Beachten Sie:
Für einen reibungslosen Ablauf dieser Funktion muss büro+ Versionsstand 6705 oder höher installiert sein.
Wichtige Links:
- Download des Updates / Installationsdatei: microtech Service-Center (Login mit Ihren Kundendaten)
- Denken Sie an eine Datensicherung Ihrer Software vor dem Update
Inhalt
Allgemein: Automatische Aufteilung der Amazon / eBay - E-Commerce-Zahlungsberichte in microtech büro+
Als Verkäufer, welcher die Amazon / eBay-Zahlungsabwicklung nutzt, bekommen Sie von Amazon / eBay eine Sammelzahlung per Überweisung. Damit Sie diese Datensätze problemlos aufteilen und den einzelnen Offenen Posten zuordnen können, besitzt microtech büro+ Routinen, die dies für Sie unternehmen. Nicht eindeutig zuzuordnende Datensätze werden als gesperrt markiert und sind zu überprüfen.
Vorgehensweise:
- Zunächst werden die Vorgänge des Marktplatzes in microtech büro+ eingeladen
- Die Sammelzahlungen der Marktplätze werden z. B. mittels des Importassistenten über Ihr Bankkonto eingeladen
- Mit einem weitern Import im Importassistenten wird der Zahlungsbericht für den Marktplatz aus der microtech Cloud angefordert
- Sobald der Bericht der Plattform verfügbar ist, splittet büro+ die Sammelzahlung entsprechend den im Zahlungsbericht vorhandenen Informationen auf, dabei prüft die Software, ob eine Auftragsnummer vorhanden ist
- Der Datensatz der Gesamtauszahlung wird mit der Aufteilung in einzelne Datensätze in das Archiv Zahlungsverkehreingang verschoben
- Die Auftragsnummer der Zahlung wird in den nun erstellten einzelnen Datensätze geschrieben
- Einträge im Zahlungsbericht, die keine Auftragsnummer besitzen, erhalten nur das Kennzeichen: "Buchungssatz erstellen" ohne Zuordnung von OPs
- Nachdem die Zahlungsdatensätze erstellt wurden, werden die OPs gebucht bzw. ausgeglichen und die Buchungssätze z. B. in der "Auftrag Buchungsliste", Hauptbuch etc. erstellt
- Damit kann die OP-Zuweisung mit den bekannten Routinen durchgeführt werden
Beispiel einer Sammelzahlung (Amazon)
Eine Auszahlung des Marktplatzes kann z. B. folgendermaßen aussehen:
- Es wurden 100 Kundenbestellungen in microtech büro+ eingeladen
- Amazon zahlt Ihnen 10.000 EUR als Sammelzahlung ("Payout") aus, die nun zugewiesen werden müssen
- Der zugehörige Text kann bei Amazon z. B. nach folgendem Muster aufgebaut sein:
- 8791238499876881 Amazon Svcs DE
Der Marktplatz stellt für diese zusammenfassende Sammelzahlung auch einen zugehörigen Zahlungsbericht zur Verfügung, mit welchem Rückschlüsse auf die Einzel-Elemente der Sammelzahlung erfolgen können.
Feld: Zahlungsbericht-Referenz
Wurde ein Zahlungsbericht eingeladen, wird das Feld: "Zahlungsbericht-Referenz" mit einer eindeutigen Nummer belegt. Über microtech büro+ wird dieser Report, welcher eine detaillierte Auflistung der einzelnen Positionen enthält, intern ausgewertet. Die Sammelzahlung kann somit in mehrere kleine Datensätze aufgelöst werden, die mit zusätzlichen Infos, wie der Auftragsnummer der zugehörigen Zahlung, etc. ergänzt werden, sofern diese im Bericht auftauchen. In den Kontobewegungen wird die ID der zugehörigen Sammelzahlung im Feld "Zahlungsbericht-Referenz" gespeichert. Das Feld: "Zahlungsbericht-Referenz", welches z. B. in der Tabelle des Registers: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG eingeblendet werden kann, signalisiert ob ein Zahlungsbericht für den jeweiligen Datensatz vorliegt.
Der Wert des Feldes Zahlungsbericht-Referenz wird nach folgender Logik gefüllt:
| Aktueller Stand zum Abruf des Zahlungsberichtes | Feld: "Zahlungsbericht-Referenz" |
|---|---|
Für den Datensatz existiert kein Zahlungsbericht | "(Keine)" Diese Zahlung taucht in keinem der Zahlungsberichte des Marktplatzes auf und entspricht nicht dem erwarteten Muster einer Sammelzahlung. Dies wird in diesem Feld mit "(Keine)" quittiert. Es liegt für diesen Datensatz kein Report vor und es wird auch keiner mehr von der Software erwartet. |
| Der Zahlungsbericht liegt noch nicht vor | "Leeres Feld" Der Zahlungsbericht liegt noch nicht vor. Die Software prüft, ob ein Zahlungsbericht vom Marktplatz in der nahen Zukunft geliefert wird. Das Feld wird leer dargestellt. Datensätze mit einem leeren Feld werden weiterhin auf das Vorhandensein eines Zahlungsberichts geprüft. |
| Es liegt ein Zahlungsbericht für einen Datensatz vor | Die ID des Zahlungsberichts wird für den vorhandenen Datensatz eingetragen. Alle Datensätze mit gefülltem Feld "Zahlungsbericht-Referenz" wurden erfolgreich zum entsprechenden Bericht zugeordnet und werden in der Folge nicht mehr weiter geprüft. |
Aus dem zugehörigen Zahlungsbericht können u. a. die folgenden Informationen gewonnen werden:
- Informationen zur Plattform
- An welchem Tag verbucht wurde
- Die Einzelpositionen
- Welche Gebühren von der Plattform einbehalten werden
Die einzelnen Bestandteile des Zahlungsberichts besitzen eine Referenz, die mit der Auftragsnummer im Vorgang übereinstimmt. Im Bericht sind auch Informationen über Gebühren enthalten, die vom Marktplatz einbehalten werden.
Sammelzahlung des Markplatz in Software einladen und in einzelne Zahlungen auflösen
Importassistent: Importart "durch Auflösen von Zahlungsberichten"
Im Zahlungsverkehreingang werden beim Import für Kontoauszüge (z. B über den Importassistent) auch die Sammelzahlungen der Marktplätze über Ihr Bankkonto eingeladen.
Diese Sammelzahlung wird im folgenden in einzelne Datensätze aufgeteilt, um die OPs im weiteren Verlauf passend zuordnen zu können. Hierzu existiert im Importassistent eine für das Aufsplitten vorgesehen Funktion.
Gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie zunächst im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG über Schaltfläche: WEITERE den Eintrag: Importassistent.
Wählen Sie die Option: "durch Auflösen von Zahlungsberichten (E-Commerce)".
Beachten Sie:
Stellen Sie sicher, dass eine Datensicherung erfolgt ist!
Sie erhalten Im Anschluss an das Ausführen des Assistenten eine Zusammenfassung für welche Plattformen das Auflösen der Sammelzahlungen durchgeführt wird.
In der Regel sind dies alle Plattformen, in denen ein regulärer Ausdruck auf dem Register: VORGABEN eingepflegt wurde.
Plattformen, für die der reguläre Ausdruck gelöscht oder nicht belegt wurde, werden nicht herangezogen. Im anschließenden Protokoll erhalten Sie wichtige Informationen über die Aufschlüsselung der einzelnen Datensätze zu den einzelnen Sammelzahlungen.
Zugehöriger Zahlungsbericht ist vorhanden: Abgleich der Sammelzahlung über Datum und Text
Wird eine passende Sammelzahlung in einer Plattform gefunden, zu der ein Zahlungsbericht vorliegt, werden für die Sammelzahlung neue einzelne Zahlungsverkehrs-Datensätze angelegt und der Datensatz der Sammelzahlung in das Archiv verschoben.
Um einen Eintrag des Zahlungsberichts zu einem Zahlungseingang zuzuordnen, wird innerhalb der Software ein bestimmter Text geprüft, an dem die Routine erkennt, ob dieser Datensatz im Zahlungsbericht auftaucht. Dies geschieht über die regulären Ausdrücke: Anhand des Datums und Betrags wird die Zugehörigkeit erkannt und die Sammelzahlung entsprechend in einzelne Datensätze gesplittet.
Beachten Sie:
Der Zahlungsbericht wird teils erst einige Tage verzögert vom Marktplatz bereitgestellt. Die microtech Cloud prüft regelmäßig auf das Vorhandenseins eines Zahlungsberichts und reicht diesen an die Software weiter. Sobald der Zahlungsbericht vorliegt, erfolgt die Aufteilung der Sammelzahlung in einzelne Datensätze.
Konfiguration des regulären Ausdrucks / FiBu-Kontos für Gebühren in der Plattform (Register: VORGABEN)
Im Bereich: E-COMMERCE - ÜBERBLICK / STAMMDATEN - Register: PLATTFORMEN erreichen Sie für die jeweilige Plattform auf dem Register: VORGABEN diesen regulären Ausdruck, der den Verwendungszweck prüft. Für die Plattformen Amazon sowie eBay ist der reguläre Ausdruck bereits mit einem passenden Muster belegt, wodurch keine gesonderte Konfiguration vorgenommen werden muss.
Beachten Sie:
Sollte Ihre Installation schon älter sein, müssen Sie die Felder für die regulären Ausdrücke in den Vorgaben der Plattform ggf. händisch eintragen. Die Standard-Belegung können Sie auf dieser Seite nachlesen.
Durch den regulären Ausdruck werden über ein Erkennungsmuster passende Einträge gefunden.
Über bestimmte Erkennungsmuster werden die Zahlungsberichte identifiziert (weitere Informationen unter: Beispiele für "Reguläre Ausdrücke" für Belegnummern).
Regulärer Ausdruck für das Erkennungsmuster zu: Amazon
Für Amazon ist das Standard-Muster folgendermaßen aufgebaut:
^[0-9]{16} [Aa]m
Beispiel für Amazon:
Es wurde eine Sammelzahlung mit folgendem Text eingeladen:
- 8791238499876881 Amazon Svcs DE
Der reguläre Ausdruck sucht nun:
- Nach dem Zeilenanfang
- Nach einer Ziffer im Bereich von 0 bis 9
Über den Wert in der geschweiften Klammer wird festgelegt, dass der voranstehende Ausdruck exakt 16-mal vorkommen muss, sprich: eine 16-stellige Nummer erwartet wird.
Weiterhin muss ein Text vorhanden sein, der mit großem oder kleinen "A" beginnt, gefolgt von einem kleinen "m" (somit wird gezielt nach dem Amazon-Namen gesucht).
Regulärer Ausdruck für das Erkennungsmuster zu: eBay
Für eBay ist das Muster des regulären Ausdrucks im Standard folgendermaßen aufgebaut:
TX[0-9]{10,11}XT
Beispiel für eBay:
Es wurde eine Sammelzahlung mit folgendem Text eingeladen:
- eBay PTX27208107230XT
Der reguläre Ausdruck sucht nun nach folgendem Muster:
- Es wird ein Text erwartet, der mit den Buchstaben "TX" beginnt
- Der Text muss mit einem "XT" enden
- Zwischen diesen beiden Buchstabenkombinationen wird nach einer Ziffer gesucht, die mindestens 10- und maximal 11-stellig ist
- Als erlaubte Zahlen dieser Ziffer ist der Bereich von 0 bis 9 erlaubt
Info:
Die regulären Ausdrücke sind auf dem jeweiligen Register: VORGABEN der Plattformen gespeichert und können von Ihnen editiert werden, sofern es geänderte Abläufe des Marktplatzes erfordern.
Im Bereich: "FiBu-Konto für Gebühren", geben Sie das Konto an, auf welches diese Gebühren verrechnet werden sollen.
Beachten Sie:
Klären Sie die notwendigen Details zur Auswahl des "FiBu-Kontos für Gebühren" bitte mit Ihrem Steuerberater.
Sofern Sie kein Gebührenkonto eingetragen haben, werden Sie vom Assistenten hingewiesen, dies nachzuholen.
Erstellung einzelner Einträge im Zahlungsverkehreingang an einem Beispiel
Ursprüngliche Sammelzahlung
Die ursprüngliche Sammelzahlung der Plattform im Zahlungsverkehreingang ist nach dem Ausführen des Assistenten in einzelne Datensätze aufgelöst worden. Der Datensatz der Sammelzahlung wurde mit dem Aufteilen in einzelne Datensätze in das Archiv verschoben.
Beispiel:
- Eine Sammelzahlung wurde über einen abgerufenen Zahlungsbericht in einzelne Datensätze aufgeteilt
- Im Beispiel wurden fünf Datensätze erstellt
- Alle diese Datensätze haben die gleiche "Zahlungsbericht-Referenz", da alle diese Datensäte in diesem Beispiel durch Zahlungsbericht 51725552289 entstanden sind
- Über das Feld "Belegnummer" werden Bestellungen und die jeweils direkt zugehörige Gebühr zugeordnet:
- RE12200001: Zur Belegnummer gehört ein direkt zugehöriger Gebührendatensatz
- RE12200002: Zur Belegnummer gehört ein direkt zugehöriger Gebührendatensatz
- Die nicht-transaktionsbezogene Verkäufergebühren (sog. "NON SALE CHARGE") tauchen im Report auf, werden aber keiner Bestellung direkt zugeordnet (aus diesem Grund bleibt das Feld: "Belegnummer" leer, im Zahlungsbericht ist diese Gebühr aufgeführt, weshalb das Feld "Zahlungsbericht-Referenz" auch für diesen Datensatz belegt ist
| Datum | Beispiel-Text | Belegnummern | Zahlungsbericht-Referenz | Betrag | Weitere Hinweise |
|---|---|---|---|---|---|
| 29.07.202x | SALE / ORDER Gebühr 987654321 von Amazon oder eBay. | RE12200001 | 51725552289 | -13,33 € | Gebühren, die direkt einer Transaktion zugeordnet werden können: Es wird unterschieden zwischen dem Betrag, der zum Ausgleichen des OP genutzt wird und der Gebühr, die für den Marktplatz abgezogen wurde. Das Buchungskonto für diese Gebühren ist in den Vorgaben der Plattform anzugeben. In den Verkäufergebühren ist in den Vorgaben für Zuweisung das Kennzeichen: "Nur Buchungssatz erzeugen" aktiviert, somit erfolgt auch keine Zuweisung und es wird nur ein Buchungssatz erzeugt. |
| 29.07.202x | SALE / ORDER Gebühr 123456789 von Amazon oder eBay. | RE12200002 | 51725552289 | -5,00 € | |
| 29.07.202x | Beispiel: Nicht-transaktionsbezogene Verkäufergebühren (NON SALE CHARGE) für Amazon oder eBay 1 | 51725552289 | -2,33 € | Diese Verkäufergebühren sind nicht unmittelbar aus einem Verkauf entstanden, sondern gehören beispielsweise zu einer einmaligen Zahlung, Abogebühren, Gebührengutschriften, etc. Die Marktplätze erheben verschiedene Typen von Gebühren, die nicht unmittelbar zu einer Transaktion gehören. Die Verkäufergebühren, die nicht unmittelbar zu einer Transaktion gehören, erkennen Sie i. d. R. daran, dass keine Belegnummer zu diesen Gebühren zugeordnet werden kann. | |
| 29.07.202x | SALE / ORDER 123456789 von Amazon oder eBay | RE12200002 | 51725552289 | 99,99 € | Der ausgezahlte Betrag für die eigentliche Bestellung, die aus der großen Sammelzahlung erstellt wurden. |
| 29.07.202x | SALE / ORDER 987654321 von Amazon oder eBay | RE12200001 | 51725552289 | 899,97 € |
In diesem Zahlungsbericht wurden somit zwei aufzulösende Datensätze aus Bestellungen sowie die jeweils direkt zu diesen Datensätzen gehörigen Verkaufsgebühren identifiziert. Zusätzlich existieren nicht-transaktionsbezogene Verkäufergebühren.
Info:
Die Sammelzahlung wird direkt nach dem Auflösen in einzelne Datensätze direkt ins Archiv verschoben.
Offene Posten zuweisen
Das Zuweisen von Offenen Posten wird über die gewohnten Routinen von microtech büro+ vorgenommen:
Wählen Sie im Bereich: ZAHLUNGSVERKEHR - KONTOAUSZÜGE - Register: ZAHLUNGSVERKEHREINGANG über die Schaltfläche: WEITERE den Eintrag: OFFENE POSTEN ZUWEISEN. Es öffnet sich der zugehörige Assistent zum OP-Ausgleich Folgen Sie nun den Anweisungen des Hilfe-Artikels: OP-Zuweisungsassistent.