Mit der Auslieferung des Moduls: "microtech Dokumentenmanagement" erhalten Sie eine Standard-Konfiguration, mit der Sie direkt Ihre Anforderungen an ein DMS abbilden können. Diese Seite soll Ihnen die Logik hinter den einzelnen Schritten aufzeigen.
Folgender Ablauf kann in der Software im Auslieferungsstand genutzt werden.
1) Formale Prüfung: Eingehende Rechnung wird von Mitarbeitern formal geprüft und abgelegt
Nachdem Sie eine Rechnung per Post, E-Mail oder auf anderen von Ihnen genutzten Wegen erhalten haben, steht zunächst die formale Prüfung an:
- Sofern die Eingangsrechnung den formalen Anforderungen an eine Rechnung entspricht und damit angenommen werden kann, ist diese im Dokumenteneingang der Software abzulegen.
- Hierzu erfolgt zunächst die Ablage manuell über den Mitarbeiter, der diese Aufgabe ausführt, z. B. in einen Ordner auf dem Computer.
- Im Anschluss werden die abgespeicherten Dokumente manuell oder automatisiert über in den Dokumenten-Eingang der Software eingeladen.
- Der Mitarbeiter stellt den Dokumentenstatus im Anschluss auf den nächsten Bearbeiter ein.
2) Inhaltliche Prüfung der Rechnung
In diesem Status prüft der eingetragene Bearbeiter:
- Ist die Rechnung korrekt gestellt?
- Wurde tatsächlich etwas bestellt (und von wem)?
- Entsprechenden die Positionen, Mengen, Preise, etc. der tatsächlichen Bestellung?
- Stimmen Adresse, Ansprechpartner und Name auf der Rechnung - oder sind hier Fehler vorhanden?
- Der Mitarbeiter stellt den Dokumentenstatus im Anschluss auf den nächsten Bearbeiter ein.
Info:
Zu beachten beim Übergang von "inhaltliche Prüfung" auf "Prüfen der Buchungsfreigabe"
Sobald das Dokument in den Status "Buchungsfreigabe prüfen" überführt wird, wird das Protokoll und Dokument in den Bereich Dokumente kopiert.
Dementsprechend bleibt die Protokollierung erhalten, da diese mit in den Bereich: "Dokumente" kopiert wird.
Beachten Sie:
Inhalte, die im Rahmen des microtech Dokumentenmanagement vom Dokumenten-Eingang in Richtung Dokumente kopiert oder verschoben werden, werden auch immer gemeinsam mit ihrer Protokollierung in den Bereich: "Dokumente" kopiert oder verschoben. Im Rahmen der Revisionssicherheit lassen sich Protokollierungen im Bereich: "Dokumente" nicht mehr löschen!
Beachten Sie somit, dass durch einen Statusübergang mit Abarbeitung des Kennzeichens: "Dokumente in Bereich 'Dokumente' kopieren (wenn Änderung im Bereich 'Eingang')", die Protokollierung im Bereich Dokumente erstellt wird und nicht mehr gelöscht werden kann im Rahmen der Revisionssicherheit.
Im Standardablauf geschieht dies beim Statusübergang: Inhaltlich prüfen → Buchungsfreigabe prüfen.
3) Buchungsfreigabe prüfen
Der Sachbearbeiter, der den Dokumenten-Datensatz in diesem Status prüft, trifft die Entscheidung, ob der Vorgang so gebucht werden soll.
Folgende Aspekte werden dabei unter anderem geprüft:
Ist der Zahlungsverkehrdatensatz der korrekten Kostenstelle zugeordnet?
Nachdem die Buchungsfreigabe geprüft wurde und der Statusübergang von "Buchungsfreigabe prüfen" auf "Verarbeitet" erfolgt, wird das Dokument in den Bereich: "Dokumente" verschoben und das Dokument gebucht.
Die Zuordnung der korrekten Kostenstelle kann über einen Vorgang oder direkt über einen Buchungssatz erfolgten:
- Option 1: Kostenstelle wurde direkt eingetragen im Dokumenten-Datensatz.
- Option 2: Über Vorgang wurde Kostenstelle befüllt mit den Informationen aus der im Dokumenten-Datensatz eingetragenen Adresse.
Info:
Weitere Informationen erhalten Sie in folgendem Hilfe-Artikel:
DMS: Parameter für Dokumentenstatus in Gruppe: Kennzeichen.
Sie haben auch die Möglichkeit den Standardablauf abzuändern. Wir empfehlen ausdrücklich zunächst den Standardablauf zu testen und sich in die Logik der möglichen Abläufe einzudenken.
Übersicht: