Inhalt
1) ELStAM Anmeldung
Sobald die Voraussetzungen gegeben sind, dann wird eine Anmeldung für ELStAM erzeugt und kann unter
PERSONAL - STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - ELStAM (Versand) eingesehen werden
2) Versand der Anmeldungen sowie Abmeldungen
Der Aufruf des ELStAM Assistenten erfolgt über PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - Schaltfläche SCHNITTSTELLEN - ELStAM-ASSISTENT
Im Assistenten ist bei "Wählen Sie die Art der zu übertragenden Daten aus:" - "Versand der ELStAM Daten“ auszuwählen
Zusätzlich können Sie vor der Übertragung auch die ELSTER-Serververfügbarkeit testen lassen.
Wählen Sie hierzu die Schaltfläche: "Verfügbarkeit prüfen".
Beachten Sie:
Mandanten des Typs: "Meine Testfirma" oder "Mein Testmandant" sind generell von der Übertragung ausgeschlossen!
Art der Daten
Versand der ELStAM-Daten
Mittels dieser Option werden die im Datenbestand vorhandenen An-, Ab- und Ummeldungen (aufgrund Systemwechsel) der Mitarbeiter zum Versand bereitgestellt.
Eine An- und Abmeldung zu einem Mitarbeiter-Datensatz kann nicht zusammen in einem Versand ausgeführt werden. Das Protokoll enthält einen entsprechenden Eintrag und der Versand der ELStAM-Daten ist im Anschluss oder zu einem späteren Zeitpunkt nochmals auszuführen.
Im Protokoll für die Übertragung der ELStAM-Daten werden die Mitarbeiter, für welche die Übertragung stattgefunden hat, mit Name und Mitarbeiter-Nummer ausgewiesen.
Ummeldung (bei Zertifikatswechsel)
Ein Zertifikatswechsel liegt z.B. beim Wechsel des Datenübermittlers vor. Bei Auswahl dieser Option werden alle im System vorhandenen Mandanten und deren aktiven Mitarbeiter auf das neue Zertifikat umgemeldet.
Die Auswahl: "Für mehrere Mandanten erstellen“ steht nicht zur Verfügung, da die Ummeldung aufgrund des Zertifikates erfolgt, welches für alle Mandanten heranzuziehen ist und ein Ausschluss von Mandanten nicht vorgenommen werden kann.
Abruf der ELStAM-Daten
Es werden die von ELStAM bereitgestellten Daten, wie An-, Ab- und Ummeldebestätigungen, Änderungs- bzw. Monatslisten abgerufen.
Da die ELStAM–Daten des Finanzamtes aufgrund des Zertifikates und nicht pro Mandant zur Verfügung stehen, wird auch hier die Auswahl: "Für mehrere Mandanten erstellen“ nicht angeboten.
Kennzeichen: Für mehrere Mandanten erstellen
Wird diese Option aktiviert, erhalten Sie im nächsten Fenster eine Auflistung aller vorhandenen Mandanten zur Auswahl.
Nach der Auswahl erhalten Sie im nächsten Fenster eine Zusammenfassung der getroffenen Einstellungen. Mit der Schaltfläche: FERTIGSTELLEN beginnt die Datenübertragung und das Kennwort für das ElStEr-Zertifikat kann eingegeben werden. Abschließend erhalten Sie die Information, ob die Übertragung ausgeführt werden konnte.
In der Zusammenfassung wird nochmals der Mitarbeiter aufgeführt
Info:
Das nach dem Übertragen, angezeigte Übertragungsprotokoll ist immer leer.
3) Rückmeldung der gemeldeten An-, Ab- und Ummeldungen
Wir empfehlen den Abruf von An- und Ummeldungen innerhalb kürzester Zeit, frühestens am Folgetag, spätestens jedoch 5 Werktage nach dem Versand der Daten, da die positiven Rückmeldungen die Grundlagen für die Abrechnungen enthalten.
Die Abmeldebestätigung hat keinen weiteren Einfluss auf die Abrechnung des Mitarbeiters, daher kann der Abruf auch zu einem späteren Zeitpunkt mit anderen Daten erfolgen.
Damit die ELStAM Daten vom Finanzamt abgeholt werden ist erneut der ELStAM-Assistent auszuführen
PERSONAL - STAMMDATEN - MITARBEITER - Schaltfläche SCHNITTSTELLEN - ELStAM-ASSISTENT - dieses mal ist im Assistenten "Abruf der ELStAM Daten" auszuwählen
Kennzeichen: Erneuter Abruf
Wird beim Ausführen des ELStAM-Assistenten im Fenster: "Wählen Sie die Art der zu übertragenden Daten aus:" die Option: "Abruf der ELStAM-Daten" gewählt, steht das Kennzeichen: "Erneuter Abruf" zur Verfügung.
Das Aktivieren dieses Kennzeichens bewirkt, dass sowohl aktuelle (noch nicht abgerufene) Daten, als auch bereits abgerufene Daten vom ElStEr-Server abgerufen werden.
Außerdem besteht die Möglichkeit über das Kennzeichen: "Zeitraum bei erneutem Abruf einschränken" Einfluss auf den abzurufenden Zeitraum zu nehmen. Als Vorgabe ist "aktueller Abrechnungszeitraum" ausgewählt. Die Auswahl unterliegt allerdings folgenden Einschränkungen:
- Rückwirkend kann bis max. Januar des letzten Jahres abgerufen werden.
- Zukünftige Zeiträume können nicht abgerufen werden.
Beachten Sie:
Die Software hat keinen Einfluss auf den Datenbestand, der beim ElStEr-Rechenzentrum vorliegt und über diese Funktion heruntergeladen werden kann. Abgerufene Daten werden nach zwei Monaten auf dem ElStEr-Server gelöscht.
Bei Aktivierung des Kennzeichen für den "Erneuten Abruf", erfolgt ein entsprechender Vermerk sowohl im Abruf-Protokoll als auch in den Parametern zum ELStAM-Abruf.
4) Verarbeiten der eingegangen ELStAM Daten
Die Übernahme der Daten erfolgt mittels der Funktion: "Externe Meldungen verarbeiten". Der Aufruf erfolgt über:
PERSONAL - STAMMDATEN - Register: MITARBEITER - Registerkarte: START – Bereich: SCHNELLWAHL oder Schaltfläche: WEITERE - Eintrag: EXTERNE MELDUNGEN VERARBEITEN.
5) Abschließend Einsicht der Anmeldebestätigung mit den ELStAM Daten in den Mitarbeiter-Stammdaten
PERSONAL - STAMMDATEN - Register "Mitarbeiter" - Mitarbeiter öffnen - Register "Lohn-Abrechnungsdaten" - ELStAM (Abruf)
Beachten Sie:
Ihre manuelle Eingabe der Lohnsteuerdaten in der Abrechnungsvorgabe auf dem Register „Steuer“ wird dabei nicht angepasst.
Wenn Sie manuelle Änderungen vornehmen, dann werden diese nicht für die Abrechnung übernommen. Sobald ein Mitarbeiter über ELStAM angemeldet ist, dann zählt immer die Angabe von ELStAM. ELStAM übersteuert die Angaben in der Abrechnungsvorgabe.
6) Abmeldung von Arbeitsnehmern bei Beschäftigungsende
Die Abmeldung eines Arbeitnehmers bei Beschäftigungsende ist unverzüglich auszuführen.
Nach der Erstellung einer "Abrechnungsvorgabe" mit der Art: "Austritt" wird automatisch die Abmeldung erzeugt für den Arbeitnehmer, sobald die Abrechnungsvorgabe und der Mitarbeiter-Datensatz selbst mittels der Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN verlassen wurde.
Gemäß der gesetzlichen Vorgabe ist unmittelbar danach der ELStAM-Assistent zu starten und der Versand der Abmeldung auszuführen.
Info:
Die Abmeldung ist vom Ablauf her analog zu oben in dieser Anleitung beschriebenen "Anmeldung" zu übertragen.