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Welche besondere Rolle besitzt das Protokoll im microtech Dokumentenmanagement?
Das Protokoll stellt ein unverzichtbares Werkzeug für die revisionssichere Ablage von Dokumenten dar. Die Protokollierung beginnt bereits beim Erfassen eines Dokumenten-Datensatz im Bereich: "Dokumenten-Eingang".
Über die Parametrisierung im Standardablauf ist sichergestellt, dass der Dokumenten-Datensatz mit Protokoll zunächst vom Dokumenten-Eingang in den Bereich der Dokumente kopiert, im abschließenden Schritt verschoben wird. Beachten Sie, dass das Protokoll ab dem Kopieren in den Dokumenten-Bereich nicht mehr gelöscht werden kann.
Öffnen eines Dokumenten-Protokoll-Datensatz
Durch die Schaltfläche: EINSEHEN sowie über einen Doppelklick öffnen Sie den Datensatz des Dokumenten-Protokolls zum Einsehen.
Auf dem Register: INFORMATION finden Sie folgende technische Angaben, die dazu dienen die Dokumente rechts-/revisionssicher in der Software abzulegen.
Änderungsinformation (Kurzinformation / Funktion)
Sie erhalten in diesem Abschnitt eine "Kurzinformation", z. B. welcher neue Status protokolliert wurde (mit Angabe des vorherigen Status).
Über "Funktion" erfahren Sie, welcher Schritt dokumentiert wurde. Im Beispiel: "Dokumentenstatus ändern".
Dokument (GUID / Erstellungszeitstempel (UTC))
Der Globally Unique Identifier (GUID) ist ein eindeutiger Bezeichner, praktisch eine Art "Fingerabdruck" für die bestimmte Datei.
Über den "Erstellungszeitstempel" wird das Datum in der UTC koordinierten Weltzeit (Coordinated Universal Time) eingetragen. Für Deutschland gilt: UTC+1 als "Normalzeit" und UTC+2 als "Sommerzeit". Beachten Sie, dass UTC-Datumsfelder in Tabellenansichten über die Zeitzone des Datenbank-Servers für die Ansicht zurück gerechnet werden. Bei Filtern sowie Druckausgaben, Import & Export findet keine automatische Umrechnung statt.
Prüfziffer des Dokmenteninhalts (Version / Prüfziffer / Zeitstempel (UTC))
Die "Prüfziffer" bezieht sich auf den Dokumenteninhalt, der am Datensatz hängt. Dieser besitzt eine eindeutige Prüfzimmer mit Zeitstempel in UTC. Im Feld "Version" ist die technische Umsetzung der Erstellung der Prüfziffer vermerkt. Es handelt sich um einen SHA-256 Algorithmus (Secure Hash Algorithm), der Daten in einen Hash mit einer Länge von 256 Bits umwandelt.
Sicherheitskette (Letzte Prüfziffer / Programm Buildnummer / Version / Aktuelle Prüfziffer)
Über die "letzte Prüfziffer" sowie die Build-Nummer der Software werden ein Hash-Wert erstellt, der eindeutig ist.
Register: FELDÄNDERUNGEN
Auf diesem Register lassen sich die protokollierten Änderungen einsehen.
Beachten Sie:
Die Felder: MEMO und INFO sowie der Sperrvermerk sind von der Protokollierung ausgenommen!
Das Setzen des Gesperrt-Kennzeichens wird aber protokolliert.
Systemprüfung: Sicherheitskette des Protokolls prüfen
Auf dem Register: DOKUMENTEN-PROTOKOL lässt sich über die Schaltfläche: WEITERE - BEREICHS-AKTIONEN die Regel: Systemprüfung: "Sicherheitskette des Protokolls prüfen" ausführen.
Protokolleintrag prüfen
Im Anschluss erhalten Sie einen Protokolleintrag. Im Beispiel wurden zwei gelöschte Dokumente auf dem Protokoll vermerkt.
Über die zugehörige ID (im Beispiel: 1521) lässt sich auf dem Register: DOKUMENTEN-PROTOKOLL nach dem zugehörigen Dokument suchen.
Im Beispiel ist ersichtlich, dass kein Dokumentendatensatz verfügbar ist. Dieser wurde nach Neuanlage gelöscht. Die zugehörige Protokollierung existiert weiterhin und kann über die Schaltfläche: EINSEHEN aufgerufen werden.
