungszeitstempel, Name, Datensatzinformation und Info erhalten Sie einen schnellen Überblick über weitere Versionen des Dokuments.

Bedeutung der Status-Symbole

Über die Status-Symbole und die Anordnung in der Detail-Ansicht erkennen Sie sofort, welche das aktuelle und welches das versionierte Dokument ist. Über das Datum erhalten Sie weitere Aufschlüsse, z. B. über die Reihenfolge und Zeitpunkt der Versionierung, sofern mehrere Versionierungen vorgenommen wurden.

Status-Symbol	Bedeutung	Weitere Info
	Versioniertes Dokument	Der Status mit dem blauen Pfeil nach unten symbolisiert ein versioniertes Dokument. Bei diesem ist das Kennzeichen: "Aktiv" im Dokumenten-Datensatz deaktiviert.